民办高校公文处理工作问题分析及对策探讨

文/江西科技学院 郭月芳

随着改革开放浪潮的持续推进，民办高校教育从无到有，从业余到专业，已从规模扩张转移到以提高质量为核心的内涵发展阶段。公文是领导机关实施领导、处理公务的重要手段。公文的质量，反映着学校的工作效率和管理水平。随着民办高校的发展，各校对公文的认识不断提高，制度不断健全，办公自动化也开始起步，较好地发挥了公文传达政令、沟通情况、指导工作的作用。如何适应新的形势和任务要求，进一步提高公文处理质量和效率，为民办高校发展提供强有力的保障，是一个亟待研究和解决的课题。

一、主要问题

（一）公文数量偏多。近年来，党和政府大力提倡“精简公文，改善文风”。《党政机关公文处理工作条例》亦规定：行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，可发可不发的公文不发。但有的民办高校公文数量不减反增，年发文让人应接不暇，一些可以通过口头、电话或其他方式能够解决的问题也发文办理，似乎不发文不足以显示重要，不足以扩大影响。繁多和无关痛痒的公文极大地增加了领导及受文单位的阅读量，浪费了时间，降低了工作效率。

（二）公文质量偏低。质量是公文的生命，质量第一是公文处理的第一原则。一件既符合国家大政方针，又符合学校实际，主题鲜明、观点正确、文字精练、格式规范的公文，在一定程度上可以增强发文机关的威信。但有部分公文却粗制滥造。表现在：语言假大空；内容空洞、言之无物；行文关系错误；文种使用不当；行文体例、格式不规范；标题脱离内容，语言表述不当；印刷格式不统一，错别字，标点不正确等等。数据错误，内容不当等现象也时有发生，致使已发出的公文面临回收修改的困境，严重影响了公文的严肃性，引起受众单位思想上的混乱，致使产生错误。

（三）公文运转程序混乱。实践证明，管理工作有序则治，无序则乱，公文运转亦然。公文处理具有很强的程序性特征。收发、拟稿、审核、签批、印制、督查、反馈、归档等是一个系统上的各个环节，环环相扣，缺一不可。规范的运转程序是实现公文效用、确保政令畅通的前提。而有的学校和部门却不按程序办事，未层层把关，未按级负责；未逐级请示，未尊示而行，导致出现该签字审核的不审核，该送有关处室会签的不会签，该送办公室把关的不把关等问题，导致公文在运转过程中的错办、漏办、丢失等；也有该交办公部门统一办理的，却直接报送领导同志，出现倒流现象，造成领导同志重复批示，增加工作量，甚至出现大量外账文件，严重影响公文的存档。

（四）公文处理自动化水平不高。随着计算机网络、通信技术、多媒体技术的发展和广泛应用，办公自动化已成为当前最为流行的办公方式。由于办公自动化才刚刚起步，公文处理工作自动化程度不高。部分领导干部由于年龄和习惯的影响，依旧采取传统的纸质办公方式，难以适应网络办公，造成电子公文系统当前功能仅限于发布和查阅，并未真正实现公文网上运转、办理。除公文管理员使用较多外，广大教职工很少触及。一方面造成资源的严重浪费，另一方面难以解决时常出现的棘手的网络技术问题，耽误工作。

二、原因分析

（一）公文管理制度不完善。民办高校由于办学时间短，制度创新能力不足，公文处理工作主要是以现行的《党政机关公文处理工作条例》和各省政府机关公文处理要求为准，或是参照公办高校的公文处理模式，虽对规范民办高校公文管理，提高公文质量起到了一定的作用，但这些办法比较笼统，未能对民办高校的公文处理问题提出具体的解决方案，民办高校难以掌握，工作中一旦遇到难题，就将办法抛掷一边，全凭经验办事，一方面随意性较大，另一方面错误经验相沿成俗，难以纠正，妨碍规范运作，影响公文质量。

（二）工作职责不明确。公文处理是一项综合性的工作，必须明确职责，相互配合，通力协作，学校各级行政机关的办公室是公文处理的主要部门。由于民办高校行政结构较精简，因时设岗、因需设岗现象的存在，造成部门分工不明确，职责不清，致使公文出现多头管理或无人管理，极易造成公文办理中的扯皮、推诿，影响公文运转速度。同时，在一些民办高校，学校最高发文机构——校办承担着校内所有公文的修改、送审、校对、印发，甚至是起草工作，过多、过重的职责淡化了相关业务部门的责任意识，以至于过多低劣的公文直接进入校办，加重了公文管理员的负担，重数不重质问题就难以避免了。

（三）领导重视不够。领导是审阅办公文的主体，是做好公文处理工作的关键所在。领导对于公文的重视程度、支持力度，直接决定着公文质量。有的领导对公文的重要性认识不足，认为公文处理工作只是一项简单的琐碎事，公文签发只是走过场，没有履行既定职责。也有的领导同志并不擅长公文处理，瞎指挥，硬逼文秘人员按自己旨意办文，直接影响了公文的质量。

（四）队伍不稳，素质不高。“数量不足、结构不优、水平不高、队伍不稳”是制约民办高校教师队伍建设的四大问题，这四大问题同样也存在于文秘队伍中。首先，民办高校人员精简，一人多岗、身兼数职的现象非常普遍，许多部门办公室人员招聘注重的是业务能力而非文字写作能力，又缺培训机制，因此大部分文秘人员没有接受过系统的公文写作处理业务培训，对公文写作知识知之不多或一知半解，写作水平不高，直接导致了公文写作的败笔与失误。其次，与校内业绩显著的教职工相比，文秘人员工作平淡，业绩难以凸显，薪酬待遇偏低。再加上民办高校自身低水平的社会保障，使得刚培养起来的文秘人员大量流失，致使公文处理工作后劲不足。再次，部分文秘人员工作认识不到位，责任心不强，工作拖沓，写作时东拼西凑、应付了事，校对时马虎从事、只求数量不求质量，公文出现差错、纰漏在所难免。

三、对策研究

（一）完善规章制度，促进公文处理工作规范化、制度化。要切实发挥公文效用，必须以制度作保证。当前民办高校是以《党政机关公文处理条例》为基本准则，但是贯彻执行必须与本单位的实际结合。按照国家有关规定，从本校实际出发，制定和完善一系列行之有效的公文处理制度，规范公文的草拟、审核、签发、复核、编号、印制、校对、用印、登记、分发等程序，使公文每一个环节都有章可循，提高公文的运转效率；制定和实施公文质量标准，规范公文种类、格式以及行文规则，严格控制发文数量，提高发文质量；明确公文处理权限和责任，制定文责追究制度，提高文秘工作者的责任意识。同时，修订和完善部门工作职责和员工岗位职责，规避职责不清，政出多门，从制度上杜绝人浮于事，互相推诿的不良现象，努力形成互相促进，互相监督的工作作风。

（二）高度重视，加强领导。领导的重视和支持是做好公文处理工作的关键。要组织广大领导干部深入学习公文处理知识，提高思想认识，深刻认识公文处理工作的重要性，努力提高领导干部贯彻执行公文处理制度的自觉性和主动性。领导干部应身体力行，或是直接指导文秘人员拟草公文，或是亲自动手起草、修改重要文件，同时积极研究并帮助文秘人员解决公文处理中遇到的实际问题。同时，要坚持领导，加强对公文处理工作的检查指导，定期下到分管部门指导工作，发现问题及时纠正。关心文秘工作人员的工作生活状态，形成全校上下重视公文处理工作的风气。

（三）外引内培，加强文秘队伍建设。文秘人员是公文的直接承办者，他们的素质直接决定着公文质量。因此，一方面要加大文秘人才的引进力度，引进一批高学历的科班出身人员。招聘时，要注重招聘对象文字写作能力的考核，建立一支规模适度的专职文秘队伍。另一方面，从强化责任、提高素质入手,加大培训力度。首先锤炼基本功，紧紧围绕公文处理能力的提升，制定培训计划，举办专项培训，重点学习公文处理规范性文件和一些常用公文写作基础知识。积极开展新聘文秘人员岗前培训，着力提高文秘人员的业务素质。同时要重点加强对文秘人员责任意识和敬业精神的培养，引导他们充分认识公文处理工作的意义和作用，提高思想认识；引导他们明晰工作责任，进一步增强事业心和荣誉感。此外还要对文秘人员的工作、生活、成长进步给予高度关注，对文秘人员的工作成绩给予充分肯定。要制定考核机制，设立专项资金，以此激发文秘人员干事创业的积极性。

（四）积极实践，加快公文处理自动化步伐。办公自动化是大势所趋，势在必行。首先，要设计出符合学校需要的公文办公自动化系统软件，并分阶段实施，给广大教职工一个适应期。可以从最初的纸质文档和电子文档并存方式，逐步过渡到全部电子文档。其次，要加大系统宣传力度，大力倡导办公人员积极实践，达到熟能生巧的目的。再次，要认真抓好不同层次工作人员的培训，既要向工作人员尤其是年龄稍长的校领导普及计算机基础知识，又要使技术人员提高办公业务知识，建立一支既懂计算机知识，又懂公文管理的复合型人才。最后，要加强技术服务指导，及时处理来自公文处理部门的技术问题，增强办公人员使用系统的信心。