信息化条件下声像档案管理方式研究

文/福建省龙岩市永定区融媒体中心 张燕丹

档案管理工作是一项非常重要的基础性工作，在社会发展的过程中能够保存大量的珍贵资料和具有价值的信息资源。在现阶段档案的形式越来越多样化，视频、音频、图片、文书等档案成为了档案管理的主要内容，尤其是在融媒体中心，大量的声像档案需要科学的管理方式，以保障特殊载体档案的保存，对未来各项活动的开展以及理论研究提供有力的保障和依据。因此信息化条件下对声像档案的管理工作十分重要，对我国的档案事业发展具有积极意义。

一、信息化条件下声像档案管理概述

融媒体中心声像档案的信息化管理则是通过档案扫描以及相应的影像处理，以达到对声像资料进行存档和检索功能的管理模式。在目前阶段，广播电视台、影视企业以及媒体中心等机构中对信息化声像档案管理模式应用较为普及，其具有安全性、高效性以及权威性的特点，建立声像档案信息系统可以对档案进行信息化和数字化管理，能够有效地解决传统室藏声像档案存在的管理问题。通过利用现代化信息和电子技术能够改善以往声像档案占用空间大、查找不便捷的缺陷，同时基于信息化条件还能够实现自动化管理和自动化查询，提高了声像档案管理和应用的效率。相关人员可以借助信息化平台及数据库等比较快速地检索到所需的声像档案，而且支持多人同时查阅，具有相当大的便利性。此外信息化条件下的声像档案管理能够解决传统档案管理存在的损坏、受潮以及丢失等问题，在一定程度上能够保障声像档案的完好储存，提高资源共享效率，降低管理成本。

二、信息化条件下声像档案管理的意义

融媒体中心声像档案管理可以经过电子信息化的处理，按照电子文件格式对视频、音频等资料进行保存，具有真实性、客观性和关联性的特点。其中真实性是基于声像档案的原始性，对相关活动视频、个人信息等如实记录和管理，能够最大限度地保障档案信息的完整性。而客观性的特点即是融媒体中心的声像档案不会在人的主观理解和判断下形成，也不会由于人的主观差异而造成档案内容错误等，其是以电子格式按照客观的存储方式进行归档和管理，排除了文字类档案的人为影响因素，是一种对原始档案资料记录保存的方式。另外，信息化条件下声像档案管理可以实现电子网络化，可以与其他部门或者机构、单位等实现档案资源共享，提高声像档案的应用效率和质量，可以与其他文字档案结合使用，因此其具有关联性，在很大程度上弥补了传统文字档案室藏管理的缺陷和不足，有利于提高融媒体中心档案管理的整体效率。

三、信息化条件下声像档案管理方式

（一）信息化条件下声像档案的归档方式。在融媒体中心声像档案管理工作中，首先是对视频、音频、照片等资料的收集和归档，其中对不同种类的档案资源收集方式又存在不同，对于照片的收集归档来说，是要求各个部门、各单位的重要活动以及取得的重要成果、反映本单位基本情况或者重要会议等照片由本单位拍摄完毕后，将照片、底片以及文字说明等材料交由档案管理部门，再由档案管理人员进行整理、立卷以及归档，这一过程要尽量保存照片的原版和原件，不得进行主观加工，以保障其具有相应价值。其次是对录音录像资料的收集和归档，融媒体中心的档案资源收集需要具有一定的针对性，要保证声像资料具有价值意义，比如本单位的重要会议、活动以及工作内容的录音录像等，一般是由本单位的宣传部门进行录制和拍摄，然后将录像带交由档案管理部门进行整理归档。这一过程中管理人员要严格按照相关管理规范，对声像资料采取合理的分类、排列、编号以及入册、编目和录入等技术方法，保障声像资料能够有序储存在信息化系统中，避免遗漏和误录等现象。

（二）声像档案的管理方式及具体措施。在信息化条件下针对声像档案的管理，融媒体中心需要制定严格的规范制度。首先要将声像档案管理纳入日常工作范畴中，明确分管领导以及具体管理人员，定期开展检查和监督。此外要将声像档案的形成以及积累和立卷归档等工作具体落实到档案管理部门的具体人员身上，规范职权范围，完善管理制度，从而为声像档案管理的完整性、系统性和安全性提供环境基础。其次要按照我国现行的法律法规对含有个性信息的声像档案加强保密管理，通过利用先进的信息加密技术等确保档案信息安全。同时对影视声像档案等也同样要加强保密措施，可以通过设置档案信息系统账户加密、身份验证等方式，避免声像资料外泄。对私自复制档案和出售声像资料的人员要追究其责任，如若构成犯罪，则要按照规定进行处罚并移交司法机关，防止重要声像资料分散流失。另外一方面，融媒体中心要做好声像档案的收集和领导工作，声像档案管理与其他门类的档案管理相同，都是国家档案的重要组成部分。所以相关管理人员在收集声像档案时要与相关部门进行及时沟通，比如在开展大型、重要的会议或活动时，应安排专门的档案管理人员负责声像资料的整理和排列，保障会议、活动过程的记录完整，然后再根据实际需求，补充收集相关文字及照片资料，保障声像档案的完整性和关联性。融媒体中心档案管理人员必须要在重视声像档案信息化管理的基础上，做好档案征集和整理工作，最后利用现代信息技术对声像档案进行录入和格式转换，确保保存良好。

四、信息化条件下声像档案管理策略

（一）加大声像档案管理的宣传力度。在当前信息化条件下，声像档案信息化管理是一项新兴的管理方式，在管理的过程中需要利用相应的信息化技术和手段，因此加大宣传力度可以促使管理人员及时转变管理观念，加强新理念和新技术的学习。同时在宣传中还要加大档案管理相关法律法规的普及，使相关管理人员能够比较清楚地认识到声像档案信息化管理的重要性，提高对声像档案管理的认识，提高工作的积极性。另外，通过宣传声像档案管理信息化，也能够为档案的收集和征集奠定良好条件，从而保障声像档案资料的全面性，提高管理水平和质量。

（二）规范档案管理实施方法。由于融媒体中心的声像档案管理门类较为复杂，而且数量较大，因此管理人员必须要按照我国制定的相关法律法规以及单位内部的档案管理规范严格落实各项管理方法，对声像档案资料的形成过程进行有效的管理，如对声像档案的归档、整理、录入储存、日常管理、开发利用等要建立一套相对完善的管理体系或机制。并且还要明确声像档案管理的年度工作目标，通过制度保障来进一步加强对声像档案管理过程的监督和检查，对存在的问题和缺陷要给予一定的指导意见，以更好地解决普遍性问题。在管理过程中还可以对声像档案信息化管理中具有突出贡献和良好表现的人员给予鼓励和奖励，对违反档案管理制度的人员要进行处罚，确保声像档案信息化管理的质量。

（三）加大硬件设施投入。融媒体中心声像档案信息化管理要想保障其安全性、可持续性和易用性，就要加大硬件设施的投入，引进先进的专业技术设备，为声像档案管理提供有力支持。所以融媒体中心要编制档案管理工作计划，增加投入资金，将所需资金纳入本单位的年度财政预算中。也可以通过多种渠道筹措资金，尽可能实现微机联网，建立完善的声像档案信息化管理制度，加强硬件设施建设，提高技术创新能力，保障声像档案的安全性。

（四）积极培养信息化声像档案管理人员。融媒体中心要保障科学合理的声像档案信息管理，就要从管理人员入手，加强对现有管理人员的技术培训和专业知识学习，掌握先进的信息管理技能。首先，组织管理人员到其他先进单位学习交流、开展模拟管理训练等，加强管理人员的管理经验、提高业务能力。其次，要严格制定档案管理员聘用标准，要求入职人员具有一定的信息技术基础和管理观念，在正式进入岗位工作前，要进行岗前培训，充分适应信息化的声像档案管理环境和方式。最后，要建立档案管理人才培养计划，即是对工作能力强、接受新鲜事物快的工作人员要加大培养力度，通过集中培训和外出学习等方式增强自身素质和能力建设，以期为声像档案管理工作提供人才保障。

（五）建立统一的数字档案数据库。声像档案的信息化管理在加强硬件设施建设以外，还要强化软件系统建设。融媒体中心可以借助新媒体的优势，建立统一的数字档案数据库，将分散的声像档案进行集中收集，统一录入到档案数据库中，并安排专门人员负责系统的更新和维护。以此能够尽可能减少占用空间，能够保障档案的安全性，同时有利于声像档案的开发和利用，能够通过数据库实现资源共享，提高声像档案的检索效率和传输效率，进一步提高声像档案的应用效果。此外，对声像档案实施统一信息化管理，能够有效地降低管理成本，充分发挥声像档案的最佳效益。

五、结束语

综上所述，在当前信息化的时代背景下，信息技术和数字技术已经渗透到各行各业的各个部门中，对于档案管理来说，其能够实现管理效率和质量的提高，对融媒体中心的声像档案管理而言，可以解决传统室藏档案的诸多弊端，保障声像档案的保存安全性和完整性，有利于整合相关声像资源，为档案开发和利用提供基础和保证，推动档案事业的可持续发展。