对基层水利档案工作信息化建设的思考

2020-11-23

办公室业务 2020年14期

基层水利档案工作，就是在相关项目实践阶段，通过对过往工作经验、工作流程、技术手段等各项工作信息进行搜集与整理，能够给后期的水利工程建设提供良好的依据基础，对从事相关的实验研究也有着信息资料保障作用。从现阶段水利事业发展实际情况来看，信息化建设必然要从档案管理工作入手，探索提升档案工作有效性的措施方法，并注重技术的优化应用与完善。

一、基层水利档案工作信息化建设的意义

现代科技不断发展进步，我国的水利事业发展也获得了推进力量。从现代社会发展实际情况来看，需加大信息化建设力度。水利事业创新发展能在新时代的背景之下获得驱动力量。现阶段水利事业已经进入一个飞速发展阶段，涉及防洪防汛、公民用水、养殖产业等诸多方面。多个领域与水利交叉进行，确保水利工程自身的安全性与稳定性是十分必要的。水利工程建设与应用质量提升，需要在信息化的背景之下，将传统水利发展为适应现代水利是时代需求，确保基层水利档案管理工作能够明确核心要求，并注重其中的技术引导作用，则我国的水利事业才能按照既定的发展目标顺利推进。

现阶段各个地区的水利事业不断发展进步，档案管理工作所涉及的内容显著增多。不同的档案管理信息差异性较为明显，导致档案的基本类型以及目标需要都有着多元化的特征，对于管理工作人员来讲，实践操作的难度也大大提升。针对现阶段水利事业发展实际情况，面对档案数量急剧增多的产业发展形势，推进信息化建设，提升水利档案管理的实效性，信息化建设的价值影响作用由此展现出来。

二、基层水利档案工作实际及信息化建设问题

（一）基层水利档案工作。在档案管理阶段，结合我国的法律规范基本要求，将档案管理工作不断推进，通过建立规章制度的基本形式，使档案管理工作团队有了良好的依据。现阶段各地区水利管理相关部门，将档案管理工作的重要性明确起来，不同的层级设置，则个人的责任主体目标也有着较大的差异性。基层档案管理需要将档案材料搜集与归档工作落实到位，避免在此环节出现档案材料的遗失，影响信息的真实性与可靠性。定期将档案信息移交到资料存储室，通过对档案信息进行开发利用，能够给相应用户提供更好的服务与保障，确保档案管理现代化不断推进，档案管理工作在不同部门的配合之下有序进行。

（二）基层水利档案工作问题所在。从水利管理实际来看，基础性的工作获得上级领导的支持，才能确保各阶段的工作目标能够平稳有序地推进。但是部分基层单位对档案信息化建设的重视程度不足，就会出现经费投入有限，以及约束管理力度不够的现象，此时档案管理工作流于形式的现象是普遍存在的。基层水利档案信息化发展的平衡性不足，一些单位已经结合自己的实际情况，将信息系统构建起来。而部分单位甚至连计算机配置工作都未能落实到位，这些都是导致档案管理未能达成信息化目标的主要原因。另外，是档案管理的隐患性问题，由于信息化建设缺乏足够的资金保障条件，在规章制度建立期间，管理人员实践工作的规范意识未能有效建立起来。尤其在信息网络环境影响之下，如果对一些上传档案的审核或录入缺乏良好的职业道德与安全意识，则操作规范性不足，后续未能实现对档案信息资料的备份处理，都会导致信息系统运行阶段出现各类安全问题。

三、基层水利档案工作信息化建设的相关措施方法

（一）档案管理理念转变。基层档案管理工作需要确保在管理人员引导之下顺利进行，管理人员具备良好的管理理念与现代化产业发展的基本意识，则信息化建设就能获得良好的基础条件。所以基层水利单位的领导人员需要对各项工作足够重视，鼓励员工积极参与档案管理的信息化建设。在上级领导的指引下，需要对档案管理工作给予足够的支持，并在初期做好宣传引导工作，使得员工有意识地确立自己的信息化建设发展目标，员工的思想认知逐步确立起来，则个人的知识结构不断调整，能够适应现代化、信息化的产业发展实际需求。

（二）注重管理人员培训与引导。基层水利档案管理工作顺利完成，离不开具备专业素养的管理人员支持。所以日常注重对管理人员的全面指导确保其专业能力、职业素养都能达成行业目标是十分关键的。首先，在员工聘用期间，需要对其专业能力进行考核，确保在了解管理人员专业素养的基础上，后期才能下达各个阶段的工作目标，如果未能满足工作要求，则不予录用。其次，是对管理人员进行全面的组织与引导，注重员工对新设备、新技术的操作能力拓展，可以安排员工参与一些项目现场，给予员工现场学习的机会，在实践中不断提升自己的专业素养。管理人员需要有意识地进行自我改进、自我反思，通过紧抓部门工作的途径，从源头开始对信息化建设提供良好保障基础。

（三）建立档案信息资源共享机制。基层不同单位的工作差异性较大，政府相关部门在进行基层管理阶段，需要推进信息共享工作，通过网络管理体系的构建，利用科技手段将各个区域的水利工程档案搜集起来。此时管理部门对基层水利档案管理工作足够了解，此时信息化的建设还能将不同单位的档案调用工作做好，也就是说当水利工程档案丢失或需要临时调用时，可以从上级部门所建立的档案信息库直接进行调用，通过对档案信息的安全管理，则员工的安全意识能有效提升，在档案管理工作阶段注重个人的专业性。通过定期组织基层部门参与研讨会议的途径，各个单位有机会一起讨论，在档案信息化建设方面的问题，注重对档案信息化进度进行调控，各个部门有机会反思自身在实践工作阶段的不足，并实际采纳改进与优化方案。此时基层单位对各个阶段的水利工程项目落实情况有一个更为全面的了解。

（四）注重水利工程档案管理体制建设。为确保水利档案管理信息化建设顺利进行，将管理制度优化建立起来是十分必要的，成立监督管理部门，各个阶段的档案管理工作能够在监督引导之下顺利进行。针对档案管理工作人员可能会存在的工作疏失，需要在完善信息化管理制度的基础上，做好对这部分员工的管理与引导，避免出现违法乱纪的现象。档案管理人员在信息化建设阶段的工作意识提升，能够有意识地进行自我专业能力的拓展，提升信息化建设的整体速率。水利单位需要快速建立档案管理部门，做好对各类硬件条件、管理设施的投入，信息化建设能够获得良好的资金条件，则档案管理的安全性与有效性全面提升，能够起到推进水利工程项目建设的基本作用。

（五）注重信息化管理规范体系的构建。确立技术手段在档案信息化管理阶段的重要影响意义，在完成相应设备条件配置之后，通过软件与硬件协调应用的途径，办公自动化系统建设也是十分必要的，在保障安全的基础上，系统运行质量显著提升。在信息化管理阶段，档案的保存载体是多种多样的，而且档案彼此之间的联系性相对较低，系统软件应用的功能性、兼容性问题集中处理，并建立规范管理体系，确保设备、技术全面应用起来，后期档案管理的标准化、规范化的目标也能顺利完成。