数据管理与档案信息服务创新研究

2020-11-23福建省宁德市不动产登记中心黄亨蕊

办公室业务 2020年15期

文/福建省宁德市不动产登记中心黄亨蕊

一、数据管理的具体定义

从发展的历程来看，数据管理并不是一个全新的概念，从计算机发明的那一刻起，数据管理就已经产生。随着时代环境的不断变化，数据管理到目前为止并没有一个统一的学界认知。大多数学者认为数据管理指的是计算机通过相应的操作系统实现对重要数据的分析、收集和应用的过程。非常重要的目标就在于充分地发挥数据本身对于生活和工作的重要作用，从而实现对数据价值的有效管理。由此可见，数据管理的重要核心内容就在于对数据的运用，这是数据管理过程当中非常重要的发展方向，通过对数据的全面应用，实现对企业决策的有效支持和社会管理的不断促进，进一步提升数据自身的服务利用价值。

二、加强对数据管理与档案信息服务创新研究的必要性

传统的档案信息记录方式主要以纸质方式为主，随着档案信息数量的不断增加，日益变多的纸质档案将会对存放产生巨大的挑战，同时由于纸质文档的数量众多，人们的档案查阅将会愈发困难，因此传统意义上的档案服务管理模式已经无法适应新时代的发展。随着大数据时代的来临，特别是数据管理技术的不断进步，一方面将大量的档案信息转化为数字信息储存更加方便；另外一方面借助高校的搜索引擎，使得人们对档案资料查阅也变得更加便捷，有效实现了新的时代下档案信息管理服务的进一步改革。同时大数据技术的不断进步，也为档案信息管理服务效率提升提供了更多的可能性，而随着我国信息技术的不断变革，中国的档案管理将逐渐向智慧化发展，特别是随着数据储存等一系列信息技术的不断进步将会使档案信息变得更加多元化和多样化，大数据时代的来临，将会对这些数据的有效归类整理提供更多的技术条件，使得整体的档案管理变得更加便捷。因此，这两者的有效融合还是非常有必要的。

三、数据管理对档案信息服务的影响

随着人们对于数据重要性认知的不断加强，本身所带来的价值，将会成为支撑国家发展的重要支柱，更好地实现数据管理将会对国家的全面发展以及服务机构的不断改革产生重要的影响，下面就数据管理对档案信息服务所带来的影响进行阐述。

（一）以用户为中心。我国传统的档案信息服务通常都是以档案馆为服务中心，用户需要什么样的内容，档案馆就提供什么样的内容，而这种被动服务模式使得我国档案管理更多的是一种收集和保管的工作，忽视了对档案信息服务核心概念的理解。这也导致了我国档案管理没有办法和社会发展得到一个有效的匹配。之所以出现这种情况，是因为没有实现以人为本的管理理念应用，关键应用并没有办法做到以人为中心。随着大数据时代的来临，社会对档案服务的要求变得越来越精确化和多样化，对于档案信息管理服务而言，将加速向以用户为中心的理念转变，并实现对于档案馆自身的资源进行重新管理组合，以实现更好地为用户服务。通过对用户相关的使用行为进行进一步的判断和分析，将档案信息服务由原来的固定模式转向多元化的模式，从而实现档案管理信息服务的全面转变。

（二）个性化的服务转变。信息管理长期以来是处于较为传统的管理模式，服务更多是依赖自身的经验和现有的资源内容，没有办法实现更多信息反馈的处理，也没有办法实现更多的档案资源准确分类，因此整个信息管理服务方式随着大数据的到来出现改变，将会从原来的粗放式管理转向精细化管理。档案信息管理服务将会以数据管理为出发点，通过更多核心技术的全面应用，面对用户档案需求的精准化分析，来更好地满足客户的使用服务标准。

（三）深度化的全面运营。现有的网络档案管理只是实现了对档案的寄存，并没有实现对档案信息的深度利用，因此随着大数据时代的到来，特别是更多先进技术的不断应用，有助于实现对档案信息的深入化处理提供更多的帮助和支持，同时更加强大的数据分析技术将会使得整体档案管理由原来的粗放式转向精准化多样化的管理，通过对档案价值进行有效的分析，实现对档案数据的深入利用，从而全面提升档案信息服务的质量和水平。

（四）向智能化方向全面转变。传统的档案信息管理更多是依赖于人自身的操作能力和服务水平，这对服务效率产生了巨大的束缚，而随着整体的信息技术得到提升，特别是计算机处理能力的不断进步，将会使得原来的档案管理逐渐转向智能化，通过计算机强大的运算能力，实现对多种数据资源的全面分类和进一步快速分析，建立更加高效化的档案信息服务平台，从而使档案信息服务变得越来越智能化。例如杭州市的房产档案馆已经做到了以大数据技术为支撑，实现了智能化的查档服务，从而使相应的房屋权属登记不再依赖于人工窗口进行运行，用户可以通过更加快捷的查询方式实现对信息的查询，从而实现了信息技术和档案信息服务管理的有效结合，进一步提升了档案信息服务水平。

四、数据管理和档案信息服务创新应用分析

（一）数据化服务。这里的数据化服务主要集中在两点，分别是开放服务和分析服务。在开放服务方面，随着大数据技术的不断应用，将会使得数据储存变得越来越简单，同时人工智能化技术提升也将会使得数据下载和分类变得极其容易，而随着政府部门信息开放程度的进一步加快，越来越多的数据查询服务将会成为档案信息管理服务过程当中重要的服务内容。而信息分析服务指的是档案信息服务中心通过实现对数据的全面加工和预测来进一步实现对数据价值的最大化开发，从而实现更多的数据资源共享，真正实现公民在数据分析方面应该获得的权利，实现公民对政府行为的有效监督。

（二）精确化服务。信息技术的不断变革使人们对数据的查询变得越来越简单，同时数据的来源也会变得越来越广泛。在海量数据面前实现有效的精准查询和分析，将会成为档案信息服务工作的主要内容，这也就会实现从原来的以档案信息管理服务为中心转向以用户的个性化使用需求为中心的转变。而精准化的服务将会使用户更好地实现对个人行为习惯的全面分析，实现针对用户的个性化服务。

（三）知识化服务。知识化服务将会成为信息管理服务和信息技术结合的重要发展服务方向，数据管理更多指的是通过数据分析技术来实现对数据隐藏价值的有效利用，而在这种情况之下产生的知识化服务将会成为重要的服务方向。通过强有力的数据甄别和模型分析，实现对隐藏知识元素的进一步挖掘，通过将档案用户自身的知识需求和相应的海量资源进行有效匹配，来实现为用户提供更多知识型产品，实现对于档案知识的进一步学习，从而将原来过于死板的档案管理转向新型档案管理。在知识化服务同时也会带来相应的智库分析作用，随着政策所面临的制定情况越来越复杂，特别是个性化需求不断增长的情况下，通过更加强有力的数据分析来实现对于人才和资源的全面管理，这是对档案管理的重要补充。因此档案馆可以通过构建多样化的数据分析库实现对个人信息数据的多种模型化分析，为相应的智库型服务提供有力的基础，同时随着大数据技术的进一步开发，档案管理可以根据政府和企业自身的使用需求，对各类档案数据进行进一步深入加工，提供更加准确化的咨询服务，使整体的档案管理变得更加高效和便捷，同时也为城市的发展和政府决策提供更为有力的帮助。