高职院校办公室工作中电子公文的应用

高职院校在办学和具体工作落实过程中，其目的是为了培养出符合现代社会需求的人才，为了保证人才的质量，需要从多个角度出发对学生进行培养。而在高职院校的日常运作过程中，办公室是其中非常重要的职能部门之一，办公室的日常运作不仅具有一定的复杂性特征，而且还有综合性、协调性特征。办公室对内能够起到上传下达的枢纽作用；对外起到合作、交流的纽带作用，是对外合作的窗口。随着信息化的进一步发展，高等教育也在积极改革和创新发展，高职院校办公模式必然需要进行改革，改革的根本目的是顺应时代潮流，提高办公室的效率化，同时朝着智能化、科学化的趋势发展。

一、电子公文在高职院校办公室工作中应用的必要性

在当前现代社会经济不断快速发展的背景下，各个行业都在积极朝着信息化、智能化的趋势发展，特别是教育行业中也是如此。高职院校的相关教育体系正在进行着不断的改革和创新，其根本目的是为了能够积极响应教育体制改革的基本要求。通过对电子公文与纸质公文进行对比分析可以看出，电子公文在实际应用过程中，与纸质公文相比，更加便捷，同时效率也比较高，而且还能够实现节能环保的根本目的。由于大多数是直接通过人工的方式来进行，所以很有可能会出现公文丢失。严重时，甚至还会发生公文被盗窃的事件。另外打印、复印、传送中需要大量时间，造成人工以及资源浪费。电子公文的出现以及在实践中的落实，已经逐渐可以将纸质公文以另外一种方式呈现出来，不仅能够保证效率，而且还能够保证质量。电子公文不需要人工的方式，复印、装订等流程，直接可以通过网络，将这些公文在同一时间内全部都发送到各个部门，这样不仅能够节省大量的人力及各项费用，电子公文与纸质公文相比，更方便携带，更易储存，时效性更长。与纸质公文相比，电子公文更容易复制与备份。无论是搜索或者是查阅等，都具有方便快捷的特点，即使是单位领导在国外或者是一些远距离的地方，也可以通过互联网的合理利用，共同完成公文的签阅和查看。但是需要注意的一点是，任何事情都不是完美无缺的，电子公文在实际应用时，其作为一种新生的事物，虽然优势特点比较明显，但是同样的电子公文在应用时，也会体现出不足。比如标准化、“网络安全”隐患等这些问题，其实都是其中非常重要的一部分，电子公文在针对各种公文进行处理时，与其相关的一些软件在开发和利用的时候，需要引起重视。电子公文其实是在当前信息时代背景下的一种产物，所以电子公文的普及以及具体应用，也是顺应现代社会发展的基本需求。

二、电子公文在高职院校办公室工作中的应用问题

（一）观念问题。电子公文在现代社会背景下，已经得到了一定的认可，而且近年来，电子公文使用率正在逐步上升，但是电子公文在其中的整体应用效果并不理想。导致这一现象出现的根本原因是由于很多学校领导对电子公文的认识度不够，所以并没有将其科学合理地应用到实处。有很多领导认为公文处理电子化其实就是利用计算机来对各种不同类型的文件进行打印和利用，却没有意识到电子公文其实当前已经上升到一种可以实现无纸质的运作方式。除此之外，还有部分教职工在日常教学和工作时，习惯性利用纸质公文，对电子公文并没有充足的认同感和安全感。甚至通过对现阶段的实际应用情况进行分析，发现即使是在一个单位，各部门在使用电子公文的状态上也具有明显的差异性。很多部门如果没有纸质公文，甚至都没有办法完成相对应的工作。另外，高职院校信息化建设及内部网络化建设需要足够的资金支持，资金不足就会导致建设水平一直处于停滞不前的状态。

（二）技术问题。首先，在针对硬件进行配置的时候，其整个配置条件不能够满足电子公文在针对各种系统进行处理时的基本要求。其次，在针对软件进行设计和利用的时候，无论是在功能上或者是在安全、便利性等方面，都存在不同程度的缺陷问题。除此之外，工作人员在运用电子公文的时候，在操作技术上存在一定的问题。

（三）安全问题。计算机在实际应用过程中，难免会涉及安全问题，计算机在应用时，很容易受到一些病毒的影响。其实电子公文当前的安全问题主要集中在两个方面：第一个方面，由于内部在针对电子公文进行管理的时候，缺乏有针对性的管理条例，导致整个电子公文的管理效果并不理想。第二个方面，由于系统自身的网络信息安全问题，一旦其网络信息出现安全问题，那么将会直接导致信息在传输时，容易出现丢失甚至被窃取的风险。

（四）规范问题。由于现阶段没有制定和落实一套具有公认特征的标准，所以无法满足电子公文处理系统在实际应用过程中的一系列要求。在这种情况下，电子公文在处理的时候，就会由于系统自身参差不齐等问题，导致电子公文系统存在一定的问题。在高职院校日常运作过程中，由于在技术、资金等方面的投入力度并不很充足，所以在客观角度上，就会很容易导致整个系统出现设计、使用、维护等方面的问题，不同系统之间的差异性比较明显。

三、电子公文在高职院校办公室工作中的应用措施

（一）加大投入力度，加强培训，提高网络化水平。电子公文处理是一个具有高自动化、高集成化的系统。该系统在应用过程中，会涉及很多方面的内容，其中包括一些校园的网络环境等，除此之外，工作人员自身在针对公文进行处理时的能力、计算机的操作水平等，都可以看作是影响最终使用结果的因素。

（二）加强软硬件建设。电子公文在实际应用过程中，会涉及很多方面的内容，在针对电子公文信息系统进行构建和利用的时候，软件和硬件的建设效果将会对其直接产生影响。首先，在针对硬件进行配置的时候，要保证所购买的计算机、硬件设施能够满足电子公文在软件应用时的基本要求。与此同时，在公文办理的整个过程中，会产生出大量的信息，将这些信息全部记录下来，整合之后放入档案，对其进行科学合理的管理。其次，在针对软件和硬件进行建设和利用的时候，一定要保证签证的整个过程具有网络化特征。电子公文在针对各种文件进行处理的时候，其最大的特征之一就是无纸质办公，所以在电子公文处理的时候，整个处理过程应当体现出高度的网络化特征，这样才能够将电子公文的优势特点充分发挥出来。如果在实际应用过程中，有某一个环节无法实现网络化，那么将会直接导致整个电子公文在针对各种不同类型文件进行处理时，受到严重的阻碍影响。一旦受到影响，无纸质化的办公就会受到影响，无法将电子公文的作用和意义充分发挥出来。

（三）电子公文的安全性保证。电子公文在实际应用过程中，要积极采取有针对性的措施，为其使用提供安全性保障。首先，在针对内部进行管理的时候，由于管理人员的问题或者是内部管理不善等原因，将会直接导致电子公文当中的一些数据被非法编辑、复制，甚至严重的时候，还会出现非法传播等现象。在针对这一现象进行处理的时候，可以与实际情况进行结合，将权限操作制度和体系落到实处，这样不仅能够针对这一问题进行妥善处理，而且还能够保证整个电子公文在使用过程中的安全性和稳定性。其次，在实践中，为了从根本上保证电子公文系统在构建以及应用过程中的安全性和稳定性。一定在针对电子公文处理系统进行购买或者是选择、设计以及利用的时候，将安全问题放在首要位置上，这样才能够保证该系统在运作时的稳定性。最后，可以结合实际，通过各种不同类型的渠道，构建符合电子公文交流的体系，同时还可以将与其相对应的安全防范机制落到实处。这样不仅能够从根本上保证信息在传输过程中的稳定性和有效性，而且还能够避免出现丢失等问题，能够最大限度保证电子公文系统在实际应用过程中的安全性。

（四）强化电子公文的管理。电子公文与纸质公文之间具有明显的差异性，但是两者之间最大的相同之处在于，无论是电子公文或者是纸质公文，其法律效应、权威性等都是相同的，但是电子公文在生成、传输以及最终归档的时候，其整个过程与纸质公文之间具有明显的差异性。在针对电子公文进行管理的时候，其实是一个系统性的管理过程，在具体管理的时候，会涉及网络的软件管理、网络的硬件管理以及人员管理等，除此之外，生成管理、传输管理、归档管理等，这些都可以被看作是电子公文在日常管理时必不可少的重要环节和内容，无论哪个环节缺乏有效管理，都会威胁到公文在实际应用过程中的安全性、高效性和稳定性。

（五）电子公文处理的标准化和规范化。标准化是在资源可以实现共享的基础条件下，能够实现各个部门相互之间的协同工作。电子公文格式的规范化其实就是一种跨越平台、甚至跨越各个部门的一种方式，也是保证相互之间交换质量的基础。通过对现有的规定进行分析，发现2003年国家档案局就已经推出了“电子公文归档管理暂行办法”，该办法在推出以及具体落实之后，上海等一些地区，与其进行结合，相继颁发了与其相关的一些地方标准。因此，在针对之前的一些纸质公文进行制作和具体利用的时候，必须要保证纸质公文的所有条例、撰写的内容全部符合规定的公文格式和要求。

四、结束语

高职院校办公室在开展工作时，由于涉及大量的公文，传统意义上一般是直接利用纸质公文来进行运作，但是纸质公文在很多方面会存在一定的偏差和问题，比如不好保存、需要耗费大量的人力、时间等。电子公文的出现以及在实践中的有效落实，不仅能够提高高职院校办公室工作的效率，而且还能够避免纸质公文在使用时的一系列问题。在保证提高信息传输速度的同时，能够尽可能保证电子公文在实际应用过程中的规范化和标准化。