人事制度创新对人事档案管理的影响探析

2020-11-22青州市益都卫生院隋一鸣

办公室业务 2020年18期

文/青州市益都卫生院隋一鸣

人事档案需要把职工入学、参加工作直至当前的各种履历材料概括收纳整理，其中还包括了个人成就以及个人处罚，人事档案就是单位职工人生的全部经历概况。随着经济社会发展的越来越快，各方面人才的需求也越来越大，人事档案作为个人能力的表现，在各行各业中都得到了重视，由于社会面临着转型，人事制度的改革也不得不进行。在一些事业单位中，因为担负着社会服务的职责，想要把社会服务提升起来，就需要将各种专业技术人才引入其中，在制度改革中把人才的创造力发挥出来。人事改革可以将社会当中的人才效益进行提升，但是想要把传统管理突破，需要付出非常大的努力和代价，人事档案管理需要把机遇把握住，为创建适应型人才发挥出更好的空间。

一、传统的档案管理分析

人事档案作为个人的经历概况，其内容非常重要，没有特殊情况是不可以更改的，在入职的时候，人事档案审查是非常关键的一个步骤，人事档案如果出现了问题，就会对职工的入职以及以后的升职发展等多方面造成影响，由此看出，人事档案是非常重要的。事业单位经历了计划经济的过渡，事业单位当中干部身份（含聘任制干部身份）的职工以及工人身份的职工都有，职工的身份不同，在人事管理的时候需要应用不同的管理方式，人事档案也需要区别对待，人事档案存放及管理部门也不同。在职工出生的时候，人事档案就已经开始记录了，但是只有在确认个人身份的时候才会进行档案的建立，所以，传统的档案管理当中的人事档案是属于个人的代表，档案作为职工的纸质版的身份，其待遇也不相同，管理的措施也不一样，职工的发展空间存在着局限性。传统的人事管理模式导致了职工和单位对档案内容的记录不知情。在一些单位中，档案可以作为单位用来规范管理职工的一种方式，按照人事档案管理规范，人事档案必须由单位或上级主管部门或人事部门的专人来进行管理和保管，在档案管理的规定当中，职工本人无极特殊情况，是不可以自己对档案进行查看的，很多职工本人不清楚档案的内容。在这种环境中，职工有可能避免档案中出现不良记录而委曲求全。在存档的时候，内容是由专人来填写的，如果填写出现了错误，对职工的未来有着很大的影响，例如，一名事业单位职工人事档案中某阶段学生时期毕业生登记表和其入学材料填写有误（并非本人填写），本人并不清楚有误情况，在参加职称晋升评审时，因该错误造成当年无法参加职称晋升评审。

二、人事制度创新对档案管控层面作用分析

（一）下岗职工档案管理受到限制。事业单位的改革导致了其所有权以及经营权分离，事业单位也被投入市场竞争当中，不存在什么铁饭碗了，如果经营出现了问题，事业单位有可能宣布破产，职工会和事业单位脱离关系，下岗的职工需要自食其力。人事档案对于下岗职工来说作用不大，在他们眼里档案和他们没有关系，这就使国企市场在进行改革的时候，下岗职工对档案的忽视非常严重，人事管理也和他们没有关系。

（二）事业单位工作人员档案管理受到限制。事业单位在我国的经济社会组成占比非常重，可以对就业压力、助力经济发展等方面起到很重要的影响。但是，从目前来看，事业单位对于档案的重视度并不高，在应聘时只需要拥有相对应的技能、学历和身体素质及过硬思想素质，经过相应考选就会被录取成为职工。这就导致人事档案在社会经济当中没有发挥功效的地方，只需要一份劳动合同就可以了。职工和事业单位签订了合同就可以正式上班了，事业单位不会用人事档案来对职工进行约束，职工也不会有人事档案的压力。

（三）人事档案自身的限制。有一些职工为了自身的职业发展前景而去伪造信息以及删除不良信息来获取职位。在传统的升职体系中，需要档案内容里面具备学历以及荣誉，有一些人看到造假者取得好的职位没有被拆穿，导致自身心理的不平衡，也去篡改自己的人事档案。一般来说，造假的内容有年龄、学历、荣誉、经历、身份等，如果年龄和学历被更改了，那么人事档案就没有存在的意义，记录的内容也没有用了，在单位，通过人事档案来对职工进行考察的时候，造假行为的加入导致了没有办法继续考核，也失去了考核的公平公正。

三、人事改革环境下人事档案存在的问题

在事业单位中，人事改革的实践比事业单位档案改革晚一点，传统管理体系当中，工作人员的发展空间还是会有的，在计划经济没有被完全消除以及改革开放深入推动的环境当中，事业单位的发展和事业单位的档案管理问题慢慢突显出来，其中通过档案管理来限制专业技术人员的问题最为严重。在改革实践中，事业单位认为技术性人才占据的是主要的地位，在人事制度优化升级之后，人事档案管理的更新落后了，对于事业单位人才持续性管理使用的方式为严控职工人事档案制约性管理，在一些基层的事业单位中，一些研究生以上学历或中高级专业技术人员使用的都是扣押档案这种方式来防止人才的流失。这些情况的发展原因有很多种，基层事业单位工作非常忙、薪资较低、提升空间不大等。基层工作需要每个部门使用主观来落实行动的，基层事业单位内，有部分中高级专业技术人才一人对接多个部门，一人多岗位工作。基层事业单位工作人员数量的不充足使个人的工作量增加，而且薪资待遇非常低，各种渠道的晋升名额少（包括专业技术职称、领导干部提拔任用），这些原因导致了专业技术人才需要通过其他途径来进行职位的升迁，为自己争取到更好的发展环境，选择辞职或考入、调离基层工作单位，这种情况下，基层单位就会以档案扣留的方式来阻止人才流失。管理理念的落后也会有这些情况发生，事业单位是政府行政体系的下属部门，有很多内部人员在管理方面存在着老旧的思想观念，他们认为工作人员就是下级人员，需要限制住，这种管理理念导致了人事档案管理变革落后。

四、人事改革背景下，档案管理的优化举措

（一）档案管理的控制力度需要减轻。人事管理制度在改革背景下会非常人性化，人事档案管理也需要增加人性化的管理。在档案管理的改革探索当中，需要把人事档案的约束性能减轻，让招聘机制作为事业单位和职工之间的新型关系，将聘用制度运用起来，可以发挥出很大的优势，应聘人员和事业单位的选择是双向性的，是经济社会市场所配置的人才结果。从专业人才的角度来思考，如果现在所占据的岗位没有办法将其最大的功效发挥出来，那么可以自行离开单位；从单位的角度来思考，如果专业技术人才没有办法胜任此岗位，可以通过合同来解除聘用关系。通过这种人事管理制度为单位和人才提供了很大的选择空间。专业技术人员为了适应岗位而不被淘汰，需要努力把自己的专业水平进行提升才可以满足岗位的需求，事业单位想要把人才留住，需要在升职以及薪酬等方面加大优惠条件。当专业技术人员发现了比现在更好的岗位，可以通过合同期满来选择是否离开在任的岗位，单位不可以通过档案来阻止职工的选择。

（二）档案管理的专职部门。人才的流动非常迅速，在传统的人事档案当中，任职单位的管理模式会对人才的交流形成阻碍，国家需要把专门的档案管理机构建立起来。想要把档案管理的中立性增强，相关部门利用档案来进行审核的时候需要把用人单位的依赖给摆脱掉，在履历和业务能力这一方面，档案管理人员需要利用自己的手段来把相关的证据找到，并检验档案内的记录是否正确。档案的内容增减需要有所依据，不然不可以随便更改。

（三）推动人事档案制度进一步改革。根据国家人事制度体系的改革应当保持同步性，促使事业单位可以从改革的开始作为国有企业、政府机构人事制度改革的“缓冲带”。事业单位一方面需要接纳并认同大量改革之后所存在的各种分流人员以及富余的人员，还需要解决一些改革难题。人事档案的管理改革应当保持前瞻性，随着事业单位人事制度的改革保持持续性的推动状态，针对其中的各种问题及时落实解决处理措施。人事档案的管理应当保持首位，推动事业单位的人事档案管理工作可以持续性发展。

（四）充实人事档案内容。企业方面需要做好工人合同制的落实，事业单位需要确保人员聘用制的落实，单位与个人应当保持平等协商性的聘用关系，聘用的合同书以及不同的协议都可以直接体现聘用的关联性以及凭据，这也对双方的履行职责、义务以及责任等具备法律效益。对此，劳动合同、工作协议以及聘用文书等都应当作为人事档案的重点管理内容，并成为人事档案的组成部分，进一步充实、完善人事档案，从而推动人事档案管理工作持续发展。