乡镇医院档案管理问题与改革思路

2020-11-23湖北省秭归县杨林桥镇中心卫生院鲁昱锋

办公室业务 2020年12期

文/湖北省秭归县杨林桥镇中心卫生院鲁昱锋

医院档案是医院各项工作内容和活动情况的原始记录，档案管理工作是医院综合管理的重要组成部分，有序规范的档案管理能最大化发挥出信息资源的辅助功效，能提升乡镇医院的管理质量，为乡镇医院管理和临床医疗服务提供足够的理论支撑。

因我国社会经济发展不平衡，乡镇医院与城区医院相比，在经营收入、人力资源、基础设施、管理体制上还有较大差距，造成乡镇医院在档案管理上存在较大不足，这些问题已成为制约乡镇医院持续发展的重要因素。

一、当前乡镇医院档案管理存在的主要问题

（一）乡镇医院档案管理的硬件设施不完善。乡镇医院是基层地区的基础医疗服务机构，在日常管理及医疗服务过程中会产生大量的医疗数据信息，包括病人就诊资料、医院建设及发展方案、医院医疗活动记录，以及临床医疗经验等等内容，这些资料通过科学整合便构成了医院的档案内容。因医院各类档案信息量巨大，且类型繁杂，需要由专业管理人员进行分门别类，并采取专业的存储和防护措施来管理。但是目前乡镇医院因资金有限，其档案存储和保管条件不够完善，医院档案的安全性和完整性存在很大隐患，体现为：1.部分乡镇医院信息化基础薄弱，信息化设施设备不齐备，档案信息化管理及建设意识不强，使得各类文件资料的查询、调用、检索效率较为低下，也使得医疗档案信息无法实现及时传输和共享，大大降低工作质量。同时，乡镇医院的档案管理网络系统安全风险较大，易被侵害，造成关键档案数据丢失和被篡改，无法为行政管理部门带来决策上的有效参考，降低各项决策和规划的精准性。2.部分乡镇医院档案管理缺乏专门的存储室，由临时办公室和仓库充任且缺乏健全的防护设施。其防虫、防鼠、防潮、防火、防失、防高温的能力严重不足，特别是一些年限比较久的重要档案，缺损较大，给乡镇医院带来了极大的损失。

（二）乡镇医院档案管理人员的专业性不强。医院档案管理是一项系统化工作，管理人员需要同时具备档案管理、信息安全技术、统计学、设备维护和使用等综合知识能力，但当前很多乡镇医院档案管理人员由普通医护职工兼任，专业化程度较低。一方面，他们对现代化信息管理技术缺乏充分认识和有效利用，其网络化、数据化、智能化档案管理理念和运用能力严重不足，由此使得管理效率和质量均不高；另一方面，他们没有受过专业档案管理知识培训，缺乏基础的档案管理知识，缺乏系统科学的档案整理、装订、编码、分类、储存等系列知识，造成医院档案管理工作长期发展滞后。

（三）乡镇医院档案管理的体制不健全。当前不少乡镇地区医院的档案管理依然沿用传统的管理体制，管理主观性和随意性也比较大，且没有合理的监管制度作为保障。档案管理人员的权责利关系界定不清，档案管理人员的责任意识和服务意识都不高。同时，因缺乏完善的档案管理监管考评机制，档案管理人员在日常工作中自由散漫，对待档案管理工作抱着“差不多”的思想，使得档案管理的整体质量较低。另外，乡镇地区某些档案管理人员缺乏医院档案的保密意识，不注意对病人信息、医疗事项等信息的保密，既造成医院档案信息泄露，又容易引发医患矛盾。

二、乡镇医院档案管理的改革思路

基于目前乡镇医院在档案管理上存在的诸多问题，各乡镇医院管理必须予以高度重视，要充分认识到医院档案管理的重要性，并立足自身实际情况对当前的档案管理体制、管理模式、管理策略进行针对性调整，具体思路如下：

（一）强化人员培训，增强乡镇医院档案管理能力。乡镇医院管理层必须首先意识到医院档案管理工作的重要性和必要性，要带头维护和支持医院档案管理工作的开展和革新。一方面，需要医院定期组织档案管理人员参与档案管理的专项培训活动、档案管理人才交流大会，并邀约档案管理类专家、相关法律人员、信息化技术专家等来院进行现场培训；另一方面，要加强对自身档案管理现状的认识和问题分析，要找出影响档案管理的具体原因，还要积极地学习和借鉴其他地区医院在档案管理中的优秀经验，并结合实际灵活运用这些经验。通过这些方法来提升乡镇医院档案管理人员的管理意识、档案法律认知、信息化档案管理及实际的运用能力。

（二）加强基础建设，改变管理模式，提升档案管理实效。乡镇医院必须谨遵新医改政策要求，坚持实事求是、抓重抓难的原则，合理分配管理岗位，落实人员职责，构建一个标准、统一、灵活的基层档案管理秩序。一方面，要加强档案管理的基础设施建设，需要设立专门的档案存储室，配备现代化档案管理设施，做好安全防护，还要加快构建信息化管理系统，充分运用互联网技术优势，逐渐实行数字化档案管理模式，以提升档案管理效率；另一方面，乡镇医院要敢于打破传统的单一管理模式，深度联合医院行政部门、保卫部门、后期保障部门等多个部门实行齐抓共管，形成医院档案管理的合力，要构建医院档案管理的安全防护体系，降低医院档案资料的丢失风险。此外，选择医院还要深挖档案管理实质，最大化加强档案管理的成果转化利用，档案资源与人力资源管理、临床医疗及改革等内容要有机融合，以管理促进乡镇医院各项事业有序发展，又以发展成果助推档案管理持续深化，形成良性循环。

（三）进一步完善管理制度，构建档案管理的长效机制。乡镇医院档案管理，只有在健全而合理的规章制度的保障下，才能真正有效落实。为此乡镇医院必须加快档案管理的体制优化和建设。一方面，要大力改革现有人才管理制度，善用人才激励机制，提升档案管理人员的工作积极性。同时采取多种措施，引进和培育高素质的医院档案管理人才，增强管理团队活力；另一方面，必须强化监督考评制度。要建立覆盖全体档案管理人员的完整考评体系，将其工作成绩、工作态度、工作方式纳入统一考核范畴，依据奖勤罚懒、治错纠偏的管理原则，将具体的权责义务落实到人头，以此规范档案管理人员的工作行为，提升其工作责任心，促进乡镇医院档案管理工作健康发展。