关于档案资源开发利用的相关思考

2020-11-23淄博市第一医院王峥

办公室业务 2020年15期

文/淄博市第一医院王峥

一、档案资源开发利用的重要性

（一）有助于充分发挥档案作用和价值。档案的价值不是显现在外的，档案的价值自身具有隐藏性，没有经过开发的档案并不能称为真正的信息资源。为了可以使档案尽可能地发挥其自有价值，加强档案开发至关重要。在现实生活之中，如果档案只是静静躺在档案库中，没有得到有效开发利用，那么档案的管理可能会徒耗钱财。因此，我们需要进一步加大档案资源开发力度，实现档案事业的快速发展。

（二）有助于推动经济建设发展。随着我国社会事业不断深化改革，社会各行各业也发生了翻天覆地的变化，社会主义市场经济体制也在不断完善。为了推动社会主义市场经济发展，加强档案信息建设势在必行。由于档案是记录人类生活的一手资料，其本身也是一种经验材料可供经济建设者参考，常常可以起到良好的指导作用。档案本身是原始记录，因此档案在某种程度上是一种有效凭证，是处理事物纠纷的最可靠依据。由此可见，在经济不断发展的今天，加强档案资源开发有助于合理利用档案资源，也有助于推动社会经济可持续发展。

（三）有助于促进国家科学文化事业发展。目前，世界各国都已经认识到了档案的重要作用，档案不仅仅是一种历史文化沉淀，更是一种非常丰富的文化财富。档案翔实记录人们的各种行为活动，科技档案更是记录人类研究的大量成果，这为日后的实践活动提供了有效的参考依据，有利于提高社会生产力，有利于促进社会经济发展。

二、档案资源开发利用的现状

随着时代不断发展，当前我国档案资源开发利用也呈现出一派蓬勃之势，档案开发利用也非常符合当前时代发展要求。近几年来，我国许多档案编研工作都具有时代性，都是以社会热点或者是整个社会的重大活动作为题材来源，紧紧围绕着国家工作开展各项档案资源的开发。为了纪念新中国成立70周年，我国档案工作者在2019年出版了许多新作品，例如出版了很多我国重点城市发展的图文版本，主要是以当地的历史资料作为依据，真实还原了新中国成立前后各个城市的具体面貌。当前档案信息资源的开发也更加具有多元性。随着我国社会快速发展，人们的生活节奏也在不断加快，人们越来越倾向于快餐式消费。近些年来，一些篇幅非常大的档案材料往往不被人们所接受，一些地方已经出现了快餐式的档案材料，这种快餐式的档案材料受到了社会的关注。除此之外，随着互联网的不断普及，人们更加习惯从网上获取信息，这也为档案信息的资源开发提供了全新方向，同时也成为了未来档案信息开发非常重要的一个途径。为此，我国很多地市的档案馆纷纷成立了网上展厅，通过现代信息技术将珍贵的档案资源搬到互联网上，方便广大民众在互联网上进行在线观看，受到社会各界的广泛好评。

三、档案资源开发利用存在的问题

（一）档案部门自身建设有所欠缺。1.档案收集范围并不宽广。目前，我国很多档案馆馆藏文献数量都非常大，但是在质量和结构方面却存在很多问题。从结构上看，当前医院的档案馆藏占据了总数的一定比例，但是覆盖面并不广，无法满足广大医护人员及患者的需求。从资料上看，当前医院档案质量参差不齐，有相当一部分档案没有任何价值，都是泛泛而谈，用户使用难度系数较大，所获得的信息又非常有限。2.档案馆工作人员自身素质存在缺陷。人才是整个社会进步的重要力量，在信息化不断发展的今天，人才也是各行各业发展的根基。在现阶段，我国医院档案工作人员的整体素质并不高，主要表现在知识结构体系相对落后，常常只是知晓自身本专业的知识，对于其他方面知识了解并不多，这会严重阻碍档案信息资源的开发和利用。3.服务意识落后，导致档案信息开发工作滞后。当前，我国医院档案工作者的服务意识依旧非常滞后，一些人员认为档案是一种机密性工作，还有一些人员对于档案信息开发认知模棱两可。当前我国档案管理工作人员还受到了旧社会不良风气影响，一些医院工作者是看中了档案工作的稳定性才从事这项工作，没有认识到档案工作的真正意义，也没有认识到档案信息开发对于整个社会的价值，他们在工作中熟视无睹，常常不愿意身体力行，缺乏积极向上的工作心态。

（二）现有的档案管理体制不完善。当前，我国医院档案管理采用的是统一领导、分级管理的模式，这种模式在实践初期发挥了重要的作用，但是随着时代的发展也暴露出了很多问题，其中最为明显的问题就是条块分割问题。当前，不同医院档案建设存在着一些制度上的差异，一些医院的档案管理都是由当地城建委来进行，还有一些地方的档案管理是由当地规划局来完成，这就使得档案归纳管理及数据开发出现了很多问题。例如，有关医院档案的数据验收和各个档案项目竣工情形往往存在着多部门交叉管理现象，容易出现“九龙治水”的情形。同时，当前很多管理规定都是笼统性的规定，没有制定出具体细则，这也不利于加强档案数据管理和开发。在进行档案开发过程之中，传统管理方法缺乏有效科学手段，这对于档案信息资源开发会造成负面影响。例如，在进行档案信息资源开发之时仅仅只是重视对载体管理，忽视了对信息资源多运用，而且开发检索工具非常单一，缺乏规范性方法，这也使得档案信息资源的价值开发受到了限制。在档案管理工作开展过程中，由于档案管理不严，不少医院随意扩大档案归档范围，随意延长档案保存期限，这也导致了档案管理存在内容重复、质量不高等一系列问题。除此之外，由于工作人员缺乏有效的归档意识，造成了很多档案管理失控的现象，无法保证档案的完整性，这对日后的档案信息资源开发非常不利。

四、完善档案资源开发利用的相关策略

（一）不断转变思想。随着改革开放的不断推进，加强档案管理的体制建设改革也被提上日程，计划经济影响之下的档案管理机制需要进一步开放。为此，医院需要更新对档案的认知，充分认识到档案信息资源的重要意义，使得广大档案工作者认识到加强信息资源开发是提升档案工作服务的重点。医院需要变以往半封闭的档案服务模式为全方位的服务模式，主动向社会提供优质服务，进一步加强信息资源的开发力度，将档案资源的价值不断发挥出来，从而获得更大的经济效益与社会效益。

（二）加强科技的运用。随着信息技术快速发展，当前新信息传播载体以及传播渠道都发生了翻天覆地的变化，这也使得档案信息的数量呈现出急剧增长态势而且形态各异。随着多媒体信息技术以及计算机信息技术等各项技术广泛使用，档案将会被刻录在多种不同载体之中，尤其是近些年来电子档案比重在不断增加。为此，在进行档案信息资源开发之时，医院需要借助大数据技术不断拓展档案资源开发利用的范围，突破传统媒介，实现档案资源数字化，这样才能推动档案信息资源开发多元化，更好地为社会发展服务。随着数据库技术、多媒体技术、网络技术的不断普及，当前档案信息资源开发变得更加快捷。为此，在进行档案信息资源开发时，我们需要转变以往的作业环境，积极融入当前的互联网空间之中，尽可能加强各个档案部门之间的数据共享，这样可以使数据发挥出最大的效率，有助于更好地推动档案信息资源的开发和利用。

（三）完善管理制度。为了可以进一步加强档案信息资源开发，我们还需要进一步加强档案管理规范化和标准化。在进行档案信息资源开发之时，医院需要对整个开发工作的业务流程进行再设计，确保整个流程科学有效，不断提高档案信息资源开发的效率。同时还需要严格按照国家标准做好档案信息的鉴定和统计工作，及时根据管理和开发对象变化来梳理流程，以便更好地促进档案信息资源的开发利用。医院还需要在信息资源开发的过程之中引入奖惩机制和竞争机制，充分调动管理人员的积极性和创造性，积极探索资源开发的新方法和新途径。除此之外，我们还需要进一步加强档案信息的管理工作，采取全新方法做好档案信息的储存和提取工作。

（四）提升人员素质。为了进一步推动档案信息资源的开发，加强档案管理人员的素质势在必行。由于受到传统管理体制等各方面因素的影响，当前医院档案管理人员多为兼职人员，对于专业业务素质考察并不多，而且队伍的年龄普遍偏大，业务素质并不高，这就直接影响到了档案信息资源开发利用。医院档案信息资源开发利用是一个长期积累的过程，需要不断更新，因此需要具有一支业务精湛的专职队伍。为此，医院需要进一步加强人才素质的培养，可以在知识素质、分辨能力、意识等方面进一步做好培训，同时也可以适当引入外部档案管理人才，更好地满足档案资源开发的工作需求。