大数据背景下中职学校档案管理信息化建设

随着时代的进步和科技的进步，人们早已进入信息化时代，大数据越来越受到人们的关注。档案信息化成为近年来人们追求的一种档案管理方式。与以往的传统档案管理方式不同的是，档案的信息化能够适应互联网时代，而且更为便捷、易于存储和传播。因此在职业教育事业蓬勃发展的今天，中等职业教育作为中国教育事业的重要组成部分，档案的信息化管理也更应被推广和广泛使用在中等职业学校之中。基于大数据技术，将档案信息化建设融入职业教育现代化发展与管理中，也是一种进步。

一、中等职业学校档案建设现状

中职学校作为现代教育体系的重要部分，拥有规模庞大的生源数量，这就导致中职学校在档案管理方面，所要记录的信息量巨大、记录时间长、耗费大量的纸张、占用的人力较多。传统的档案管理以纸质为主，除了需要大量的文具资源消耗之外，还需要大量的时间和精力，并且在保存和运输的过程中容易丢失和错乱。传统的档案管理还会占用大量的空间。在后期维护中，需要耗费大量财力和人力，并且维护难度大，维护效果差。从档案管理角度来讲，一旦纸质档案丢失，就会影响学生的求学与教职工的教学评优。一些学校管理人员已经注意到中职学校档案管理所存在的落后问题，并引进了新型的信息化档案管理系统，取得了一系列的成效。不过随着信息技术的进步，中职院校档案管理自动化和信息化已经成为一种必然趋势，但是在大数据背景下，大数据技术应用于档案能够提升中职院校数据管理的水平。比如说，通过大数据进行档案管理，可以很清楚地了解生源状况，包括性别分别、年龄分布、地域分布等，还可以了解生源的大致成绩分布，这样就可以对学校教育教学工作管理提供更多有价值的参考建议等。

二、中等职业学校档案管理存在的问题

（一）中等职业学校对档案管理不够重视。对于档案管理的信息化建设，学校的重视程度是最重要的影响因素。一方面，由于中职院校的办学压力等因素，中职学校把大部分的时间精力都放在招生和学校的升学率上面，而档案管理的信息化建设常常被搁置；另一方面，因为档案管理的信息化建设需要引进新的信息系统，并且需要配备专业的管理人员，需要耗费大量的人力、物力和财力，一些学校负担不起这个开销，所以依旧会选择传统的档案管理方法。

（二）档案管理人员的素质低下。传统的档案管理体系中，工作人员只要具备简单的书写、记录能力就可以，但对于信息化背景下的档案管理需要有专业计算机知识的信息化人才，需要具备专业的技能。传统的档案管理人员对于档案管理信息化的开发、维护、管理等方面缺乏了解，导致现在档案管理人员的素质普遍低下，导致学校的档案管理信息化发展缓慢。

（三）大数据下的信息技术存在不足。信息技术给档案管理带来了巨大的机遇同时，也为档案管理带来了新的挑战。虽然我国科学技术正在迅速发展，但是数据安全依旧是一个严重的问题，数据的窃取和篡改的问题尚未得到解决，而且档案管理软件普遍存在管理人员混乱、级别权限不明等问题，缺乏构建档案信息化安全保障体系。如果应用大数据技术管理，不仅人才不足问题突出，并且隐私安全等无法得到完全保证。

三、中等职业学校档案管理信息化建设的措施

（一）学校重视档案管理信息化建设。首先，大数据技术应用的基础是信息化建设，要想让档案管理的信息化建设在中职学校广泛展开，得让学校领导看到档案管理信息化的优点。让学校明白档案管理信息化普及后，学校的档案储存和提取效率会直线上升。纵使信息化建设是一项耗费资金的工程，学校更应明白，拖延时间越长越要消耗更多的资金，学校应该确定信息化工程的时间和造价，避免拖延时间造成的资金消耗。其次，要让大数据技术真正在中职院校信息化管理中发挥作用和价值，大数据技术价值必须体现出来，否则的话，大部分中职院校并不愿意应用这些技术，这是实用价值观所决定的。

（二）提高档案管理人员的素质水平。在档案管理信息化下，新时期的档案管理工作具有很高的专业性，档案管理工作需要从业人员具有较高的职业素养，让档案管理工作变得更好、更有效。学校可以对档案管理人员进行专门的职业技术培训，通过讲解和实践，提高档案管理人员的综合素质，为档案管理信息化工作打下坚实基础。除此之外，学校可以聘请专业的档案管理专业人才，这些人才因为接受过系统的教育，对于档案管理的信息化有着实际的操作经验，能够真正推动中职院校档案管理信息化发展。

（三）国家政府加强对档案管理信息化的扶持力度。档案管理信息化的推广不仅需要从业人员和学校的支持，还应为社会、政府、国家所关注。一方面，国家可以指定和出台有利于大数据信息创新的政策和保护大数据科技创新的法律法规，支持鼓励大数据信息科技创新，为档案管理的信息化提供技术支撑；另一方面，国家可以加大对中等职业学校档案管理信息化的资金投入，防止学校因资金不足而暂停、放缓档案管理信息化现象的出现。从大数据本身发展的特点来讲，大数据需要海量的数据，数据量越大，越丰富，产生的价值和意义越大，国家从政府层面进行统筹，在提供扶持和帮助的同时，应建立统一的数据平台，让数据信息为国家职业教育发展服务。

（四）以服务为导向，坚持“循序渐进”的原则。一方面，档案管理信息化建设的最根本目的是利用其搞好档案管理工作。因此，必须强化档案管理人员的服务意识，提高档案管理工作的质量。通过咨询、查阅、编码等形式逐步加强服务功能，拓宽服务领域，为中职学校的稳定发展提供便利；另一方面，档案管理信息化建设作为一项十分复杂的系统工程，必须要按照“循序渐进”原则去进行，一旦急于求成，采取冒进、大跨步的方法，就很有可能给整个档案管理信息化带来巨大的问题，影响档案管理信息化的进一步发展。我国各地中职院校在档案管理方面的发展水平差异较大，因此档案管理信息化工作需要根据当地实际情况，一步步进行推进，让这些中职院校体验到信息化档案管理的好处，就会产生更大的积极性。

四、结论

总而言之，中职院校正在成为我国职业教育的中坚力量，在国家重视职业教育发展的今天，即将迎来大发展。在发展过程中，档案管理信息化是一项重要内容。档案管理信息化让过去费事费力的事情变得简单又方便，节省了人力物力，提高了工作效率。档案管理的信息化建设有利于中职学校提高工作效率，更好地服务学生和老师，提高学校的工作水平，进一步推动我国教育事业进一步蓬勃发展。在档案管理中，大数据技术应用将会变成一种趋势。