新时期民政档案信息化管理与利用问题探讨

我国民政档案管理工作的执行部门主要是民政局，其主要职责是保障所在地区居民的基本生活权益，维护社会稳定与发展。新时期社会形势更加复杂，民政档案管理工作同样面临着一系列的挑战，互联网的出现使人们的生活节奏不断加快，同时对民政档案获取和处理的速度和准确性也提出了更高的要求。为了保障民政部门工作职能的正常发挥，更好地服务于社会，民政档案管理信息化建设工作势在必行。民政档案的信息化建设工作主要通过利用计算机将传统的纸质档案转化为数字档案进行存储，建立相应的民政档案数据库，并对其进行一定的整理、开发和利用。

一、新时期民政档案信息化建设工作的重要性

（一）民政档案信息化建设有利于提高工作效率。在互联网尚未普及之前，民政档案存储媒介主要是纸质工具，当工作人员想要进行信息检索及处理操作时，必须要依靠手工操作，同时由于民政档案数量众多，想要对特定某一人的信息进行查找，需要消耗大量的时间和精力。工作人员在对所需要的档案进行处理时还要经过一系列复杂的程序和交接手续，这同样会降低工作效率，档案查询和处理的难度使得现有资源的利用率下降，其应有的服务功能同样也会降低。在信息技术问世之后，我们可以通过建设信息化民政档案管理平台，将纸质档案以数字媒介进行存储，并建立具备检索、处理等功能的数据库，大大降低档案查询的难度，节约时间，提高工作人员的工作效率。

（二）民政档案信息化建设有利于充分开发和利用现有资源。开展民政档案信息化建设工作可以对原有纸质档案进行整理归类，实现现有资源的合理分配和科学使用，促使民政档案管理工作实现信息化、数字化和规范化，提高对现有资源的利用率。通过利用信息技术建立标准数据库，可以减少在检索时由于数目过大而造成的无法找到所需档案的情况，还可以避免存储时发生的意外损坏。在信息化管理平台中通过关键词进行检索，可迅速找到所需要的全部内容，工作人员根据需要进行筛选，从而提高资源利用率。

二、新时期民政档案信息化管理与利用问题

（一）民政档案信息共享程度不够。现阶段，我国各地区民政局所存储的个人档案之间共享程度不够高，处于同一省的民政部门之间可以实现资源共享，而异省之间的民政档案则处于不透明状态。以婚姻登记为例，登记者在相应地区的民政局进行登记结婚时，工作人员在系统中只能看到本省的信息，无法查询在其他省的婚姻登记状况，若登记者在其他省市处于已婚状态而在本市系统却无法查询，登记者就可以实现跨省重婚，此时经办婚姻登记的工作人员就会存在风险。由于民政档案共享程度不够，可能导致一些不法分子钻空子，不仅会给经办工作人员带来风险，还会给普通民众造成精神财产损失。

（二）管理部门对于民政档案信息化建设重视程度不够。通过对我国各地区民政部门信息化建设成果的调查分析，我们可以发现当前还有许多管理人员没有认识到实行民政档案信息化建设对于开展工作的重要性，许多单位的信息化建设仅仅是搞形式主义，虽然也有相应的进展，但其主要目的是为了应对相关领导部门的检查，信息化管理平台相应的功能模块还不够完善。同时由于上级领导的重视程度不够，工作人员在开展民政档案信息化建设工作之时缺乏必要的支持和配合，进而影响整体进程。

（三）基础设备配置不够完备。民政档案信息化管理和利用工作的开展需要与其相匹配的硬件设备和软件设备，但在工作中由于上级领导重视程度不够和经费限制等原因，许多地区民政部门的基础设施配置还不够完善，数量也远远无法满足工作需求。对民政档案进行信息化管理与利用不仅需要依靠计算机、存储器等硬件设备，还需要相应的操作软件、数据库等软件系统，为了实现各地区之间的传输和共享，必须要保证网络连接。目前我国基本实现了网络的全覆盖，民政部门的计算机配置也基本可以做到全面覆盖，因此民政档案信息化管理和利用工作中基础设备配置的重点是操作系统和相应的数据库，软件设施的不足是制约信息化管理工作发展的一个重要原因。

（四）民政档案信息化管理规范程度不够。利用信息技术进行民政档案的管理和利用工作是一个全新的实践，此前我们并没有相关的管理经验，因此现阶段在开展工作之时还存在着许多的问题，需要重点解决的就是管理规范化程度不够问题。各地区在进行民政档案数据库建设之时需要收集信息，但目前还没有制定规范化的收集标准，因此工作人员所收集的资料和档案可能存在内容丢失或者格式不规范的问题。其次，民政部门对于信息化档案的整理程序没有通用的标准，导致工作人员在查询和操作过程中存在困难。同时信息化操作系统在调阅档案时的审查程序缺少规范化，在外部人员访问时有可能存在泄密风险。

（五）工作人员素质与能力不匹配。民政档案信息化管理与利用工作的开展与传统的档案管理工作方式不同，工作人员不仅需要具备相应的民政档案管理经验，还需要对计算机技术进行一定的了解，能够正确使用现有的信息化操作系统。但通过对目前民政部门工作人员能力和素质的调查结果看，能够熟练操作信息化管理系统的人数比较少，绝大部分工作人员缺乏对计算机知识的了解和应用，在操作时也往往会出现失误，进而影响工作效率。

三、新时期民政档案信息化管理与利用措施

（一）完善现有民政档案信息化管理系统。为了解决上述问题，民政部门的首要任务是完善现有的民政档案信息化管理系统，提高资源共享的程度，建立相应的规范化管理标准。各部门领导应加强对民政档案信息化建设的重视程度，加大资金投入，以完善各部门基础设施配置，保证工作的正常开展。工作人员在进行信息化资料库数据收集工作时要严格遵守现有的法律法规，务必保证所收集内容的准确性。同时为了保证工作开展的规范化，相关部门应加紧制定相应的规范化管理标准，明确各个部门的职责和任务，做到分工明确，同时对于借阅等流程也要进行规范化，以减少档案泄露的可能性。

（二）提供工作人员素质与能力。工作人员的素质和能力决定了民政档案信息化管理和利用工作开展的有效性，现阶段很大一部分工作人员对计算机技术的了解不够，使得信息化管理系统的职能无法得到充分发挥。因此民政部门应组织开展相应的专业知识培训活动，提高工作人员的应用能力和动手操作能力，提高其工作效率。

（三）建立相应的安全保障体系。民政档案信息化管理系统虽然脱离了传统的纸质存储设备，但依然会不可避免地面临一系列安全风险，因此做好安全保障工作对于民政部门和广大人民群众是至关重要的。信息化管理系统所面临的风险一方面来源于内部工作人员的操作失误，另一方面来源于外部病毒的攻击。因此民政部门一方面应聘请专业的计算机工作人员建立全面可靠的安全保障系统以减少被外部窃取机密的可能性，另一方面应加强对内部工作人员的管理，通过讲座宣传等形式提高其安全意识。

四、结语

利用信息技术开展民政档案管理和利用可以大大提高工作效率，提高民政部门的服务水平。但现阶段信息化管理与利用工作中依然存在一系列的问题需要解决，民政部门应结合社会发展实际，不断完善其信息化管理系统，提高员工的工作能力，加快实现资源共享。