基于大数据背景下文书档案管理及信息化应用

文/肇庆市疾病预防控制中心 黎彩芬

随着社会的不断发展，传染病、地方病、寄生虫病与非传染性疾病预防与控制以及突发公共卫生事件应急处置等与人民健康息息相关的任务越来越重要，这其中产生的数据信息必然是巨大的。档案的数量只会越来越多，主要作用是管理、保存和利用信息。在现如今的信息时代背景下，各行各业必定需要信息技术的支持才能走得更远，并且都要将管理平台信息化，推动文书档案信息化管理。有了信息技术，文书档案的存储量将会大大提高，档案信息的查询与阅读也将变得更加快捷方便，档案信息的储存时间也更长，但是还是需要将信息技术的限制考虑在内，这样才能更好地推动文书档案管理更好地发展。

一、大数据

现如今互联网技术不断发展，大数据应运而生。随着人类对互联网的依赖程度越来越高，数据量越来越大，在此期间慢慢形成了难以被实时加工处理的数据，即大数据。随着时间的推移，关于社会卫生与人民健康的信息不断积累。如今，信息时代已经到来，维护数据信息已经成为人们的共识。一般来说，掌握大数据就是对大量数据资源的把握，对大量数据来源的掌握。对于储存价值大且有特殊意义的信息，经过加工处理，就可以提高信息的附加值。现阶段大数据已经是人们日常中的重要技术。社会在发展，技术在成熟，文书档案管理在日益进步，文档数据也慢慢成了大数据环境中的一部分。

二、文书档案信息化管理的优点

（一）电子文件能长期稳定地保存。电子文档的使用寿命比较长。在传统档案保存的时候，一些人为或者非人为的因素会使纸质档案的纤维素受到一定程度的伤害，而纤维素决定着纸质档案的耐久度，而电子档案的出现很好地解决了这个问题。现如今，在科技飞速发展的时代，我们已经可以随时随地利用电子设备来获取和存储电子文件，比如U盘、光盘等媒介。这些媒介在读取与存储信息的时候更加快捷，并且容易携带，不容易被破坏，受外部因素干扰较小，这些好处都让电子文件的存储更长久有效。

（二）文档信息得到充分共享。在传统的文书档案管理过程中，文件查阅比较困难，并且文件的传递不太方便，这些原因都使得文件的共享比较困难，并且就算能共享范围也比较小。因此许多信息被闲置，导致了资金资源的浪费损失。而信息化管理的出现让所有档案信息不再是一个个“个体”，管理人员可以结合档案的特征对档案综合管理。如今，计算机技术正在飞速发展，在此背景下，信息化档案管理可以让档案和其存在的介质分开，并且还能与其他信息平台建立联系。信息化管理不受时间空间的限制，能够全方面掌握信息状况，让文档信息得到高效率的共享。

（三）提高文件传递的安全性。由于传统的文件信息大多是纸质的，因此就会经常出现文件丢失或损坏等问题。而且在过去，传递文件的方式通常都是邮递的方式，但是这种方式受到的空间制约非常大，而且文件在邮递过程中很容易出现问题，严重影响到文档的安全。然而信息技术的出现有效地解决了这些问题，利用文件的信息化控制的话，就能依靠互联网来传递相关文件，大大提高了文件的安全水平。

三、文书档案管理信息化的相关建议

（一）转变管理理念，树立管理意识。时代在进步，各种科技不断出现，新的理念也日益增多，文书档案管理必须顺应时代的发展潮流，突破传统管理理念的桎梏，为文书档案管理信息化打下坚实的基础，疾控中心相关工作人员的思想理念革新了，档案信息化管理的进程才会更加顺利。进行文书档案管理需要改变传统的管理理念，了解信息化给文书档案管理带来的好处，加快文书档案信息化管理进程。另外，工作安排要统筹协调，加大资金投入档案管理信息化建设，为文书档案管理信息化奠定物质基础。

（二）重视文书档案挖掘，强化文书档案服务。从功能角度来看，大数据具有支持数据分析的重要作用，若忽视分析，只进行前期的检索统计，那么数据的价值就没办法真正体现出来，文书档案就无法在疾控中心中体现出其数字化成果。因此，文书档案管理要把数据挖掘作为核心，通过对原始资料的整理，深度挖掘数据的价值，将数据进行整合分析，发现数据中隐藏的真正知识，要明确数据与信息之间的内在联系，防止出现信息孤岛现象，提高信息传递的效率和文书档案的利用率。信息挖掘能够准确获取用户所需的信息，正确判断用户的真正需求，从而制定具有针对性的服务方案，将服务的个性化与针对性体现出来。

（三）提高管理人员素质。在信息技术飞速发展的背景下，文书档案的信息化管理得到了越来越高的关注度，而文档工作人员是文书档案管理的关键因素之一。档案管理员必须要提高自身的专业素养和信息技术能力。因此，疾控中心可以组织档案管理人员进行培训，促进管理人员全面发展。另外，管理层可以制定一些奖励制度，若工作人员在工作中有杰出表现或者提出创新有效的改革措施，就可以给予精神奖励，比如奖状等等。

四、文书档案的管理要求和发展趋势

（一）管理要求。在大数据的背景下，医疗卫生为了满足各方面的需求，在进行文书档案管理的时候努力向多元化方向发展，主要是采用现代化的信息管理模式，提高管理的便捷度和现代化水平。疾控中心在进行文书档案信息化管理时，要求信息操作方式和系统管理满足信息在信息平台实时传输和信息模块集成。另外，还要规划总结以往的信息，将信息管理中的共通点找出来，并对需求信息进行判断，在信息足够可靠的基础上，满足疾控中心对信息的多元化需求。

（二）发展趋势。随着信息量的不断增大，对数据的需求逐渐多元化，传统的文书档案管理模式已经不能满足现在医疗卫生的发展要求了，文书档案的作用也无法充分发挥出来。因此，必须开始转变文书档案管理方式，在大数据时代，将大数据应用到管理中是很有必要的，大数据具有数据容量大，安全性高和传输类型多的优势，将文书档案管理信息化。同时，为了满足自身发展，紧跟时代的步伐，应用先进的技术手段进行文书档案管理，使得文书档案管理更快捷有效。

五、文书档案管理的主要内容

（一）网络化管理。如今，文书档案在数字化处理后，应该及时借助先进的计算机技术进行处理，实现统一化管理。经过联网处理后的数据信息可以有不同的类型、层次、范围等等，这样经过精细处理后的信息可以帮助人们更快查询到所需信息。因此，在精细处理之后进行的文书档案管理工作，充分体现了网络查询的快捷化、资源的共享化。

（二）数字化管理。传统的文书档案基本上都是纸质的，有着电子档案没有的功能，但是完全的纸质档案在管理方面会存在一定的问题，比如难以查询等等。而在纸质文档中结合数字化的管理，就能解决信息量大、查询、利用信息不方便等问题，大数据技术逐渐应用于文书档案管理中。该技术主要借助计算机进行数据存储，节省了大量的时间、空间以及人力物力资源。在大数据技术的支持下，文书档案将纸质化的信息向数字化转变，将信息存入电子档案中。档案管理是大数据环境下疾控档案信息化建设的重要内容。最好的文书档案就是纸质档案中适当添加数字化管理，能够大大提高文书档案的管理水平。

六、结语

综上所述，文书档案已经是医疗卫生发展过程中必不可少的一部分，具有指导各项计划的制定，引导该领域未来发展方向等良好的作用。在大数据的背景下，要做好文书档案管理工作，就必须将传统的管理方式进行转变，充分利用大数据技术，将文书档案管理信息化，实现文书档案的有效利用。