档案信息化建设与管理工作探讨

2020-11-23

办公室业务 2020年14期

档案的信息化建设以现代先进的科学技术手段为依托，例如网络技术、计算机以及信息技术等，以国家档案管理部门的规定和信息化社会的要求为基础，对档案信息进行保存、管理以及收集的现代化管理模式。档案的信息化管理可以利用大数据对档案信息实施统计和整理，并且运用信息技术把有关信息资源整合起来，为查阅及交流共享提供方便。

一、档案信息化建设过程中存在的问题

（一）没有真正分清信息化和数字化。有些人误认为从网络上下载的信息是经过信息化处理后的信息。还有些人认为电子化和办公手段的自动化实现也是档案信息化建设的表现。以概念为出发点分析档案的信息化建设，信息化代表了一个发展方向、一个趋势、一个目标，而数字化档案管理模式即是在档案的信息化建设达到一定程度之后的新型档案管理方法，所以，应该明确二者之间的不同，避免在实际的信息化建设过程中出现公式化和简单化的操作。现在，国内仅仅是在发展信息化档案建设，从本质上来讲并未进入数字化发展阶段，实现档案管理的数字化是最终目标。

（二）档案管理人员的信息化建设素养不足。在以往的档案管理过程中，大部分单位对工作人员的综合素质、学历以及技能要求并不高，并且大多数单位的员工不会运用计算机，同时缺少有关档案信息化建设的专业知识。这就导致在推进档案信息化改革的过程中，工作人员不能充分运用现代化信息技术完成传统纸质档案的电子化建设，也无法切实落实档案管理方式，最终造成档案信息化管理的效率和质量较低，有碍于档案信息化建设的顺利进行。

（三）仍缺少档案信息化建设的标准。大多数单位在进行档案的信息化建设时，往往只是对信息化技术进行简单运用，依照已经建成档案信息化的有关单位进行模仿，没有真正从自身角度出发思考自己的实际需要，脱离实际，所创建出来的档案信息化管理模式也缺少单位特色。造成此现象的原因在于缺少有关标准，没有构成科学、合理的档案信息化管理标准体制，单位也没有制定出切实有效的规定，从而使档案的信息化建设缺少参考条件和限制规定。

二、推进档案管理信息化建设的有效措施

（一）增加对档案信息化管理工作人员的培训力度。档案的管理人员是落实档案管理工作的主要动力，其专业素养的高低直接影响着档案信息化建设和管理质量。在新时期，所有单位都应该为有关档案信息化建设的成员开展定期培训，促使其了解并掌握计算机各项功能的操作方式，提高档案管理工作者的现代信息化管理能力，进一步促进单位实施档案信息化建设和管理力度质量和效率。利用培训可以让档案管理工作者充分认识到现代化信息技术的简便和高效，促进其传统管理理念的改变，进一步提高工作者的服务意识。通过对档案信息化建设和管理的工作者进行培训，能够有效促进该单位整体档案管理工作质量的提高，适应时代发展需要。

（二）制定出切实可行的档案信息化建设管理体制。制定科学、合理的管理体制是保证档案信息化建设和管理顺利开展的基础，所以，必须要明确档案信息整理和保存的具体流程，做到权责到人，充分发挥档案信息化建设和管理的潜在功能，继续改进及创新管理方法，建构出高效、合理的档案管理体制，进一步提高档案信息的使用和存储效率，用现代化信息技术来整合大量档案信息资源，降低人力、物力及财力的消耗，尽可能减少人为错误的出现，促进档案管理质量和效率的提高。此外，还可以通过购买或自主研发已经成熟的档案管理模式，结合自身实际情况进行改革，健全本单位的档案信息化建设和管理体制。

（三）改变管理人员的传统理念，促进资源共享。要想切实落实档案信息化建设和提高管理水平，需要转变有关工作人员的传统思想，使其明白传统档案体系中存在的弊端，充分了解现代化信息技术的优势，加强档案信息化建设理念，转变自身态度，培养主动服务理念和反应能力，及时、高效整理有关档案信息，保证档案信息的真实性与时效性。与此同时，还要促进档案信息资源的交流和共享，促使各单位之间形成互相交流、共同进步的良好关系，为人们提供更多有用信息，加强检索、下载功能，进一步提高档案信息资源的安全性、有效性、实用性以及规范性，进而推动行业发展。