知识管理背景下档案管理模式研究

2020-11-23吉林省梨树县医疗保险经办中心孙晓宇

办公室业务 2020年13期

文/吉林省梨树县医疗保险经办中心孙晓宇

档案管理是事业单位管理的基础，其重要性不言而喻。用有效方式实现档案管理的价值，不仅是事业单位进行档案建设的要求，也是实现国家文化建设政策的要求，特别是近年来中国事业单位改革步伐的加速，使得新的档案管理方法不断涌现。

一、知识管理与档案管理的关系

（一）知识管理概念分析。知识管理是在克服信息管理内在缺陷的基础上发展起来的，这是一种重视与人沟通作用的信息管理活动，其本质是将一切结构化以及非结构化的信息与使用规则相互关联起来，知识管理侧重于知识资产的竞争优势，重视学习创新，要求管理过程兼备灵活性、智能性、独创性等特征。

（二）知识管理与档案管理。档案管理活动与知识管理之间紧密相关，二者之间的相似之处在于推动社会发展的管理目的，存在一部分相重叠的管理对象。另外，档案管理和知识管理的管理过程有着密切关系，档案管理与知识管理同样需要对信息进行集中处理，也都同时适用于信息推广和元数据等其他技术。因此，研究知识管理对档案管理特别是事业单位的档案管理工作具有重要的现实意义。

二、当前事业单位档案管理存在的问题

（一）档案管理思想观念更新不及时。目前，部分事业单位的档案管理工作仍集中于材料的收集、分类、保存、咨询等方面。在年终总结阶段，负责档案管理工作的人员千篇一律，总是强调档案管理工作一年中提交了多少材料，或者是为多少人提供了咨询服务。他们认为档案管理的关键在于管理，工作人员的责任在于对档案资料的存放，重点工作要放在档案资料的防虫、防火、防潮、高温预防等方面。至于定期检查档案的存储状况，及时针对已经损坏的档案进行修复处置，档案资料的利用是否达到最大化与自己无关，档案管理不能适应单位发展的需要，思想处于落后状态。

（二）档案管理模式一味沿用旧例。时代不断发展，科技的应用越来越广泛。如今，先进的信息技术已广泛应用于工作及生活的各个领域。但是，有些单位没有意识到这一点，在档案管理上也没有及时引进先进技术，档案管理模式仍然沿用旧例，技术水平不高，从而影响到档案管理的效率。另外，在一些事业单位内部，档案管理工作人员在档案保存方面也存在问题，某些损坏或不完整的档案资料无法得到修复，资料丢失问题层出不穷。

（三）档案材料使用效率低。从档案材料使用实际情况来看，部分单位仍然存在一些不合理的地方。在使用档案材料的过程中，大多数是以借阅的形式或直接去档案室查询所需信息。此外，不属于单位内部在编的人员在查阅档案的过程中往往会受到较多限制。这些情况的出现将在一定程度上影响单位档案材料的有效共享和使用效率，造成档案材料存放虽多，但档案使用价值低等问题。

三、知识管理背景下如何创新档案管理模式

（一）树立档案管理的大局观念。从知识管理的角度，我们必须考虑档案管理工作的改进问题。这不仅需要与实践相结合，同时也需要进一步在档案管理的过程中确立大局观念。事业单位档案管理应当结合环境因素和其他有关因素加以综合考虑，同时我们还应注意事业单位的外部环境因素，明确管理重点。在实际的档案管理工作中，不仅要做好文件的收集和整理，还要意识到动态的知识信息化可以提高档案管理的工作效率，并通过这种方式建立相对完整的文件管理模式。要进一步分析事业单位档案管理的新理念，建立大局观，改变传统的狭义认知，并根据事业单位的档案管理要求和知识内容扩展管理内容。

（二）提高单位管理人员的素质。通过档案管理和知识资源的结合，有助于档案管理人员从简单的资料整理者转变为知识管理者。档案管理工作的特点、工作方式等均已发生了很大变化，对管理人员本身的要求也大大提高。长期以来，档案管理工作一直是以实体资料的管理作为基础，但现在依靠的主要是知识资源，需要高水平的业务人员。例如，将文件管理集成到网络系统后，档案管理人员应具有一定的网络安全知识，对安全问题保持敏感，及时发现网络系统中一些隐藏的风险因素，或者发现存在黑客攻击的可能，并能够积极进行应对。此外，由于档案管理逐渐朝着知识密集型的方向发展，因此要不断通过培训学习、实践操作练习等方式提高档案管理人员的整体素质。

（三）建立基于知识理念的档案管理制度。在构建基于知识理念的档案管理模式的过程中，第一，要在原有管理系统存在的基础上，建立适合于知识管理模式存在的系统。基于知识理念的事业单位档案管理模式的建立主要包括人员结构、文化思想、管理体系三个方面。其中，在事业单位档案管理部门中弘扬先进的文化思想尤为重要。应该努力在事业单位内部形成档案管理的文化观念，使档案管理人员在做好相关工作的同时，能够以基于知识理念的档案管理制度为指导，积极进行变革。人员结构是整个事业单位知识型工作组织建构的核心组成部分，主要是通过培养更加专业的档案管理人员队伍提高人员素质，除了具备专业知识之外，还可以要求他们掌握一定的管理文化知识。第二，对于分散在其他职能部门的档案管理人员，他们应该尽快了解档案管理模式和基本的工作理论，对保护档案的价值具有一定的认知，增强他们的档案管理知识理念。另外，对于档案管理系统的建设，还要建立并不断完善以服务为导向的档案管理制度，以提高知识理念在档案管理工作中的作用。

（四）积极应用先进的信息技术。为了实现事业单位档案管理的有效性，事业单位必须积极改变传统的管理方式，使先进的信息技术应用于档案管理，使其能够满足实际需要。因此，从该角度出发，档案管理需要积极引入先进信息技术，在特定的资料管理工作中有效利用技术力量，使档案管理工作具备现代信息化的特点。积极应用先进技术不仅有利于对档案进行分类，而且有利于后续管理工作更好地开展。在具体工作过程中，事业单位通常会累积很多原始文件信息。为了更好地处理这些资料，相关单位需要将数据输入到计算机的文件目录中，然后对信息进行处理和分类保存，并设置关键字作为搜索方式，方便后续的信息搜索工作。此外，原始文件信息也应及时上传到相关系统，并由具备一定安全系数的系统进行保存。如此一来，档案管理模式将更加信息化。但需要注意的是，在档案管理信息系统的建设过程中，有关人员必须从单位的实际情况出发，准确把握单位的发展趋势，以确保信息系统的安全稳定为目标，准确区分文件的安全管理级别，并提供相对应的管理措施。