高校档案管理数字化建设问题研究

2020-11-23鄂州职业大学陈祎凡赵慧娟

办公室业务 2020年15期

文/鄂州职业大学陈祎凡赵慧娟

档案管理是高校工作体系中不可或缺的重要组成部分。档案是人们在社会各项实践中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，具有查阅价值。而高校档案是高校师生在教学、科研、基本建设、交流合作等过程中产生的，对于学校的发展具有很高的信息价值。高校作为社会教育服务性组织，要提高社会服务质量，完善社会服务功能，其中档案管理工作起到了至关重要的作用。高校的档案管理在传统管理模式下，工作形式表现出单一性，面对面档案服务已不能适应现代社会的发展。在网络信息化社会，高校要最大限度地表现档案的利用价值，实现异地、准确、快捷的档案服务，进一步推动档案数字化建设工作极为必要和紧迫。

一、高校档案数字化建设的意义

档案数字化是利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、多媒体技术以及存储技术等高新技术，把纸张、照片、磁盘、光盘、磁带等各种载体的高校档案资源转化为数字化的档案信息，是以数字化的形式存储，运用网络平台将档案信息进行相互连接，并结合计算机系统进行有效管理。积极开展档案数字化建设能极大程度推动高校的全面发展，使高校的管理质量得到全面提升，更好地体现高校档案的社会服务功能。

二、高校档案数字化建设存在的主要问题

（一）高校内部单位对档案数字化建设工作认识不足。在高校内部有些单位存在着对档案管理数字化建设工作认识不深刻的情况，对于档案工作重视程度不高，有些部门管理人员认为档案管理工作并非本部门的职能工作，是属于校档案馆或校档案室的工作，校内部门工作与档案工作实际结合不紧密，缺少关联性，导致部分高校出现档案数字化建设工作推动滞后于校内其他工作的问题。

（二）高校档案管理数字化建设资金投入不足。高校档案数字化建设，不仅需要在一定的工作实践基础上，还需要充足的经费投入。随着我国各大高校不断扩大、扩建、扩招，高校产生的档案数量逐年增加、种类繁多，这对档案数字化建设带来了一定的难度。这些工作需要投入大量的人力和物力才能规范化地完成，其中物力就包括配置先进的科技设备、设施。但当前高校对档案管理的投入资金不足以满足这些设备、设施的齐全配置。除此以外，还需要对它们进行后期维护和升级，而这些都需要充足的资金作为有力的保障。目前高校在档案数字化建设的资金投入主要是在设备、设施、软件的购置方面，而在系统维护、系统升级和档案管理软件开发方面的投入明显不足。因此，资金投入不足的问题在一定程度上影响了高校档案管理数字化建设的工作进度和质量，直接导致有些高校缺少较高标准的档案管理数字化运行条件，从而在一定程度上影响了档案管理数字化建设的水平。

（三）各地高校档案数字化建设工作存在差异。我国高校分布在不同的区域，各区域高校并不是统一成立和发展的，在办学历史、规模、投入等方面都存在着差距，校与校之间在档案管理目标、管理制度、人才储备、技术水平、设备应用等方面也存在一定的差距，这就导致各地高校档案数字化建设工作存在差异性。比如经济较发达地区的高校档案数字化建设工作有起步早、理念新、建设快、成绩显著、技术成熟等优势。

（四）数字化档案信息安全存在管理风险。从档案的安全角度出发，传统的档案管理只是在实物档案管理上做到人、物、技术三方面的防护就可以保证档案的安全。随着档案数字化建设，高校档案信息的电子数据规模剧增，从档案信息采集到档案信息存储管理的过程中，档案数字信息安全方面存在着三个风险的可能性。第一，有遭受网络黑客侵入风险的可能性。高校档案数字化建设过程中，会建立档案管理数据库，并通过网络进行数据连接，黑客会利用计算机网络技术对高校档案管理网站进行非法侵入，进入档案数据库，并涉及个人隐私，这成为了高校档案网络系统管理人员面对的一大难题。第二，有档案数据存储风险的可能性。高校内部各单位对自身部门产生的档案数据存储空间是有限的，一些部门使用第三方商业数据管理平台作为部门电子信息数据的暂存空间。然而，档案数据的使用权与数据平台的操控权是完全分开的，这样一来，档案信息失去了安全保障。另外，这些第三方大数据管理平台因用户和信息资源高度集中，也十分容易成为黑客攻击的目标，产生了数据存储的安全风险。第三，电子设备使用寿命较短导致档案信息流失，造成档案信息的损失。

（五）档案管理团队建设问题。高效的档案管理团队是高校档案数字化建设的保障，目前部分高校档案管理团队存在着管理人员年龄大、专业性弱的问题，高校中缺乏既具备基本的档案操作技术和职业素养，又具备计算机应用能力的人才，现有的管理团队对于新时代高校所面临的档案管理工作的挑战难以应付，这也是各高校档案管理数字化建设水平不一致的主要原因之一。

三、高校档案数字化建设的有效措施

（一）加大宣传力度。高校需要进一步提高各部门管理人员对档案数字化建设的认识，使其深入了解档案数字化建设的工作目的，熟悉档案数字化建设的工作需求，将档案数字化建设列入部门的日常工作中。

（二）不断提升对档案数字化建设的专项资金投入。高校档案管理部门要积极做好档案管理财务预算，必须将档案数字化建设工作预算作为一项重要的专项支出预算。充足的经费支持，是高校档案数字化建设中电子设备、设施、软件等更新、维护和升级的重要保障。

（三）建设规范化的档案数字化管理体系。高校要想提高档案管理工作效率，且正常、持续开展档案数字化工作，建立规范化的档案数字化管理体系是必不可少的。档案数字化管理体系应该包括档案数字化工作流程的规范、机密档案管理、数字化档案管理规章制度建设等。

（四）建立档案管理的数字安全保障系统。高校档案数字化建设最大的影响就是使得档案管理呈现数字化的管理方式，但是这种方式非常容易受到来自网络的攻击，数字安全是高校档案数字化建设工作面临的较大挑战。数字信息的安全单靠软件防护是远远不够的，必须要以法律为导向，信息技术为保障，提高安全管理意识，做好网络、服务器、存储系统、系统软件的安全防范工作。在档案管理数字安全方面，应采取以下三个措施：第一，将高校档案管理的物理安全风险最小化，对档案系统设备进行日常保护，专人管理，防止因设备损坏或丢失对档案造成安全方面的威胁。第二，有效防止黑客的非法访问，必须选择安全系数高的档案管理软件，并时时监测软件的使用状态。比如，日常要做好防火墙的访问防范工作，提升网络的安全防护工作水平。第三，在保证档案积极利用服务的同时，确保档案管理服务终端的安全，特别是在网络搜索和下载档案方面的安全。例如，建立数字化管理系统平台，校内师生通过注册用户方式进入档案查询平台，能够查阅档案资料并下载、打印，实现资源共享，提高了档案服务效率。校外人员可以通过网络委托方式查阅所需档案资料。对保密级别较高的档案资料，务必要保证它们的安全性，需要通过对管理系统实施维护、安全升级等有效的管理措施，防止机密档案资料的泄露。

（五）加强档案工作交流与合作。根据调查研究发现，我国较发达的地区在档案数字化建设方面具有一定的优势，高校可以通过档案文化交流与合作，学习先进的管理理念、现代信息技术在档案工作中的实际应用等。首先，需要加强校际合作与交流，提高本校的档案数字化建设质量，尽可能缩小与高标准高校在档案管理工作方面的差距。其次，高校要积极参加高层次档案交流平台组织的活动，比如档案专业学术交流。最后，高校要积极与上级档案管理部门沟通，及时得到上级档案管理组织的业务指导。

（六）创建专业档案管理团队。首先，高校要重视档案人才引进工作。高校在引进人才标准方面要充分考虑高校档案事业的发展和档案数字化建设工作的实际要求，不能只看应聘人员的学历和专业条件，计算机应用能力也要列入档案管理人员的录用必要条件之内。其次，高校要重视档案人才持续培养工作，有效地保障档案数字建设工作的持续进行。高校需要定期对现有档案管理团队成员进行思维能力、创新能力、专业技能和计算机技术应用能力的培训，培训的内容除了各类档案的收集、整理编目、审核、鉴定、保管、利用服务、统计分析、扫描加工、库房管理等应用业务以外，还应包括数字化加工服务、格式化转化服务、档案数字化工作流程等在档案数字化建设工作中常用的操作技术和操作规范。创建专业的档案管理团队，能够为高校档案管理数字化奠定坚实基础。