企业档案信息化建设与档案管理的思考

2020-11-23

办公室业务 2020年14期

档案管理的基础就是档案信息化建设，二者之间属于包含和被包含的关系，档案管理以档案信息化为基础，档案信息化以档案管理为最终目的，二者相辅相成，共同为对方提供便利。所以，档案管理人员要具备专业的档案管理技能，确保管理的安全性和档案工作中零失误，让档案信息化和档案管理共同进步，共同促进企业的发展。

一、档案信息化建设内容

档案信息化，从字面上来解释这个名词，它的意思就是把档案按照信息记录的方式进行整理，便于对档案的利用。总体来说，档案信息化可以分为整体和细节两类。从整体来看，就是一面很复杂的档案信息关系网，那么档案信息化就是要捋清这个关系网之间的联系，然后进行信息化归纳整理，把我国所有的信息都归纳整理好之后，然后在各个行业之间进行融合，档案信息化以公开透明的方式呈现在管理人员的眼前，便于档案的融合和管理人员的利用。从细节上看，就是档案信息内部的事情，档案就像档案信息的毛细血管，是整体档案的分支，各司其职的同时又相互联系。随着我国科技的发展，档案信息整理也有了很大的进步，档案信息更加细致、全面，便于查找，同时也可以在档案中寻找到更加符合实际的档案信息，为人们所利用。所以，在档案信息化建设中，只有从整体和细节两个方面共同入手，才可以建设出更好的档案信息化，才可以让档案信息化在现代社会快速发展，为人们提供便利，为社会作出贡献。

二、影响企业档案信息化建设与管理效率的因素

（一）缺乏正确认识，重视度不高。随着信息时代的发展，企业在经营管理工作中广泛运用公文处理、合同管理、人力资源管理、财务共享、采集等各类管理系统、应用程序的数字化等，传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。所以需要改变以往的管理方式，找到正确的方法，适应现在社会的需要。这个可以从根本上提高员工对档案管理的重视程度，但是部分档案管理人员对其重视度不高，或者换一种说法，就是认为档案管理没有必要那么麻烦，认为传统的管理模式尚且能够满足当前的需求，对档案管理系统的需求并不迫切，思想上出现的问题，对档案管理的重视程度不高，这就会阻碍企业信息化建设的步伐，也会降低档案管理的效率。同时也会出现管理人员素质参差不齐。

（二）档案管理不规范，标准不统一。好的档案管理流程需要准确无误进行，各种档案管理设施齐全完整，档案管理技术也挑不出任何的毛病，档案管理整套操作不会出现失误，档案信息化和档案管理可以无嫌隙衔接，互相配合，这样才是一个完美的档案管理信息化系统。在档案信息化建设过程中，虽然大多数应用软件能够满足完成电子公文的日常管理工作，但是在档案管理信息化方面，只有少数专业软件能够满足其工作要求。因此管理流程的设置、管理标准的制定和统一在档案管理系统的应用方面至关重要。缺乏科学的组织和规划是企业推进档案信息化建设过程中面临的一个突出问题，部分企业在信息化建设时，没有进行科学的规划，没有设置统一的标准，导致档案管理系统流程不合理，利用不顺畅，工作效率低下，低水平重复建设和各自为政的现象时常发生，导致企业的一些档案信息不能被正确使用。同时，企业档案管理规范的缺乏和相对落后，与经营管理的各个环节缺乏有效联络，导致企业档案信息资源管理与企业各个环节的信息管理之间缺乏有效的衔接。

（三）档案管理人员专业水平不够。企业档案管理人员中，大多数是兼职档案管理人员，只有少部分是专职档案管理人员，所以档案管理人员的专业水平参差不齐。兼职档案员由于没有经过专业的学习和系统培训，只是凭借计算机操作经验来管理档案系统，出现问题不能及时解决，只能坐等专业技术人员前来解决。另外，由于专业知识的缺乏，在实际使用管理系统软件时，难免会出现归档文件不及时，甚至导致信息错误的发生。这些问题的存在，严重制约了企业档案管理的创新和发展。

（四）网络安全处理能力有待提高。档案管理和互联网的安全等级有着很密切的关系，企业的档案和信息都很重要，有的档案和各个行业都有关系，如因为互联网问题导致重要的档案泄露出去，那么对整个档案库的档案和整个公司都会产生不好的影响，因为档案信息泄露是很严重的事情。这种情况如果发生，证明企业档案信息系统的安全问题根本不完善，员工对档案信息的态度也不是很重视，如果这样的事情发生，那么对企业甚至整个社会，都会有很严重的损失。

三、档案管理思考措施

（一）提高档案意识，增强从业人员素养。由于管理人员对档案管理的意识不强，才会有那么多的问题出现。首先，企业应该重视档案信息化工作人员的全面培训，让档案管理工作人员充分认识档案信息的重要性，加强培养工作人员的实践能力，对档案信息的一系列设施都可以熟悉使用。其次，企业应给档案管理人员提供更多的向外界学习的机会，在传统档案管理模式的基础上进行创新，找到更好的发展模式，使工作人员最大程度掌握相关技能，将其工作效率发挥到最高水平。最后，应建立职业归属感。企业应注重档案管理人员的职业需求，为其创造更多的施展空间，通过采取各种有效手段，将档案资源的“管理者”升级为档案资源的“开发者”，为档案信息化建设奠定坚实的人才基础。

（二）制定管理规范，健全和完善标准体系。随着科学技术的持续发展和进步，企业管理日益步入精细化管理，档案管理也应与时俱进，创新出一套更符合现代社会的模式，被现代社会所接受，被工作人员所接纳，规范档案管理流程，为实现企业档案信息资源管理各环节的有序衔接和持续发展奠定良好的基础。制定相关的管理规范，一方面可以约束工作人员，另一方面还可以警醒告诫工作人员对待档案管理要细心。

（三）完善基础设施，建立网络安全屏障。随着我国现代科技的进步，电子计算机的手段已经越来越高明，为了防止重要档案被窃取，档案管理部门必须加强对档案基础设施的建设。在档案室安装监控设备，并且采取有效的技术手段，对计算机进行加密，安装防火墙和杀毒软件、数字证书、设立安全警报系统等保护手段，构建档案信息的安全防护体系。同时，应该培养专业性的技术型人才，可以随时随地注意档案信息的安全状况，这样在发生安全事故时，可以进行挽回，避免出现严重的损失。另外，要强化档案工作人员的安全意识，定期对相关管理人员及业务人员进行档案信息的系统培训，增加工作人员对档案管理的亲和力，让工作人员认识到档案管理的重要性，让危险没有可乘之机。总之，企业必须多措并举，采用多样化的安全防范措施，建立网络安全屏障，确保企业档案信息的安全。