信息技术服务于人事档案管理工作研究

2020-11-23

办公室业务 2020年14期

一、档案信息管理的重要性

目前，以互联网技术为核心的信息技术被广泛应用于各个行业，极大提升了各个行业工作的效率。在传统的档案管理过程中，各种档案信息需要使用纸质介质进行存储，但是使用纸质介质进行储存具有一定的安全隐患，在存储过程中会受到外界环境的影响，这样就能够使得一些重要的信息丢失。但是信息化技术能够有效解决这个问题，目前通过相关的信息管理软件和管理系统能够将档案信息储存在数据库或者是硬盘、磁盘中，这样就保障了信息在储存过程中不会随着时间的推移出现信息的丢失等问题。这种技术大大提升了企业开展信息管理的效率和质量。所谓的信息化管理过程就是通过利用信息管理系统和信息管理技术来对于相应的档案信息进行分类、管理和储存，在储存过程中需要按照我国档案管理的相关需求和相关要求进行相应的管理存储，从而便于查阅和整理。

二、档案信息管理存在的问题

（一）档案管理人员的综合能力水平不高。信息管理应用大大提升了档案管理的效率，传统的纸质档案管理不但管理效率低，而且不便于信息长时间储存。但是信息技术应用于档案管理过程中对于管理人员提出了新的挑战，档案管理人员大多数不具备档案专业知识，在软件管理能力方面也有所欠缺，这样对于开展工作十分不利。信息管理系统需要管理人员有效掌握软件相关使用以及对于数据库等知识有所了解，这不同于传统档案管理，传统的档案管理仅仅需要工作人员掌握信息管理的相关知识，能够对于档案进行有效整理、分类和存储，但是在信息化的条件下，对于管理人员的信息管理能力有了更高的要求。此外，档案管理也是一项服务和管理工作，对于管理人员的创造力并不高，这样导致管理人员的综合业务能力不强，信息化管理技术和软件应用对于他们来说是一个新的挑战，企业在发展和建设过程中，需要建立完善的绩效考核机制来不断督促管理人员综合能力的提升，从而更好地提升他们的综合能力。目前很多单位的考核指标过于陈旧，很难有效激发管理人员的积极性，导致管理人员开展工作时积极性不高，不利于提升档案管理工作效率。

（二）信息管理系统存在着很大的安全隐患。现阶段，为了档案管理信息系统的安全性，很多单位应用了很多技术手段，其中一个十分常见的技术是通过交换机的端口绑定实际的MAC地址和IP地址来抵御外界黑客的非法入侵，这种方法具有一定的效果，但是在长期应用过程中也存在很大的安全隐患，主要表现在以下几个方面：第一，在将端口和主机绑定的过程中，需要对于每一台电脑进行相应的设置，这样显著增加了工作的强度和难度，而且设置过程十分繁琐。第二，随着黑客入侵技术的提高，黑客在选择入侵过程中能够轻易修改实际电脑的MAC和IP地址，或者直接伪装成相应的地址进行入侵，这样就能够轻易蒙蔽信息系统，从而轻易进入系统当中获得所需要的数据。这种技术目前已经被时代淘汰。信息系统安全管理系统建设主要是提高系统对于外部恶意攻击的抵御，从而成功将各种外界入侵进行有效拦截，但是目前使用的入侵拦截相关技术具有一定的局限性，在拦截成功率和可靠性方面还存在着很大的问题。现在大多数企业系统使用的是IDS入侵检测系统，这种系统具有一定的优势，对于一般的入侵具有一定的拦截能力。

三、信息化条件下档案管理与服务创新的建议

（一）加强信息系统建设。新时期对档案管理人员使用信息能力提出了新的要求和新的期望，不仅要求管理人员具有较强的业务能力，同时又要具有良好的对外沟通和服务能力。另外，还要具有相关信息软件使用的相关经验。平时工作中要加强档案管理者信息技术培训，尤其培训使用信息管理系统的能力。每一个单位对于信息技术的能力要求是不同的，因此各个单位在建立自己的档案信息管理系统时，要从实际情况出发，从而使得信息系统更好地服务于单位的档案管理工作。另外，为了使得管理人员更好开展社会保险管理工作，必须在工作中熟练掌握各种信息管理软件和信息管理系统，因此单位需要加强对于管理人员的培训力度，从而更好帮助档案管理掌握相关管理技术。

（二）制定合理的考核制度和培养计划。为了更好促进信息技术在人事档案管理中的应用，需要企业制定新的考核机制，从而更好激发档案管理工作的积极性。在制定绩效考核机制的过程中，可以结合信息技术相关特点来对员工进行考核，督促他们掌握相关软件使用以及管理系统的使用。在具体考核指标量化过程中，可以结合企业实际发展需求来制定，考核目的是为了帮助员工发现工作中存在的不足，帮助员工提升自己。同时，为了普及档案信息管理系统相关知识，企业在制定职员的培训计划时，要充分结合自身档案建设的方向来制定合适的培养计划，使得档案管理人员尽快掌握档案管理的技巧和专业技能，提高员工的专业素质和能力水平。

（三）加强电子信息技术的应用。为了更好地将信息化技术应用到人事档案管理过程中，首先要做好信息系统安全防护技术。人事档案是十分重要的机密资料，一旦数据泄露，就会造成十分严重的损失，因此为了加强信息系统安全建设，企业需要根据人事档案管理需要，落实好信息安全防护系统建设过程，使得这个防护系统能够将入侵检测和入侵防护更好结合在一起，从而更好抵御外部的恶意攻击。在构建管理系统过程中，需要从以下方面出发：第一，要对于企业系统防护系统登记和防护能力进行科学合理地评估，对于系统存在的安全漏洞进行详细排查，从而制定更加完善的修补方案，通过建立不同的权限访问制度来加强对于核心数据的保护力度。第二，要加强对入侵检测系统的建立，有效防止各种非法入侵和病毒攻击，充分利用强大的杀毒软件和相关信息安全技术，保障信息系统防护等级，从而维护企业内部数据安全性和稳定性。经常提醒相关人员进行杀毒软件和系统补丁的升级，从而提高相关工作人员的安全防护意识，从而有效降低潜在的信息安全风险。第三，建立完善的信息服务管理制度，完善紧急服务系统，做好关键数据的备份，同时利用数据恢复技术及时恢复重要数据。通过完善管理来提高信息管理的质量，从而提供更加优质的服务。