学校档案管理工作存在的问题及对策

文/山东省莱西市教育和体育局 周少峰

档案管理是学校管理的其中一个重要方面。学校档案主要包括文书档案、教学档案、教师业绩档案、基建与设备档案、会计档案、声像与实物档案等，既是学校管理和教育教学、财务工作的历史纪录，又是全校教职工工作成绩的客观见证，是教学常规管理的重要基础工程。

一、学校档案管理的主要任务

学校是教书育人的主阵地，也是人才的主要汇集地，学校人员主要由教师和学生两大群体构成，学校工作以教学为主要任务。这些决定了学校档案管理工作“以人为主”的显著特征。基于这种特征，要求学校档案管理人员必须树立人本理念，既要建好档案、存好档案，又要管好档案、用好档案，改革创新，与时俱进，全方位记录好学校发生的新变化、取得的新成绩，记录好师生日常学习、工作、生活情况，存档留痕，以备有据可查。

（一）实现学校档案管理的信息化。学校档案具有保密性。结合教育信息化工程推进，要建立“以县为主”的学校档案信息化管理平台，各个学校都要为档案室配备必要的电脑、打印机、复印机等基本设施，完善信息查询功能，安装视频监控设备，提高档案存取查找工作效率。要借助微博、微信等新媒体平台，加大对学校档案工作的宣传力度，拉近档案与群众之间的距离，利用档案努力为群众提供优质一流的服务。

（二）实现学校档案管理的专业化。各个学校都要选取专门人员负责学校档案管理工作，档案管理人员要求政治素质高、思想作风正、专业能力强，具有吃苦耐劳、担当作为的思想意识和责任担当。要坚持“请进来、走出去”，定期邀请专家到本地举办档案人员培训班，普及档案知识，提高工作水平，鼓励支持档案人员外出参加各种集中研秀和高端培训，开阔眼界，专于业务。要扩大档案人员参加职称评审比例，增加工作吸引力。

（三）实现学校档案管理的法治化。在全面依法治国的大形势下，学校档案也要依法管理。针对档案管理工作中存在的弊端和不足，必须建立一整套健全的制度体系，形成一整套完善的体制机制。要强化档案管理的规范化建设，明确建、管、用各个环节的工作要求，明确管理人员的职责任务网，实现依法建档、依法管档、依法用档。要建立问责机制，对违反档案管理规定要求的，严肃追究当事人及分管领导责任。

二、学校档案管理存在的主要问题

（一）对学校档案管理工作领导不力。有些学校对档案工作不重视，对档案工作的重要性严重缺乏正确认识，认为档案工作可有可无，从未开会研究过档案工作，并且平常不闻不问，甚至连续多年在档案基础建设上没有投入，导致档案室面积不足、设施设备配备不足，建设不达标。因为学校的错误认识，导致很多档案没有完整地保留下来，一到需要时候就无所适从。

（二）对有关资料收集归档不真实。一是收集整理的对象不明确，该收集的没有收集，不该收集的收集了。二是一些归档材料审核把关不严，存在虚假档案、错误档案，甚至有空挂档案现象。比如：有的学校人事档案干部“三龄两历”存在几种版本，信息不一致；有的学校干部年度考核表，要么本人连续几年雷同，要么多人雷同，照抄照搬问题严重。

（三）有关资料建档立档不规范。很多学校未配备专职档案人员，多数学校档案管理员由中层干部兼任，或由退居二线的老教师临时负责，这些人基本没有受过档案方面专业培训,不懂业务，对有关资料收集整理不够完整,档案整理分类缺乏系统性、准确性、科学性，对今后工作带来极大不便。

（四）信息化程度不高。随着社会发展，电子档案信息管理系统已得到普遍采用，特别是进入大数据时代，大量的数字图片、影像资料、打印材料涌现，传统的手写存档、实物存档逐步被电子存档取代。有些学校即使留存了电子档案，但没有建立起高效快捷的检索系统，无纸化阅档基本没有实施。这种情况不利于档案的科学化保管，工作效率大打折扣。

三、加强学校档案管理工作的对策

（一）进一步加强对学校档案工作的组织领导。各学校校长首先要提高思想认识，把学校档案管理工作放到一个更加突出的位置并予以足够重视。各学校还要建立校长任组长，教务、政教、后勤等处室负责人为成员的学校档案管理工作领导小组，定期召开会议、研究部署、督促指导学校档案工作。

（二）加强档案工作的基础建设。学校要按照标准要求，建设配备专门的档案室。要从办学经费中拿出专项资金，购置必需的橱柜、档案盒、影像资料设施、计算机、数码技术等设备。要加强档案室的安全设施建设，配置消防栓、灭火器、视频监控等设备，及时检修电路电线，消除火灾隐患，确保档案存放安全。

（三）加强档案工作的队伍建设。各学校要坚持专职为主、兼职为辅的原则，选拔培养专业的档案管理人员，实行梯次化培养、梯次化管理，确保人员不断层、管理不断档。要加强对档案工作人员的政治理论培训，着力提高思想道德素质；加强档案人员的作风建设，着力强化责任意识、担当意识、奉献意识；加强对档案工作人员的业务能力培训，确保胜任岗位工作。

（四）注重档案材料的收集整理。有关档案材料要及时收集、及时整理，及时建档入档。每个学期开学后，各学校首先要明确每个处室需要收集整理的重点材料。学期末，要分别汇报一学期来学校各自领域档案收集、整理、分类以及存在的问题等情况。每年寒暑假期间，各处室要将定型档案装订成册后移交到档案室,并查漏补缺，发现问题及时解决。

（五）做好档案材料的开发利用。各个学校要根据自身层次与特点，重点在校园文化、教育教学、学生管理等方面，对本校档案进行开发建设，将开发出的有价值的资源存入校园网络资源库，如本校教师的优秀教案、各学科的试题库、教育教学的优秀专题文章、校史中的大事记、有代表性的影像图片等，上传到网络，以供教师随时浏览使用。