高职院校办公室短板与对策研究

文/遵义医药高等专科学校 卫长林

在高职院校的内设机构中，不能把办公室的地位和作用与其他管理服务部门、教学单位同等而论。在所有的内设机构中，办公室处于枢纽位置，其工作性质是综合性的，服务是全面性的。办公室的运转对学校的正常运行和治理都有着非常重要的作用。对高职院校办公室存在的短板进行分析，探讨克服短板的策略，提高办公室工作水平，对增强高职院校的治理能力，提升治理水平，服务学校发展改革都具有非常重要的作用。

一、目前高职院校办公室存在的短板分析

（一）人手不足。大多数高职院校是近年来中职、中专升格组建的。加之近些年各级政府都非常重视高等职业教育，在硬件上给予了大量投入，高职院校教学设施、实训条件、校园环境等有了很大改善，招生规模不断加大，但教职工队伍的增加没有跟上学生增加的比例，导致教职工总体不足。学校以教学为中心，在招考教职工时首先考虑到教学一线需要，一般很难直接招录人员到办公室工作。办公室在缺人时，学校一般采取专业教师兼职的办法处理，但实际上，这部分教师的精力主要还是在教学上，办公室人手不足的问题没有从根本上解决。

（二）业务能力不强。办公室办文、办会、办事本身要求很高，由于人手不足，很多工作都是应付式、交差式完成，工作质量上不去，根本谈不上发挥参谋助手的作用。很多教师在兼职办公室工作时，又把办公室工作当成“副业”，没有认真学习钻研办公室应知应会知识，长期下来，工作能力自然提升不起来。比如，很多办公室人员对公文的文种、公文的流程处理都不清楚，经常出现请示报告一起用或混用的情况；又如，在撰写公文时，用学术语体来表达，完全不符合公文要求。办公室岗位要求的能力达不到，工作开展起来非常吃力，导致很多专业教师不愿到办公室工作，更加重了办公室人手不足的恶性循环。

（三）服务水平跟不上。近年来，中央对高校党的建设非常重视，同时对高校的意识形态工作、国家安全人民防线等工作提出了很多而且很高的要求。这些工作，要求学校党委都要承担起主体责任。作为参谋职能的办公室，必须协助提出工作方案和贯彻落实的建议，学校党委决定后还要牵头做好这方面的工作。从这些年的工作看，高职院校的党建工作工作是有缺失的，工作基础差，懂党建工作的干部很少，跟不上全面加强从严治党的需要；对高校意识形态安全面临的冲击认识不足，处置能力跟不上，等等。还有办公室人员在工作中缺乏预见性，没有根据学校工作规律做好服务，工作中“见子打子”的多，超前思考的少；就问题而解决问题的多，从制度上解决问题的少。比如，校长办公会上，经常出现议题议而不决的情况，问题根源在于会前酝酿、征求意见不充分。办公室在这种情况下，要有观堂下之阴而知日月之行的敏锐性，举一反三，找出根源，从源头上解决会前充分酝酿的问题，不成熟的议题一定不能上会，不能把决策会开成讨论会。

（四）协调沟通不到位。一方面，是办公室内部的沟通问题。高职院校办公室内部一般都设置了文秘、行政、档案管理等科室，有的还挂靠着发展中心、采购办等。从运行看，内部科室之间沟通不到位，都只管自己的“一亩三分地”，协作配合不很好，工作合力没有形成。某个工作岗位的人员离开后，工作就难以运转了。办公室内部轮岗不够，工作人员掌握的本领单一，这也是不能协作补位的一个重要原因。另一方面，是办公室与平级管理服务部门、教学单位之间的沟通问题。学校有一个特殊现象，就是部门与部门、部门与教学单位之间认为都是平等的，在工作中不愿主动找对方协商沟通，一遇到问题就向分管领导汇报，这种思维和工作方式很不利于工作推进。办公室在这种情况下要主动出面，成为部门之间、教学单位之间的桥梁，把与事项有关的部门组织起来共同探讨问题，确实需要学校层面作决策的，经协商一致后提出方案再报请学校研究。所以，办公室要发挥枢纽作用，不能仅仅满足于当“复印机”“传声筒”。

二、解决高职院校办公室短板的对策探讨

（一）要重视办公室工作。办公室在学校的管理服务部门、教学单位中作用是非常大的，不能等同于其他部门和教学单位。如果办公室运转不好，整个学校运转正常是不太可能的。学校党委、行政要认清办公室的地位和作用，重视办公室建设。

（二）要加强队伍建设。第一是要选好办公室主任。办公室的特殊地位和作用，决定了担办公室主任的人选很关键。总体要求是，办公室主任要有大局全局观念，具备较强的管理能力，善于表达和擅长沟通协调，还要有较强的文字功底等。第二是选好干部职工。一方面，在公开招录时，有针对性的招录行政管理、语言文字、文学类等专业的毕业生进入办公室，给办公室增加专业化、年轻化人才，为办公室注入新力量，增添新活力；另一方面，可以报政府人事部门批准后，在一定范围公开遴选，选取曾经有办公室工作经历的人员，确保招来的人员是熟手，到了就可以用。部分高职院校近年来采取了这种方式，一些在党和政府机关工作过的人员进入了高职院校办公室工作，效果很明显。这部分人员的沟通协调能力、工作视野、文稿写作的优势得到了充分展现，教职工也是认可的。第三是加强办公室人员培训。办公室要服务学校全面工作，除了培训办公室必备的业务知识和技能外，还要安排办公室人员参加教学、思政、党务、职业教育发展政策等方面的培训，让办公室人员熟悉了解学校全面工作，才能跟得上服务步伐。第四是抓好校内办公室系统人员的建设。高职院校办学规模扩大后，有的服务部门和教学单位教职工人数增加，有的教学单位学生人数达三四千人，教职工达四五十人。这种情况下，就要有办公室的角色发挥作用。学校办公室要主动作为，牵头抓好管理服务部门、教学单位的办公室队伍建设，可以通过上挂跟训、专题办班培训、下基层现场指导等方式进行培训，把整个学校办公室系统人员的水平提升起来。

（三）办公室自身要加强建设。如果前面两个方面的问题解决了，那接下来就是办公室身自需要解决的问题。办公室自身建设，第一是把职责搞清楚，知道办公室应该做什么，这是开展好工作的前提，不能出现工作缺位。第二是要明白标准是什么，工作要达到什么水平才符合要求。比如办理文件，必须执行公文的相关规定，不能凭想当然、自作主张。第三是要履行好职责和达到标准的办法是什么，这就是要加强学习，悟透工作要求，提高工作本领和业务能力。第四是建立工作制度，比如在文件管理、公务接待、车辆管理等方面都要用制度来规范，通过制度管理提高办公室工作效能。如果解决了有人、有能力、有制度的问题，那办公室的运转就基本正常了。第五是要善于协调沟通。通过定期工作例会、个人报告工作、工作轮岗等方式加强内部沟通，既增进工作交流了解全面工作，又能相互学习提高，变“单打独斗”为“协同作战”。还要加大与其他部门、教学单位之间的沟通，争取工作支持。要带动部门与部门、部门与教学单位之间的主动沟通，形成共识，共同推进工作。

三、结语

在推进职业教育改革发展的关键时期，各高职院校特别是主要领导要重新审视办公室工作，重视办公室建设，从队伍建设入手，强化培训教育，为办公室发展营造良好的外部环境。高职院校办公室特别是办公室主任要进入角色，站好位置，发挥带头人作用，在学校提供优良的外部发展环境下，要借机加强内部建设，树好形象，锤炼过硬队伍，提升自身发展水平，在学校管理部门、教学单位中走前列、作表率。通过内外努力，解决工作短板，提高办公室工作整体水平，助力学校发展。