大数据时代不动产档案的信息管理及利用

文/太原不动产登记中心 李文龙

近年来，大数据技术广泛应用于各个领域，为各项社会工作的顺利开展发挥了积极的促进作用。不动产指不能移动或移动后会严重损害经济价值的有体物，包括土地、房屋和林木等；不动产档案则是能合法证明权利人与土地、房屋等不动产之间权利关系的有效原始凭证。受房产交易、土地租赁、抵押、继承和离婚财产分割等经济民事活动的影响，不动产档案管理越来越受到社会的关注和重视。信息技术高速发展背景下，不动产档案管理中的问题逐渐暴露，原有管理模式和方法亟待创新。如何利用信息技术加强不动产档案管理和利用成为新的研究热点，具有较大的探讨价值。

一、不动产档案信息管理的不足

（一）档案管理模式陈旧。虽然我国已通过颁布不动产档案管理相关条例和法规规范不动产档案管理，但由于不动产信息涉及民政、公安、法院、林业等多个部门，档案分散在不同的部门中，传统不动产档案管理模式难以实现规范化要求，对不动产档案管理工作的开展造成了严重阻碍。因为不动产档案管理数字化程度不够，信息的转化与传播渠道有限，相关职能部门进行不动产档案管理与利用时无法实现信息共享，增加了不必要的工作程序，降低了工作效率。可见，由于缺乏先进的档案管理模式，使不动产档案管理难以实现预期效果，与实际需求之间存在一定差距，创新不动产档案管理模式迫在眉睫。

（二）专业管理人才匮乏。人才在档案信息管理中有至关重要的作用，一线技术人员更是不可替代的角色。目前，专业化综合型人才严重匮乏是不动产档案信息管理建设迫切需要解决的问题。不动产档案管理中，管理者不仅需要具备档案学专业知识、不动产登记业务知识和计算机信息技术知识等多方面的知识技能，更要树立终生学习的理念，根据不动产信息登记和查询的变化情况进行针对性培训学习，提高服务意识，满足信息查询需求。在人才配备不充足的情况下，档案管理可能会出现分类不详、体系不全和整合有误等现象，给档案信息管理带来一定风险，制约不动产档案信息管理向信息化、规范化、共享化方向发展。

（三）信息安全存在风险。安全是大数据时代具有较大讨论度的话题，虽然大部分单位都设有信息防护网，对电子信息安全有一定程度的保障，但受各种因素影响，信息网络本身也存在明显的安全风险，导致信息管理工作不可避免地存在一些危险性因素，影响电子化档案信息管理的安全。不动产档案信息管理过程中，通过不断进行系统升级、定期清理、查杀病毒和建立防火墙等方式保护信息系统安全，阻止不法分子通过网络渠道侵犯产权人隐私。然而实际工作中，一些工作人员对信息管理的安全性不够重视，没有严格按照规定章程进行相关操作，降低了系统安全的防护水平，还可能出现信息泄露的情况，给单位员工、产权人及相关机构的利益造成侵害。

二、大数据在档案管理中的应用

（一）构建云端档案存储平台。大数据实质上是所有网络用户查阅浏览后留下的轨迹，包含用户个人的喜好、需求等重要信息，大数据信息技术在此基础上对信息进行整合筛选，从而获得想要的资料和数据。大数据技术合理运用到不动产档案信息管理中，需要构建大容量档案存储平台，确保其存储空间能满足数据筛选和管理的需求，奠定展开大数据信息管理技术的基础。利用大数据信息筛选系统对以数据方式存储于云端的信息进行筛选，剔除其中不必要的数据，就能得到需要的数据。数据存储形式除了文字、图片外，还可以是音频或视频文件，方便人们对数据查询利用。构建云端档案存储平台，不仅丰富了档案管理类型，提高了资料利用率，而且还实现了档案的远程调用和双重存储，保证不动产档案信息的完整性。

（二）强化数据分析服务质量。对收集到的数据进行整理与分析是大数据信息管理中必不可少的一个环节，为充分挖掘数据资料中隐藏的价值，数据分析能力还应进一步加强。提高平台的计算能力和升级大数据筛选插件的筛选能力，可有效增强数据分析效果，提升数据获取能力和管理工作精度，完成数据分析服务质量的强化。另外，利用多个分析服务并行，可实现数据分析能力的大幅提升，从而加快档案发掘和整理的速度。由此可见，无论是质量还是速度，在大数据技术的应用下都有了保证，极大改善了不动产档案管理服务质量。

（三）优化档案管理更替技术。房产、船舶等行业经济活动的开展，不动产档案信息管理也要不断进行资料更新。大数据以信息技术为基础，不同于传统档案管理需要耗费较多人力、财力、物力，基于大数据的不动产档案信息管理可轻松提升档案更替速度，降低管理成本。为保证档案有效性，管理人员需要优化档案管理技术，以便及时剔除无价值的档案。档案可根据机密程度划分为数个不同等级：初级档案的有效时间短，信息较不重要，可经常进行更新；中极档案随时间的推移需要进行定期修改，具有一定重要性，因读取频率较为频繁，需要存放在方便读取的位置；高级档案有一定程度的保密性，必须加密保存，查看和修改也要具备一定权限；机密档案保密程度最高，不允许修改、阅读和传播，保密期结束后才能公开。将档案分为不同重要级，更利于优化档案更替。

（四）提升档案查询检索能力。以大数据为基础的不动产档案信息管理提高了档案管理质量和档案检索能力，能为用户提供更好的服务体验。大数据技术背景下，档案管理者可通过主题、分类、关键词等检索方式针对性地挖掘档案信息，缩小搜索范围，提高查询管理的精确度。与纸质档案相比，大数据信息服务的检索能力更强，对其进行一定程度的优化还能使这一优势得到巨大提升。如运用高效搜索手段提升检索能力时，技术管理人员可利用可视化分析技术绘制数据图表和走势图，根据图表情况设置智能推送服务，以此提升档案信息检索效率和精准度。

三、不动产档案的利用

（一）登记。目前，我国不动产登记档案管理体系在良好社会环境的影响下得到进一步完善，不动产交易活动也有了更全面的法律保障。经过数年发展，不动产登记管理体系越发健全，给不动产登记工作带来很大便利，对个人权益、企业发展和社会进步具有重大意义。不动产登记档案利用服务主要有以下作用：一是保障物权所有者的合法权益。市场交易活动带动经济发展的同时，不动产交易市场也逐步向成熟化和复杂化方向发展，由此带来物权相关法律纠纷。而不动产登记档案是保证物权人合法权益的重要法律凭证，可减少不动产交易风险，为物权人交易提供有效的法律保障。二是稳定市场经济。不动产档案登记会对财产的相关情况进行公示，该公示具有法律意义，很大程度上保障了市场经济的稳定，降低了不动产法律纠纷。不动产交易后，产权信息发生转变，新的物权所有人应及时到相关管理部门进行信息变更登记、认证和处理，以有效界定物权归属问题，减少不动产交易中欺诈和不法行为的发生。三是体现城市发展。不动产登记档案不仅是简单的不动产信息记录，更反映了社会经济的变化，一定程度上体现了不动产文化的发展情况，兼具经济属性和文化属性。通过不动产档案登记，可以大致了解城市变化和经济发展情况，明确城市的下一步发展方向。

（二）查询。查询是不动产档案信息管理的重要功能，积极利用该功能可有效促进档案管理技术更新、及时调整查询工作和保障信息真实性。首先，促进技术更新。当前不动产档案信息化管理普及度较高，但实际执行效果还远达不到预期要求。目前来看，我国不动产档案信息系统还存在信息化程度不够、各地系统不统一等问题，给异地查询和经济落后地区查询带来极大不便。通过现实查询需求反馈，有助于推动信息化档案管理系统的建立和完善，升级管理技术。其次，提升查询质量。实体查询是确保不动产档案查询数据准确无误的主要方式。利用信息系统查询可规避很多人为性失误，在实际工作中，在信息系统的辅助下开展实体不动产档案查询能保证查询数据的准确性，优化工作效率和工作效果。最后，确保信息真实。对档案信息进行针对性的查询可增强档案管理的灵活性、优化档案数据、提高信息的真实性与时效性，在查询档案登记、变更、清理相关信息时，管理者要精确把控关键数据，确保对不动产档案数据的精准收录，并对不动产的实际信息进行更改和补充，保证档案数据的真实性和一致性。

（三）管理。管理贯穿于不动产档案从登记到消亡的全过程，是不动产档案不可忽视的重要环节。重视不动产档案管理，积极利用先进管理理念和管理技术,能进一步实现不动产档案管理现代化，充分发挥档案信息管理的价值。第一，完善不动产管理机制，加强现代化建设。信息时代，以计算机技术为核心的科学技术已经深入到不动产档案管理中，对档案信息的存储和利用带来革命性改变。由于电子存储媒体体积小、存储量大、操作方便快捷，且一定范围内可实现信息共享，极大简化了管理程序，降低了存储和管理难度。可见，加强管理信息化建设，能完善管理机制，推动不动产档案管理发展。第二，开发档案信息资源，丰富信息价值。不动产档案涵盖建筑、材料、市场、法律法规、水文地质等内容，信息丰富全面，不但凝聚劳动者的汗水和创造力，还体现了商业市场发展的基本状况。管理中深入挖掘档案中的信息内容，可增加科学研究的实用资料，促进社会和市场发展。第三，加强信息管理服务，满足用户需求。建立不动产档案是为更好地服务社会各界和经济建设，在管理过程中，其功能日趋完善，为民众办理土地使用证书、户籍登记和购房贷款等不动产证明提供最便捷的服务和最可靠的依据，不仅满足用户需求，而且产生了广泛的社会经济效益。

四、结语

当代社会科技发展日新月异，档案管理部门只有积极应对社会变化带来的挑战，才能从中获得可贵的发展机遇，为提升不动产档案信息管理的技术、质量及其在登记、查询和管理中的利用价值创造有利条件，推动档案管理事业健康可持续发展。