提高国有企业办公室工作效率探讨

文/中国煤炭地质总局第二勘探局 张海滨

国有企业办公室是中枢机构，对国有企业发展起着重要的纽带作用。其包含的内容和职能性都比较多，任务量也较繁杂。既要反馈办公室工作的实际状况，又要收集精准信息来助力企业管理层的有用决策信息。而国有企业有着规模庞大、结构复杂、流程繁琐的特点。在国家要求和竞争激烈的环境下，作为国有企业的办公室，必须做出相应对策，提高办公室的工作效率，适应瞬息万变的市场环境，实现国有企业提高办公室工作效率的目标。

一、国有企业办公室管理的目标和含义

国有企业管理有特殊的组织特点，计划缜密、约束性强。在我国市场经济飞速发展的大环境下，人力资源分配的合理性、成本控制的科学性、企业工作规划的条理性都是国有企业工作繁琐复杂的探讨方向。完善和提高工作效率是国家对中枢机构创新战略的重要关注，更是市场经济的支柱之一。具体表现为：在办公室实践工作中，缩短目标的差距性、收集信息的有效性、管理的执行性和监督的阻碍性得以提升，是提高国有企业办公室工作效率的核心含义和目标所在。

二、国有企业办公室管理存在的难题

（一）职责划分不清晰。国有企业的办公室工作中，杂乱繁琐的事物往往无层次，逻辑条理无章法，管理比较差。办公室需要调度企业中的各个部门，调节企业中的各种突发状况，使得本就繁多的工作陷入杂乱，工作人员的分工和各自的职责划分也不够清晰，给实际工作增加了困难，达不到指定的目标。又加上国有企业精简机构的实施，加大了办公人员的工作量。除了信息上传下达、工作督导落实、办文办会、材料写作、国安保密的基本工作外，还要开展制度建设、信息化等工作，可以说工作内容非常复杂。不仅加大了办公人员的工作压力，更会增大工作中出错的概率，不利于提高国有企业办公人员的素质。

（二）级别不明地位不高。国有企业办公室人员的工作主要是协助下达指令并监督执行，本应具备一定的公职地位。但在实际工作进行中，办公室人员的工作有事无巨细的特点，导致更多的时候被认为是企业的后勤机构、辅助部门。不能像企业其他职能部门一样得到领导和同事们足够的关照和重视，办公室工作的重要性没有得到足够的理解和认可，为企业作出贡献和在岗位上兢兢业业的员工，不能从其工作中获得相应的位置和待遇，导致办公人员的工作热情不高，有时甚至会出现畏难和抵触情绪，从而严重影响工作效率，也会给国有企业的正常运转造成一定的影响。为此，我们应大力提倡业务能力强、专业素养高的工作人员参与管理之中，确保办公室工作处理及时和有序进行。

（三）实权小效率低。办公室工作对接的层面比较多，面对的都是一些具体工作，本身的权力较低，除了办理事务性工作外，几乎不能在实际工作中对决策有决定性作用，使得办公室的工作效率大打折扣。制度制定、工资待遇和员工聘辞等方面均不具备权利，流程安排难以得到及时有效的处理，办公室人员只能起到传递信息的作用，没有决策的权利，在安排和执行各项具体工作时受阻，导致效率得不到提高，并出现不服从办公室管理和无视办公室工作的不稳定现象，给国企办公室的发展造成了不良影响。

（四）服务职能到不了位。服务职能是办公室的基础性工作，其作用的发挥得不到最佳的状态，存在一定的官僚主义现象。国有企业在传统历史的影响下，时常出现门难进、事难办、脸难看的现象，更是有优先处理上级交办的任务，拖延对待基层和职工需求的消极现象，事务得不到迅速的处理。国有企业办公室还存在人员配置和职能定位不明确的缺点，一岗多责的常态给本就有着大量工作的办公室人员增加了负担，长时间的压抑情绪使人产生烦躁和逆反心理，失去了工作的热情和耐性，大大降低了工作的效率，容易产生矛盾。

三、提高国有企业办公室工作效率的措施

（一）引进自动化管理技术。新时期办公室的自动化办公平台越来越受推崇，应使国有企业的办公室工作人员广泛得到应用，实现办公室工作的高效便捷。引进自动化管理技术不仅是标准化的提升，更对促进办公室工作效率起到决定性作用。工作人员通过学习管理平台的专业技能，在自身业务能力获得提高的同时，对工作实效性的增强更为有利。尽早实现自动化的办公环境，让信息化网络计算机技术在国有企业的办公室普及和发展，使办公室的各项工作发生根本的改变，提高整体服务能力。国有企业必须按照党和国家及企业制度的要求规范化管理和运作，决不能疏忽工作的细节，避免造成损失和不利的影响。在自动化管理中强化执行管控，加强自我管理，定期审核工作成果，严肃评定服务能力，及时修正工作细节减少执行偏差。硬件设施与高素质办公人才的完美组合才是国有企业提高办公室工作效率的有效措施。

（二）提升管理质量。提高管理工作人员的自身素质是更为重要的，对于办公室工作而言，人才的因素往往起着决定性的作用，提高工作效率实际上是对人才的更好利用和发展。国有企业办公室工作有着内容多、事务琐碎的特点，且工作环境单一，对工作敷衍应付的情况时有发生，因此，为人才提供更有效的激励政策和完善考核制度是推进办公室工作效率的有效措施。人才素质的优劣直接影响工作的成效，强化人才队伍的素质教育和壮大队伍的发展迫在眉睫。国有企业一定要引进更多的管理人才，用更好的环境去吸引优秀的人才，对已有的人员进行培训提高，并量身定制适合自身特点的培训学习课程，提升管理质量，提高管理和工作能力。

（三）重视职业能力。国有企业办公室人员职业能力的高低，对企业发展走向带来深远的影响，职业能力是形成企业声誉的关键，其作用不容忽视。那么，国有企业办公室的管理人员在工作中的能力表现便成了重要的因素，应该更加严格规范执行流程，把工作做得更加细致，避免出现工作严重滞后的现象。国有企业应该依据自身情况，建立更加完善和健全的办公规范机制，使办公室的工作人员素质得到较大的提升，重视考核的相关工作，加强评定制度和监督到位，采取更加有效的应对措施来提高国有企业办公室的工作效率。

（四）采纳新型观念。帮助办公室工作人员树立新型办公观念是提高工作效率的又一举措，促进国有企业更好地发展。按照领导的指示开展工作的陈旧观念使得自身工作的创造性比较差，没有主动意识，害怕承担责任，更是影响工作效率。所以，必须让办公室管理人员形成主动服务的意识，应该走进基层了解工作中的实际需要和心声，这样才能保障工作人员的利益，根据实际需要安排工作和调节工作，精准性得到提升，工作效率的成果才能突显。

（五）明确职责严肃纪律。先进企业的共性都有着完善的办公室管理体系，各个层次都有着明确的职责分工和奖惩机制，在激烈的市场环境中站稳脚跟。加强改革的力度，定位办公室各项规章制度的责任划分，使办公室工作走向正规化轨道，确定工作人员的岗位内容和工作职能，采取责任制管理。明确管理流程，杜绝公物私用、以权谋私等现象，成就一批经验丰富、严肃认真的高素质人才团队，整体提高办公室的工作效率。

四、总结

国有企业办公室的工作有重要的管理主体，认识到国有企业办公机制的结构完善和人员管理的重要性是做好办公室工作的核心，提高工作人员的责任意识和办事效率是帮助提高办公室监督管理和实现提高工作效率的重要因素，帮助企业有效应对市场竞争和政府要求，分析国有企业办公室工作中的常态现象，及时研究成因，解决问题。