社区矫正人员档案管理工作科学化水平提升对策

社区矫正人员档案属于社区矫正工作的真实反映，怎样更加高效地开展好社区矫正人员档案管理工作，对于社区矫正工作的有序推进至关重要。在实际工作中，必须要严格遵循档案管理工作涉及的相关规定，真正认识到社区矫正人员档案管理的重要意义，推进档案管理制度的构建与完善，借助于现代信息技术实现社区矫正人员档案管理效率不断提升。

一、社区矫正人员档案的特征分析

（一）形成动态性。所谓动态性，是社区矫正人员档案自身产生与形成时表现出的动态化特点，一般来说，反映在社区矫正人员档案的具体类型和实际内容两个层面。社区矫正人员档案正式立卷之后，矫正对象持续接受思想教育与各种行为改造活动，其自身思想和行为也处于转变之中，产生的文字材料日益增多，基层司法所管理人员每周都会对社区矫正人员实施考核，其行为、思想等情况会形成相应的档案材料。所以在实际工作中，应当开展好对新档案材料的收集工作，确保社区矫正人员档案的完善。

（二）格式规范性。《社区矫正执法文书格式》是组织推进社区矫正工作，进行社区矫正人员档案收集整理过程中必须要严格遵循的格式规范，也是确保社区矫正工作能够科学有效开展的重要保障。《社区矫正执法文书格式》基于司法机关社区矫正执法工作的实际需求，充分考虑社区矫正人员的具体情况，定义了20种社区矫正文书的类型，清楚规定文书内容必须要力求简洁，格式规范统一，不但要准确反映问题与事实，还要求在后期利用时具有较大的便携性。如此一来，将这些文书材料转化为社区矫正人员档案后，才可以实现统一规范管理。

（三）内容保密性。社区矫正人员档案中非常完整和规范地记录了矫正人员的基本信息、犯罪事实、社会关系等，其中常常会包含很多隐私信息，应避免出现泄露的情况，所以必须委派专人予以保管，同时社区矫正人员档案保存地点需要和办公区域隔离，建立完善档案查阅和借阅制度，未经允许禁止私自查阅或使用，防止社区矫正人员隐私泄露。在实际使用过程中，也应当注意控制好使用范围，如果使用时无意扩大了档案信息范围，必然会对社区矫正人员的个人隐私带来损害。另外，对于档案管理工作人员来说，禁止将档案转借他人，若档案主体为未成年人，因为其思想尚不成熟，在社区矫正时必须要依靠引导和教育为主，实施有针对性的矫正措施，从而更好地保护其身份，其矫正档案也需要专门的人员负责管理。

（四）管理专业性。社区矫正人员档案是随着社区矫正工作开展而逐渐形成的，可以说是对社区矫正工作进行记录的数据与信息，通常拥有相对固定的文件名与形成规律，按照统一的格式规范予以收集整理，从这几方面即能够了解到社区矫正人员档案管理的专业性特征。在实践管理的过程中，档案管理工作人员必须要充分意识到社区矫正人员档案管理的专业性，根据实际工作需要制定相应的管理机制和管理流程，这也是科学高效开展社区矫正人员档案管理工作的重要前提。

二、档案管理工作科学化水平的提升对策

（一）加强档案管理基础保障。一方面，应当积极开展好档案管理专业人才队伍的建设工作。社区矫正人员档案管理和普通的人事档案、会计档案管理工作存在一定的差异，其承担着更多的法律责任，自身所表现出的政策性与动态性更为突出，因此对档案管理人员的专业性提出了更高的要求。应当委派专门人员负责，真正确保档案管理人员思想认识到位、明确自身职责，定期组织开展业务培训和考核活动，应当进一步发挥出地方社区矫正机构的培训职能，结合实际情况对档案管理工作人员实施培训，进而打造出一支专业水平与业务能力较强的档案管理人员队伍，从而更好地适应现代社区矫正人员档案管理的实际需要；另一方面，必须要强化资金保证，进一步提高资金投入，确保社区矫正人员档案管理工作能够拥有更加齐全完善的软硬件条件和各种现代化信息化技术装备，创设良好的工作环境，这是档案管理工作高效开展的重要前提。

（二）建立完善档案管理制度。首先，应当坚持依法治档的思想认识，坚持以规章制度为起点，强化社区矫正人员档案管理制度的研究，在合理借鉴国外社区矫正人员档案管理制度的基础上，结合地方具体情况，不断探索设计出符合实际的档案管理制度，确保社区矫正人员档案管理活动能够严格按照制度规范来执行。其次，应当加快推进社区矫正人员档案统一化、规范化管理机制的构建，要结合执行档案、工作档案以及处罚类档案等各个类型的档案差异，结合市、县司法局、乡镇司法所对社区矫正人员管理工作的实际权限，结合各个类型的服刑人员在各个阶段的刑罚执行要求，建立完善有针对性的管理机制，确保各级机构在开展社区矫正人员档案管理过程中明确自身职责。

（三）加强档案管理规范化建设。尽快构建社区矫正人员档案规范化管理体系，对于形成的档案文件材料要第一时间整理收集，保证信息内容的准确性，同时需要把过去的纸质档案材料进行扫描后存储于计算机之内，合理划分其类型，实现分类管理，针对不同类型的档案实现规范管理，让各类档案之间可以相互联系，使用者能够更加快速准确找到自己所需的文件。另外，还需要开展好对社区矫正人员档案材料的原始真实性鉴别工作，社区矫正人员利用电话、互联网等渠道所作的汇报、报告等形成的音视频电子信息数据也应当第一时间进行采集并确保其妥善保管，针对社区矫正人员手机GPS定位监控的数据信息也应当及时归档，这些工作都需要一个更加规范化的管理体系，确保相关档案材料不遗漏、不丢失，提升社区矫正人员档案的准确性与完善性，为开展好社区矫正工作提供充足的保障。

（四）积极应用现代信息技术。进一步推进社区矫正人员档案管理信息化建设，尽快打造一个电子档案管理平台，让其成为有效的执法监管系统，依靠信息技术的优势来促进档案管理工作效率的提升。信息技术的推广与应用，让我们能够把过去社区矫正人员的纸质档案信息录入电子管理系统之内，为社区矫正人员分别创设档案文件库并做好备份，避免电子数据的丢失或损坏。同时，还需要重视保密工作，避免社区矫正人员档案资料泄露。需要认识到的一点是，在录入档案信息数据前，需要对矫正人员的基本信息再三确认，防止出现错漏，定期予以更新核实，避免后期查找利用过程中受到影响。最后应当根据社区矫正工作的开展情况第一时间对电子档案库予以更新，从而确保档案管理活动的及时性与准确性。

三、结语

总而言之，矫正人员档案属于社区矫正工作开展过程的重要记录，其本质属于司法文件的一种，承担着一定的法律效用，同时也影响到社区矫正服刑人员的合法权益，影响到司法公正以及法律的权威。所以必须要站在更高的层面来开展好社区矫正人员档案管理工作，采取科学有效的对策，确保社区矫正人员档案管理工作朝着更加科学化、规范化和高效化的方向发展。