大数据时代科研档案管理信息化建设研究

文/山东省农业科学院植物保护研究所 付亚萍

一、科研档案的重要性与特殊性

科研档案是对多年以来科学研究的记录，是对科技经验的总结，具有非常强的专业性和完整性。科学档案能给后来人带来的帮助就好比“巨人的肩膀”，因为每个阶段的研究成果，通常都是建立在对前人结论的探索与深化之上，档案与档案之间连贯性极强。这也就让每个时期的记录都变得尤为重要，同时也给科研档案的管理提出了更加严格的要求：即需要保持这种档案的完整性，不能使其中某一个链条发生断裂。只有这样，才能一直为科技的发展与进步保驾护航。但是随着时间的推移，传统的档案管理方式逐渐显露出各种弊端，对于很多问题没有办法及时解决，这也是科研机构需要推进科研档案管理信息化建设的关键原因。

二、科研档案管理信息化建设所面临的挑战

（一）科研档案信息化管理的意识薄弱。这是由上到下普遍存在的一个现象，即很多单位的管理人员对于科研档案管理信息化建设的问题，没有给予足够的关注。无论是对科研档案管理制定规范的工作人员，还是为档案管理提供监督的立法机构，都没有及时地把风口调向飞速发展的信息化建设，在科研档案的管理上就显得有些落后与疏忽。大多数管理人员仍旧保持着比较传统的观念，不能及时接受新模式的应用。因而在档案管理信息化建设上的成本投入就变得较少，不足以完成这种全面信息化平台的搭建。这种淡薄的意识，滞后的观念使得科研档案管理出现越来越多的问题，逐渐落于人后，这是亟待改变的。

（二）管理手段落后，无法快速应对变化。信息化建设意味着更多的可能，也需要更专业的能力去完成。相比较传统的档案管理，主要通过文字表格、照片和视频存档来记录科研的过程。信息化则将保存地点从纸上转移到了“云”上，电子数字资料成为各种资源的核心。想要保证新的档案能被及时上传和保存，必须要搭建一个成熟而稳定的数字化平台，同时需要有专人对于该平台进行维护，时刻守护科研档案。这也正是传统的科研档案管理所缺乏的，传统的科研机构大多不具有搭建平台的能力，也缺少能对信息化平台做定期维护的人才。因此不能及时地应对各种突发情况，可能会因为一些非人为因素造成科研档案缺损或丢失，这样的案例偶有发生。

（三）缺乏专业性较强的优秀档案管理人员。科研档案管理工作相较于其他类型的工作而言，显得有些枯燥，因而在人员招聘上，管理层会更倾向于挑选比较平稳的人来从事这份工作，这也造成了一定程度的人才流失。加之这份工作在当今市场的环境下，竞争力显得有些薄弱，就业形势难导致各大高校在开设这门专业时有了更多的顾虑，最终，走向市场的优秀档案管理人员越来越少。人才就是最核心的技术，优秀的档案管理人员，具有扎实的档案管理知识，能够沉着处理各种紧急情况，及时做出有效应对，能极大地提升档案管理的效率。缺乏专业性较强的档案管理人才，使得科研档案管理的工作没有办法与信息化时代相匹配。

（四）档案信息管理条例不明确，缺乏规范。在档案管理的过程中，我们需要分门别类，有针对性和目的性地去管理。然而现实生活中，往往存在的现象是，档案管理工作是一个部门中最“轻松”的工作之一，相当于闲职，人们普遍对于这份工作的认知是片面而又浅薄的。一部分企业甚至没有明确的档案管理条例和规范，这导致了档案管理人员在开展工作时，如同雾里看花，找寻不到方向。没有正确的方向，即使走得再快也是在偏离原来的终点。在对很多单位进行档案管理工作的考察时，经常会发现档案管理人员一问三不知，仅仅依靠书面的记录来进行统计和归纳，档案缺失，混乱的事情也时常发生。而有的企业明明制订了明确的管理条例，上行下效，指令却没有被认真执行。去不同的部门咨询，发现部门员工对于档案管理规范的认识不够清晰，模模糊糊，无体系和章法。这是科研档案在管理工作中必须要改进的地方，没有规矩，不成方圆。科研档案管理的重要性不容小觑，一旦发生混乱和缺失事故，对于科技的研发过程是重大的损失。

（五）网络安全问题频发令人担忧。科研档案大多涉及的内容属于国家机密，能够接触到的人少之又少，因此在档案保管的方式选择上十分谨慎。采取信息化建设的新型管理方式，就意味着要将这些珍贵的档案储存在“肉眼不可见”的虚拟世界。而近些年来，网络黑客盛行，即使是世界知名的互联网企业，也频频发生各种网络安全事件，令人忧心忡忡。举例来讲，目前，电子文档的传输主要是通过一些社交平台或者邮箱，一旦账号泄露，过往的机密文件很有可能被不法分子窃取。这样不安全的网络环境，给科研档案管理信息化建设增添了难度，提出了更高的标准。科研机构必须采取强有力的措施，来应对这种充满风险的网络环境。

三、推动科研档案管理信息化建设的策略

（一）树立科学信息化建设理念。科研机构的负责人员必须首当其冲，系统学习信息化建设的相关知识，充分认知到信息化建设对于科研档案管理的重要性，从而制定出相关的方案，来开展机构上下的信息化建设。树立这种科学性的理念，有助于在时代的快速变化中稳健掌舵，不被互联网的浪潮所吞没。在科研机构的实际工作中，负责人员应当将这种建设理念尽可能地落到实处，充分了解信息化技术在生活中的各种应用，提升自己在面对信息化挑战时的能力。机构负责人员作为第一梯队，需要将这种信息化知识传达到下面的全体工作人员那里。定期开展信息化建设的培训，提高整个集体对于大数据技术的掌控水平。

（二）完善信息化平台建设。想要完成科研档案管理从传统方式到信息化的转变，就必须通过信息收集、数字处理、电子传递等等多个环节，而这些环节都需要有一个完善的平台来作为支撑。因此，科研机构必须首要加强平台的基础设施建设，从设立一个研发部门，投入足够的资金，给予政策上的支持等各方面，快速搭建起这样一个能为档案管理工作人员所用的“云档案室”，包括完善与之配套的处理设备，营造良好的氛围和环境。一个平台想要长久运营，必须有专人负责维护。科研机构的信息化平台则需要具有更强的专业性的人员，来不断对平台进行查缺补漏，逐步优化。使得该平台在承载信息化建设的过程中，发挥最大的运用。

（三）建立专业的人才队伍。大数据时代光有信息化平台还不够，还需要专业的档案管理人员，使得科研档案管理工作的进展更加顺利和高效。这些都与传统的档案管理方式有很大不同，所以在科研机构招聘时，需要格外注意数字化处理、计算机技术应用这些方面有着充足经验的人员。除此之外，他们还要具备深厚的经验和实践能力，能够及时解决档案管理工作中出现的问题。拥有了一只专业的人才队伍，能够大幅度加快科研机构在信息化建设道路上的前进速度。这些专业人才可以通过分享的方式，来让机构里其他习惯了传统模式的工作人员，逐渐掌握信息化技术在我们生活中的运用。让科研档案从纸上转移到电子档案的过程更加顺畅，同时也能提高整个科研机构的信息化建设水平。

（四）提升团队数据素养能力。数据时代什么最重要，信息最重要。掌握了最新信息就是把控住了时代最尖端，而科研档案管理更加需要管理人员具有优秀的数据素养能力。在工作之外的生活中，科研档案管理人员应当积极学习互联网的知识，了解“云”的概念，吸收关于信息时代的最新科技知识，并且熟练地运用这些软件。科研档案管理工作人员应当以自己作为实验对象，养成随手上传保存、认真细致分类的好习惯。一个好的习惯的养成不在一朝一夕，因此，科研档案管理人员如果想要拥有很强的数据素养能力，就必须从点滴做起。一屋不扫何以扫天下，齐家才能修身，先达己而后才能达人。只有在平时能够把数据看的非常重要，才能够到了工作的紧要关头，保持冷静，迅速应对各种紧急情况。除了档案管理部门的工作人员，其他部门也是一样。信息化爆炸的时代对我们所有人都提出了这个需求，想要不被时代浪潮抛在后面，就必须勇往直前，及时抓住海浪的每一次席卷。举最简单的例子来说，对于这次疫情事件，武汉在最开始经历了至暗时刻，医护人员没有到位，医疗资源紧缺，没有及时隔离，人们对于病毒一无所知，感染的人数呈爆发式增长。这段时期很恐怖，也导致了几千个家庭妻离子散、家破人亡。但是最关键的是，我们挺过来了，国家启动战时状态，紧急调拨物资，全国的医疗团队连夜支援武汉，全体国民，团结一心，按照政府给出的隔离规定，遵纪守法，为这次疫情的顺利解决贡献了自己的力量。随着武汉解封，光明正逐渐到来，那么黑暗时刻就应该被抛弃了么？并不是，我们的档案管理工作者，史册记载人员，对疫情从爆发开始，每一个细节都进行了详细的数据收集、归纳、整理、分析。在疫情初期，我们的困难主要体现在哪些方面？缺乏医疗资源的现状怎么样才能快速解决？等到风平浪静的时候，我们再度回望，会发现这份从黑暗到光明的记载意义非凡。它将为我们铭记历史，如此才能更有信心地应对未来。数据素养能力是当今时代每个人都应该培养的能力，科研档案管理的工作人员首当其冲，必须尽快提升自己的这份能力。

（五）增强信息安全系统建设。在科研档案管理过程中，每个环节都应该保证严格和细致。这就需要制定规范化的管理标准，并监督各部门的工作人员认真执行。比如，一份档案的上传需要经过哪些人的审核，而这些审核需要在什么样的条件下完成，如果遇到突发情况应当如何应对，这些都必须有明确规定，让档案管理人员在工作时有据可依。此外，档案管理人员的安全意识也需要增强，对档案传递过程中的每个环节都严格把控，杜绝信息泄露的发生。对于网络安全问题的发生，科研机构需要聘请专人对信息化平台的网络环境进行维护，切实保障科研档案的机密性、完整性。

四、结语

大数据时代为科研档案管理带来了新的机遇，同时也触发了一定的风险与挑战。传统的模式已经无法适应新时代的发展，科研机构的工作人员只有抓住机遇，增强信息化建设的理念，完善信息化平台的建设，提升平时在工作中的数据素养，形成数据化信息化的习惯。在招聘的时候，要更多吸纳专业性的人才，提升科研机构信息化建设的水平，并且采取有力的措施保护网络安全，严格遵守管理标准，才能应对这个过程中面临的诸多挑战，使得科研档案管理的信息化建设快速发展，不断进步，迈入数字化的新时代。