办公自动化环境下的医院档案管理

文/山东省济宁市疾病预防控制中心 徐福元

伴随着新时代大数据的到来，医院的档案数据越来越多，并且它的复杂程度也有了很大的提高，这就给管理档案的工作人员带来了非常大的工作负担，所以为了减少这种不利的因素，需要用自动化和现代化的技术，以此来取代档案管理中人为的操作。对于医院而言，其档案的管理工作可以给医院的运作、科学研究和医疗技术的发展方向提供重要作用。现在这个阶段，计算机网络是具备办公自动化的先进技术方式，并且计算机网络给医院的办公活动提供了非常方便的前提条件。在办公自动化环境下开展有效的档案工作，融入先进的计算机技术，在网络安全的基础上明确管理制度的标准，归类档案信息，深度挖掘档案价值，突出其优势，提升服务质量。

一、在医院档案管理过程当中办公自动化的作用

（一）办公自动化。办公自动化指用现代的技术手段，对办公室内的相关工作信息进行处理，实现档案的传输、存放、发送、信息接收等，提高了信息传播的速度并确保其准确性。作为高科技产物的办公自动化，把计算机网络的技术应用进行了充分的发挥。把办公业务与办公人员相结合构成的系统，可以称为人机信息系统。办公自动化系统在运营的过程里面，存在着很多的优势，可以更好地做好办公活动，从而提升办公的效率。

（二）办公自动化在医院档案管理中应用的重要性。1.提升工作时效。医院的档案内容多种多样，可以划出很多的种类，在办公自动化系统运用过程中，可以使医院的职员、智能、办公流程在很大程度上受到影响，让传统人工操作有效地突破限制，推进档案管理工作向合理科学的方向发展，让信息检索的便捷性大大提高。2.强化储存方式的安全可靠性。在以前管理医院的档案过程当中，因为受到温度与湿度这样的因素影响，关系着纸质档案储存、管理成果，因此需要主动利用自动化的系统缩小档案存放的空间并提升其利用率，尽量延长档案寿命。并且在办公自动化的环境下储存方法也能从单一变成多元的，例如文本、图像等。3.实现共享资源。如果能够有效地应用计算机进行医院的档案管理，那么科学性和规范性的管理就可以实现，最大程度上提高资源的实际使用率以及查寻效率，让每一个科室的工作人员，均可实现网络资源的最大化运用。

二、办公自动化条件下的医院档案管理特点

（一）可实现信息的共享。有的医院应用档案信息时只重视医疗效果，对于管理工作却做得不到位。这样就势必造成档案信息在运用中出现较为混乱的情况，对于未来各项工作的开展均有可能导致一些不良影响。而在办公室自动化的条件下，医院在工作中可以运用网络技术，在医院中工作人员可对信息做好调整及运用，实现信息的共享。同时，监督管理人员在具体的作业期间可通过互联网去监管及管理档案，避免在运用阶段出现信息泄露等而对医生造成的不良影响情况发生。

（二）信息收集灵活。之前医院档案是以纸张方式开展，受制约大，存储更是困难。而当办公自动化环境出现后，档案可通过数字化方式，减少了储存的难度，也为之后档案管理工作的顺利进行打好基础，促进医院更好地发展。

三、办公自动化条件下医院档案管理的不足

（一）储存文件的保密性较弱。对于医院而言，病历是其中一项最重要的记录，其中包含了一些数字化的信息，需要储存和管理还有运输，关于隐私保护的安全性有着非常高的要求，因此充分的保护工作十分重要。现在普遍使用网络，故网络安全也会受到一定影响，文件在储存时，其安全性可以说是最应该引起重视的问题。单依电子文件来说，未有固定标记、形式和修改也过于容易，没有较高的保密性。

（二）缺少管理标准规范。在医院里面开展档案管理工作时，能够有效使用办公自动化系统，利用先进的设备，可以大幅度提高工作效率，但与此同时，在管理的部分就会出现较多问题，例如：医院的许多文件都是只有存档，并没有与之联系的原始文件和底稿，这就会在一定程度上给管理工作带来较大的难度。在医院管理档案的时候，在办公自动化实施的过程中，没有制定统一的标准和法规制度，进而造成在管理流程上出现了很多问题。

（三）工作人员素养不足。医院档案管理所使用的自动化系统，和传统管理方式相比，不仅是管理方式还是实施过程都存在比较大的不同之处，对于档案管理的工作人员也有着极高要求。管理人员不单需要熟悉有关技术，还需要有一定的专业素养及管理能力，并且一定要拥有创新的认识，进而能够很好地面对实际的工作需要。然而现实生活中大部分医院管理档案的职员关于办公自动化系统掌握不充分，未能科学、合理运用系统来完成各种工作，影响工作的开展。

（四）管理系统有待完善。在办公自动化运行过程中，医院实行档案管理工作时，就一定要有完善科学的管理体系为它奠定坚实的基础。现实生活中，许多医院都会有相关的档案管理系统，但却不够完善。因此，在日常管理中，软件使用少且效率不高，影响了办公自动化在档案管理工作中的实效。

四、办公自动化当中医院档案管理实施方法

（一）加强医院档案管理网络的安全。在医院档案管理工作中使用办公自动化系统的时候，需要面对的问题是网络的安全与否，所以有关工作者需要对网络安全问题加以确定，让网络保持安全，加强医院档案管理工作的网络安全。首先，在实际运行网络系统的方面来看，计算机系统由基础的设施以及硬件等组成，具有很多特征优势，例如高效性以及网络的安全性等。确保网络安全需从各系统着手，防止系统被更改或入侵，造成档案资源外泄，确保整体系统的稳定、安全。另外，在实际医院档案管理的时候能够加强办公自动化的网络安全性能，利用好现代技术的方式，在档案管理中设置好访问权限，把实际的责任明确到个人，避免外人访问本院的系统，否则病人的个人诊治信息和案例方面的安全性会受到威胁。特别需要注意，要保护好每一个人病人的隐私，这也是保护医院及患者双方的利益。

（二）拟定科学、合理的档案管理标准。开展档案管理工作，医院需要对每项资料进行全方位收集，整理好后保管妥当，并做好保管、鉴定以及统计等等，提供信息检索，方便服务。这也是主要的工作流程内容。当前，在办公自动化条件下，为提升其总体的档案管理水平，需要拟定与实际相符的制度与标准，把管理工作的细节规范到工作中，明确每一个工作人员的责任。

（三）完善相应的人才培训制度。在医院档案管理过程中，开展办公自动化工作是与其管理高水平人才有着密不可分的关系。那么，医院就要着重培养档案管理员的工作能力，从档案的制度标准来说，要注重信息和档案管理的专业培训，引进更多的专业人才，为医院档案管理充实人才。

（四）增加投入。要想开展好自动化办公需要投入设备和资金，更好完善管理工作。同时，定期引进、优化计算系统和设备，全面控制办公系统的运行效率，支持办公自动化系统的稳定性。

（五）强化档案信息建设。为保证医院对档案管理工作的顺利开展，应该合理地利用办公自动化的技术，推动档案管理信息化建设的开展。之后，引入更多的创新技术、网络化技术等科学手段，从而科学地掌握每一项档案资料的工作，让档案资料都能够被载入信息化的数据库中，给各个科室适当地下放权力，让他们可以及时地查找和搜索相关的医疗资料，确保医疗活动的顺利开展以及实施。

（六）建设档案管理系统。全方位地提高档案管理工作的实施水平，构建档案管理系统。在系统工作时可以融入电子文档以及档案管理，在技术方面确保工作的顺利进行。在办公自动化系统支持下，医院的档案管理系统是比较复杂的组成，但可以辅助档案管理工作的开展。在档案管理系统下，医院公文管理工作的归档活动就变得规范了。

五、结语

总而言之，办公自动化环境中医院需要切实开展有关档案管理工作，在之前的管理工作基础上，优化工作方式并提高管理的水平。如果想要切实解决医院在开展办公自动化档案工作中所遇到的问题，不单需强化医院档案管理网络安全，拟定合理、科学的标准制度，还需要建立完善的档案管理人才的培养制度，加强办公自动化系统的有效运行，开发、利用档案，加大建设档案信息化和管理系统，使其起到有效的管理作用。