探讨事业单位人事档案规范化管理的意义

2020-11-23

办公室业务 2020年14期

档案是在各种社会活动中形成的，档案管理作为一项严谨的工作，一定要做到谨慎和准确，因为其中的某些档案甚至涉及到了机密性的文件，因此，为保证工作的顺利进行，要对工作大力投入，以下将对人事档案管理工作进行详细分析。

一、事业单位人事档案管理工作的特点

作为人事管理制度中重要的一项工作，事业单位中的人事管理直接形成于事业单位中人事管理活动，其对职员的学历、资历和个人身份等进行记录，用以研究个人的薪资待遇，探究社会的劳动保障和组织关系，具有一定的法律效用，档案对职员相关信息的记录为上级考察、任用干部等决定提供重要的人事证明。

作为我国行政行业划分体系的组成部分，事业单位对于人员的管理要求十分重要，其中越来越受大众关注和重视的是事业单位人员档案信息的真实有效性，在事业单位选拔人才并进行升职、调遣等决定时要坚持公开、公正、民主等要求，以符合当今社会发展的需求。规范化进行事业单位人事档案管理工作在一定程度上提高了单位的工作效率，对于单位内的人员工作情况能够得到及时掌握并进行精确分析，使得任用人员与人员的岗位分配都能最大程度上合理安排。同时，人事档案在事业单位作出重要决定时，如员工考核、晋升提拔、退休安排等，上级通过对于人事档案的调取，查看并分析人员日常的工作状况、工作成绩等对人员进行评价和安排，使得事业单位对于人员的管理更加具有公正性和客观性。

二、事业单位人事管理目前存在的问题

（一）人事档案管理工作人员缺乏一定的管理意识。虽然人事档案管理工作对于事业单位工作的开展具有重要的意义，但很多管理人员无法意识到这个工作的重要性，在实际工作的过程中，对于档案管理工作的投入十分欠缺，甚至对于档案管理的认知方面有很大的误区，有些管理者认为档案管理工作只是简单的资料整理和保管，因此缺少专门的档案管理部门和管理资料人员。这种错误的认知对于事业单位的工作的顺利展开造成了一定的影响。同时，对于档案管理工作的忽视使得档案管理工作制度缺失和人事信息不完整甚至失真。档案的完整性最基础的一点是档案要真实客观，只有真实完整的人事档案信息才能全面客观了解个人的历史情况，反之档案则会失去它最基本的多元性、共享性等价值特点。

（二）档案管理人员综合素质较低。档案管理工作缺少专业化人才，管理人员的综合素质较低是档案工作管理难以进行改革创新的一个最大的瓶颈，管理工作的质量和效率离不开管理工作人员的综合素质，事业单位档案管理工作对于档案管理人员的综合素质提出了一定的要求，然而有些单位档案管理甚至未设立相关的部门，档案管理工作人员一般是其他部门的人员兼任，而从未受过专业培训和缺乏专业的档案管理知识的他们，对待工作的态度也不够严谨认真，这就导致了事业单位人事档案管理工作在开展过程中出现很多问题，其质量和效果都受到了严重的影响，而人员的不专业甚至会导致一些档案资料缺失，这极不利于工作活动的顺利进行。管理档案的一些设备无法得到有效的利用，使得资源造成了极大的浪费。

三、规范完善事业单位人事档案管理的措施

（一）提升人事档案管理的整体水平。1.增加管理人员的档案管理意识。改变单位领导干部、档案管理人员以及群众对于档案管理工作的认识，尊重档案来源的完整性、原始的整理体系和档案来源处等原则，让他们重视起档案管理工作，是提高单位人事档案管理水平最基础的方法之一。2.提高领导对档案管理的认知。在事业单位中，领导是一个单位的领头人，更新领导对档案管理的认知，使他们意识到档案的重要性，针对性组织安排领导对档案管理制度相关的法律法规进行学习，使他们能够在自己的日常议事日程内加入档案管理事宜，通过领导的具体、强制和权威的行政手段能够保证单位档案制度落实。这种做法保障了档案规范化管理，能够适应当下社会飞速发展的需求。3.档案管理者是提升管理水平的关键。人事档案管理工作的稳步开展离不开具有高业务水平的高素质人才不断投身于工作，并且伴随着社会的发展和现代化时代的推进，管理人员也要具备一定的沟通和档案意识，这些意识的培养不仅是企业单位对管理人员的教育，管理人员在日常生活工作中注意档案管理制度，也可能培养出管理人员的档案意识和沟通意识。日常生活中，管理人员要多与上级领导沟通，培养自己的沟通意识。为了使领导能够对于档案管理工作重视起来，档案管理人员在日常工作中要尽可能寻找并利用机会与领导交谈并且汇报档案管理工作的情况，在部门布置研究业务或者是工作时，可以邀请领导参与，询问领导的意见。与领导的频繁交往在一定程度上能让领导明白人事档案管理是一项复杂、困难、重要的工作，通过自身对于工作的认真付出，在工作上取得一定的成绩，使得领导能够认可，从而促进领导能够真正意识到人事档案管理工作的重要性，并在工作中能够形成工作的规范性和制度化。档案管理人员要让大众通过档案法律、制度等科普教育宣传，使他们意识到档案管理是一项与人类发展息息相关，是联系自身与未来发展的一个重要媒介，是命运的一个载体，档案若是遭到损坏将会造成巨大的损失，绝非一件可有可无，不受重视的工作。通过不断科普，增强大众对档案重要地位的认识，以此来获得大众对于档案管理工作的支持，使得档案管理工作能够顺利开展。

（二）建立完善的数字化信息管理系统。传统的保存档案的管理方式是将纸质记载保存在文件保存柜中，这种档案管理方式占用空间大，纸质容易遭到磨损和损坏，保存时间也有一定的限制。如今的信息技术不断发展，利用网络作为保存信息的载体，在网络上对档案信息进行管理，是符合社会发展需要的一项重要改革进程。首先，事业单位要不断加强自身建设，利用信息技术，结合单位内的实际情况发展，对档案管理不断进行优化和改善，努力朝着档案管理的无纸化、透明化方向不断发展。单位可以实施推进音像档案或是电子档案建设，减少纸质档案所占的比例，利用信息技术记录党建工作中的声音、视频等形成音频档案。其次，单位还需加强对于电子档案的建设，使单位从纸质档案记录逐步向电子档案记录过渡，不断对电子档案的建设结构进行优化，推广单位内部对于电子档案的使用，为档案管理提供有利条件和环境。电子档案要实时更新，不断完善各个党员的数据信息，建立相应的索引，方便查找人员信息。目前，我国对于电子档案的发展，对于信息技术的运用已经逐渐成熟，并已有各种相对成功的利用网络技术开展档案管理工作的案例，事业单位要学会学习借鉴这些成功的经验，结合自身的现状和要求，寻找出适合自己单位发展的管理模式，建设档案管理平台的程序标准和程序运用，以保证信息平台的运行规范，使得人事档案的准确有效性能够得到保障。