浅谈国有企业档案管理工作存在的问题及对策

2020-11-23

办公室业务 2020年14期

国有施工企业在完善基础建设项目时，由于项目分布广、项目人员管理理念的差距等方面原因，在进行档案管理工作时，还存在许多的不足，形成企业发展的阻力。机场建设项目是大型且信息化强的项目，办公软件及办公方式都趋于科技化、信息化，在这样的背景下，做好民航档案管理工作迫在眉睫。本文主要结合档案管理工作存在的问题，从机场建设项目的实际情况出发，探讨完善国有企业档案管理工作的有效策略。

一、档案管理工作存在的问题

档案作为信息和文化的主要表达方式之一，不仅能保证企业各项管理工作有据可依，还起到不同时段工作的承接作用，减少管理人员工作的繁琐。但根据国有施工企业的发展现状来看，在档案管理工作上还存在许多问题，没有健全的管理制度和流程，机场建设项目因其分布较广的原因，部分资料在流转过程中出现遗失，导致整个档案管理工作出现缺陷。目前，国有企业档案管理工作主要存在以下几点问题：

（一）没有健全的管理制度和先进的管理设备。目前，国有企业档案管理部门的工作人员基本处于“兼职”状态，是其他岗位的人员进行兼管，缺少完善的档案管理制度。首先，在档案的收集管理工作上，没有健全的工作流程，导致部分应当收集的资料缺失，档案记录不够完善，这会导致整个档案资料失去原本的利用价值。档案资料在整个管理过程中是流动性的，特别是部分机场项目有关的资料，会存在借阅的现象，针对此，企业目前并没有完整的流程进行监督，导致资料内容泄露或遗失的不利现象。其次，档案管理需要有固定的档案室，并且完善相应的保管制度，若档案的存放设施出现不足，势必会在保管过程中，出现一定的损毁和遗失现象，这是档案管理中最容易出现的漏洞之一。最后，在档案管理的流程制度方面，也没有关于档案使用的完善流程，部分档案收集后没有得到恰当的利用，导致整个档案体系的意义没有被充分体现。造成以上不良现象的主要原因，是机场建设国有企业在整个管理体系中，主要以工程建设、项目发展、科学研究的管理工作为主，不重视竣工资料、施工合同、人员信息等档案的管理，从而没有设置相应的管理设备，加大了档案管理的工作量。

（二）档案管理方式不够科技化和信息化。在民航管理发展过程中，“无纸化”办公是各级管理人员都需要倡导和执行的管理模式。而在计算机网络技术的不断渗透下，企业档案的载体不再是单一的纸质版，更多的是使用电子版的存档模式。但国有施工企业并没有重视电子档案的发展和利用，没有专业的人员进行档案管理工作。机场建设项目现场施工人员素质参差不齐，对信息化的档案管理工作产生了很大的阻力。国有机场施工企业的档案是多样且复杂的，在没有引进先进档案管理设备前，在进行档案搜索和寻找的过程中，主要靠工作人员的手动操作，大大降低了档案的使用效率，也不利于企业的长远发展。

（三）缺乏专业的档案管理工作人员。人才是管理的主要执行者，各岗位需要有执行力和基本工作能力的员工，才能切实推动各项工作的有效开展。目前，国有机场建设企业的档案管理工作中，还缺乏专业的管理人才，没有先进的管理思路，导致整个档案管理工作趋于落后和不实用的状态。首先，前文提到，现今企业的档案管理人员并不是专业出身，是其他岗位的“兼职”，也就不能保证整个管理系统的高效运转。其次，档案管理工作人员对企业的档案没有正确的认识，毕竟档案管理工作是一项繁杂单一的工作，当工作人员没有认识到档案管理的重要性时，也就无法认真落实各项工作，完善档案管理工作的流程也就无从说起，而个人思想的懈怠，势必会影响到工作积极性和工作效率，在收集机场建设相关档案和资料的过程中，出现遗漏和损坏的情况，导致整个企业档案信息的准确性受到极大的影响。最后，个人能力能在工作和环境改变下得到提升，而计算机操作水平受多方面因素的限制，不能达到“短期速成”的效果，也就无法有效推动现代化企业管理工作的开展。

二、完善国有企业档案管理工作的策略

总之，国有企业的档案管理工作还需要得到切实有效的改善，保证档案的真实性、准确性和实用性，做机场建设强有力的后盾，有效推动施工企业的发展，为企业的经济效益和社会效益贡献力量。对此，需要针对档案管理存在的问题，制定切实有效的改善制度，创新档案管理工作理念，健全管理制度。具体策略阐述如下：

（一）健全档案管理制度。任何制度的制定都是为了保证工作的有效开展，对此，制度在制定期间，需要从企业发展的宏观角度出发，切实符合国家的相关要求，规范档案管理的各项制度。首先，需要依据我国对民航企业的具体要求，结合各项目的实际情况，设立项目上的管理制度，保证档案的收集、存档、保管、保密、使用等流程的完善。其次，为了提高档案管理工作人员的工作意识，鼓励机场建设人员将各项工作资料移交给档案管理部门，可采用物质奖励、精神奖励等激励方式，提高各部门员工的意识。机场建设项目的档案资料繁多，为了保证检索和使用的便捷性，需要做好档案资料分类管理的工作流程，制定统一的分类标准，让各级档案管理人员在实际操作过程中，有统一的规范制度。

（二）强化档案信息化操作。目前，多媒体、智能办公等现代化的管理技术被广泛运用在各行各业，国有施工企业各项资料的载体已经不再是单一的纸质版，现已经拓展到云端、电子版、U盘等各种现代化载体共存的状态。随着互联网技术的不断增加，保存档案的载体容量越来越大、越来越安全，在使用过程中也更加便捷，这种多元化发展的趋势，会影响到档案管理工作，也要求在进行档案管理工作时，要与时俱进，强化信息化操作流程，解放企业档案管理工作人员的“双手”，让工作人员将工作精力放在更有价值的事情上，不会在检索档案资料的过程中花费太长的时间。信息化的操作不仅利于档案管理人员的工作，也是企业在强大过程中的必经之路，只有不断推进现代化管理模式，才能有效促进各项管理工作的开展。

（三）强化档案管理工作人员的培训工作，提高管理人员工作能力。现阶段的机场建设工作中，档案管理人员不够专业，对岗位的职责理解不够深刻，导致企业的档案管理工作在有制度的情况下，并没有得到较好的发展，对此，提高工作人员的整体素质，才是完善档案管理工作的重要前提。首先，在进行人员选拔工作时，要做好专业能力的考核，确保工作人员了解档案管理的专业知识，并且有基本的现代化信息操作的技能，能做好施工档案、人员档案、行政档案等不同类别档案的分类管理工作。其次，对已经在职的档案管理人员，需要进行定期的培训工作，组织员工学习档案管理知识和现代化设备的操作，让工作人员先具备基本的知识体系，再进行能力结构的完善巩固。当然在整个培训过程中，要运用积极的思想观念，激励档案管理人员乐于思考，积极创新。