档案数字化的质量和安全保密控制

2020-11-23山东省邹平市好生街道办事处张丽

办公室业务 2020年12期

文/山东省邹平市好生街道办事处张丽

档案数字化兴起于20世纪80年代，经历了近20年发展，在步入21世纪后进入了快速发展时期。当前我国档案数字化已经可以通过远程在线查询方式加以管理，在拓展档案利用服务范围基础上，有效节约了大量社会资源。档案数字化这一趋势就目前来看，仍有较为广阔的发展前景。但其安全保密和管理质量也需要得到进一步改进，真正实现档案信息资源在线共享。

一、档案数字化概述

档案数字化作为一种新型档案管理方式，以计算机信息技术和数字化技术作为媒介，转变以往人工管理方式，将档案内容和数据信息录入电脑中加以管理。作为档案管理工作中重要组成部分，档案数字化管理包括扫描纸质档案、数字化拍摄、激光技术等管理方式，在信息技术高速发展的今天，档案数字化也需要注重管理质量和安全保密等方面内容，其中质量控制是档案数字化工作目标，考虑到档案是十分珍贵的数字资料，更需要保证其安全性。因此，对档案数字化质量和安全性控制缺一不可。

二、档案数字化质量与安全保密控制内容

（一）选择优质数字化方案和软件。档案数字化方案选择对档案安全保密控制有着决定性意义，且数字化方案制定是否合理也影响档案数字化质量。在选择符合档案管理实际情况的方案后，还要正确选择数字化软件。目前档案数字化软件种类较多，并且每类软件都有各自功能，在选择数字化软件过程中要结合单位特点和预算。

（二）注重档案检查监督验收。档案数字化检查监督验收是控制其质量的最终环节，档案数据库建设效果均取决于档案检查监督这一环节。其中档案检查对象以设备、人员和工作流程为主。监督目的是对检查效果加以监管，并不断发现问题、找出问题，提出解决问题的具体方案。当遇到棘手问题时，需要报告上级部门寻求解决方法，保证档案数字化质量达标。验收环节包括粗细验收两种方式，粗验收依靠自动验收软件完成，细验收方式是在粗验收基础上对档案清晰度、是否完整、是否出现重复等方面加以检验。评估作为最后环节，在整个档案数字化中，对档案扫描情况以及内容真实完整等情况加以测试评价，对这一阶段档案数字化质量控制情况给予科学客观评价，也有助于后续档案数字化管理与完善。

（三）确立网络计算机安全保密方案。考虑到档案数字化与信息技术息息相关，为了保障档案数字化安全性科学性，要设置安全保密方案。对于档案数字化整个操作管理过程都需要在封闭的计算机中进行，以物理隔断方式隔绝外网。且档案数字化的客户端与服务器要做到防水防寒，避免外界电磁干扰影响计算机正常运转。档案数字化技术人员进入系统之前需要进行身份验证，核实身份后才能进入系统。这一环节是避免非工作人员进入系统盗取档案资料。对于计算机中访问控制要遵循“最小授权原则”，尽可能细化到单个用户，为了避免出现电磁泄露情况，对档案数字化保密要求较高的企事业单位可以在完全屏蔽空间中进行档案管理，若不具备这一条件，对档案数字化保密要求较高的企业可以购买安装高强度电磁干扰器。

（四）数据备份与维护。数据备份与维护也是档案数字化质量安全控制的必然选择，对档案数据的备份，对损坏的数据加以维护能够避免数据被盗窃而损失的情况发生。其中数据库存储也是档案数字化工作成果之一。而数据维护主要目的是防止数据丢失损坏盗窃，控制一切不安全因素出现。数据整理是对档案信息加以校对处理，删除错误数据，并对后续数据内容进行备份完善。

三、档案数字化的质量和安全保密控制优化方式

（一）健全质量规章制度。健全质量规章制度是档案数字化质量和安全保密控制重要的优化方式，档案数字化完善改进依据是健全质量规章制度。通过成熟完善的规章制度有助于促进档案信息资源连接共享。因此，相关企事业单位需要重新审视现有规章制度编制情况，对于不合理的情况加以改进完善，使得数字化档案管理工作真正做到有据可循。还要加强验收监督和评价力度。档案数字化管理过程中，要对具体管理结果加以验收和控制，以细致监督方式对档案打印完整度、清晰度等方面加以监管并改进，对于评价环节，可以将档案数字化管理质量与相关负责人个人绩效挂钩，以适当奖惩制度发挥监督作用。

（二）加强技术保障手段。加强技术保障手段是档案数字化质量和安全保密控制又一重要优化方式，档案数字化管理过程中使用加密技术能够有效保证其数据信息安全性、有效性。目前，我国常见技术保障手段包括防火墙技术、加密技术等等。其中加密技术作为直接保护手段，被广泛应用到大量单位的档案数字化管理过程中。在信息传输过程中，使用“非对称密钥”方式也能够达到加密作用。因此，有效加密手段和强有力技术保障对于档案数字化完善和发展而言十分重要。在日常生活中，也要加强相关技术人员业务能力和思想素质。由于在档案数字化过程中存在很多不安全因素，人为不安全因素是重点，很多技术人员会因为业务能力有限，没能科学有效地设计整个系统流程，一些技术人员缺少安全保密意识，忽视档案数字化管理的严谨性。对此，在加强技术保障手段过程中，要加强技术人员培训力度，培训内容以技术培训和工作理念素质这两方面为主。在员工培训过程中要明确所要注意的细节和流程内容。在培训后，要进行考核，将考核成绩与技术人员个人绩效挂钩，真正提升技术人员的业务水平，提高档案数字化技术保障水平。

（三）强化安全系统建设。强化安全系统建设是档案数字化质量和安全保密控制的必然选择。一些企事业单位在工作中已经意识到档案数字化管理需要依靠完善成熟的质量与安全管理机制贯彻落实，其安全保密制度在数字化工作开展之初即基本成立，但从整体看来，缺少可操作性，最终安全管理效果不够理想。因此，要找出存在的原因正确对待问题，还要积极落实安全系统建设，强化档案数字化防范管理手段。加强安全管理，分别设置视频监控，红外报警以及自动灭火器等保护档案实体，还要设施网络安全防火墙和身份安全认证，以多重认证方式确保操作电脑的技术人员不会对档案造成威胁。与此同时，我国还要完善关于档案数字化方面的法律法规，使档案数字化管理工作变得有法可依、有据可循。对于一些以网络手段盗取重要档案信息的情况加以细化并纳入法律体系中，真正形成档案数字化法律法规。各个档案管理部门也要在企业内部构建管理制度，在工作制度中严格要求每一个与档案数字化工作有关人员做到权责一致，一旦档案数字化管理过程中遇到问题也能具体追究到个人，将档案数字化安全管理作用发挥到最大，尽可能减少因档案泄露对企事业单位造成的风险。