新时代高校办公室管理方法探究

文/西南交通大学 李雪梅

一、高校办公室管理工作中的常见问题

高校办公室是高校对外工作的一个窗口，其工作效率的高低不仅事关高校形象，也是整个高校管理工作中的重要一环。但就目前的状况来看，高校办公室的管理普遍存在以下几点问题：

（一）办公室的职能定位缺失。高校办公室的管理工作，涉及高校各项工作的调度规划，与高校各项具体工作的有序开展息息相关。但在实际工作中，很多高校办公室往往对自身的职能定位有所缺失，对行政管理工作缺乏认识，最终使自身成为了一个“服务生”角色。由于在实际的工作中，高校办公室对管理工作缺乏足够重视，以至于很多校内职员都将高校办公室当成后勤部门，将大量琐碎事物交由办公室处理。

（二）办公室的制度化缺位。高校办公室工作人员，往往被当成是“服务员”的角色，在管理工作中往往被摆到从属地位。这一方面是由于对办公室的职能定位有所偏颇，另一方面是由于办公室制度的缺位所导致的。很多高校办公室的制度建设较为滞后，在很多具体事物的处理上，往往权责不分、奖惩制度也不完善，这就导致“做得好的没有奖励，做不好的有人批评”，以至于无法树立办公室员工的主人翁地位，也导致了日常工作中的散漫作风。

（三）管理观念陈旧导致效率低下。高校办公室的管理工作，具有相当的复杂性。其不仅涉及的内容相当广泛，其业务流程也十分复杂，同时对具体工作执行也有不同的需求，使得日常的办公室管理工作十分庞杂难解。虽然办公室人员都能认识到办公室管理工作的积极意义，但在具体的管理细节中，却由于事态复杂，执行难度较高等各种问题的存在，加上权责不清的制度缺陷，很多办公室人员容易出现责任意识淡薄、工作随意疏忽的情况，导致了办公室管理效率的低下，在很大程度上影响了学校教育质量的提升。

二、高校办公室的职能定位

高校办公室管理工作对高校管理效率的提升具有重要意义，要避免上述高校办公室管理工作中的问题，就必须对办公室管理职能进行精准定位，从而让每个办公室人员了解自身职责，激发工作活力，促进办公室管理工作的有序进行。高校办公室管理工作的职能定位主要包括以下几个部分：

（一）政治管理职能。高校办公室具有一定的行政管理职能，其主要表现在对高校的政策制度的落实与执行上。高校办公室不仅要积极按照上级部门的要求，落实好各项政策制度，还要在校领导的指导下，开展好相应的校务工作。这就要求办公室人员必须具备良好的政治素养，在党政机关和院校领导的指导下，开展各种活动。

（二）统筹规划职能。高校办公室是高校的重要行政部门，涉及高校行政运营的各个方面，其事物繁杂、牵连甚广。不仅要处理好校内领导安排的各项任务，还要对全校师生的日常教学及科研活动进行合理安排。这就要求办公室必须具备良好的统筹规划能力，对校内各种问题、各种矛盾，进行整合协调，避免因问题处理不及时，造成各项工作的延误。

（三）行政服务职能。服务于广大高校师生，是高校办公室日常工作的主要内容之一。要做好服务师生这一具体内容，就必须明确自身的行政服务职能。通过办公室人员的服务意识培养，不断创新服务理念、更新优化服务内容，从而提升办公室的服务质量。此外，高校办公室人员还要积极运用科学观念，指导日常工作的开展，为学生学习、教师教研以及政策校规的实施，提供强大的物质保障。

三、高校办公室管理效率的提升策略

（一）建立完善的高校办公室行政管理制度。要想提升高校办公室的管理效率，必须首先建立起良好管理制度。建立良好的制度，不仅能促进高校办公室工作的制度化管理和规范化运营，还能有效提升办公室管理水平。需要注意的是，在建立健全办公室管理制度的过程中，各种规章制度的制定与完善，要充分考虑到实际工作中的问题，并协调好各方面的利益。同时，领导者还要做好监督管理职责，以确保制度的有效落实，避免权责不清造成的遇事推诿。此外，还要制定良好的考核制度与激励制度。科学规范的考核制度与激励制度，对规范办公室人员的日常工作、激发办公室人员的工作热情，都具有十分重要的意义。

（二）引进高效的办公室硬件管理设备。随着时代的发展，高校办公室的管理工作日趋复杂与繁琐。这就给日常的办公室管理工作带来了更多挑战，使办公室工作效率也变得低下，很多管理细节容易出现纰漏。针对这一问题，高校办公室需要树立现代化的管理观念，并积极引进先进的自动化办公设备，通过办公室的自动化改造与革新，帮助工作人员提升工作效率。在具体的办公自动化实施层面，办公室可引进投影设备、计算机设备以及自动化办公设备等，促进整个办公室的自动化运行。此外，还应该积极运用网络技术，通过办公室系统接入校园网、个人网及服务器的形式，实现校园内办公的网络化，为日常管理工作的便捷高效，奠定良好的物质基础。

（三）提高办公室人员的政治素养及工作热情。高校办公室在各级党政机关的支持下运行。因此高校的办公室管理，离不开党政机关的领导。在日常的工作当中，办公室人员要明确自身政治立场，确保其行为符合党的精神，确保日常工作与决策部署，都与国家的大政方针保持一致。此外，高校办公室人员还要积极坚持社会主义核心价值观，做到爱岗奉献、积极进取，热情高效地投身到高校行政管理工作中，做好模范带头作用。

（四）构建良好的学习氛围和管理培训制度。目前的高校办公室管理工作中，虽然办公室人员会在日常进行交流与学习，但这种自发性、偶然性的学习，能够取得的提升十分有限。许多有想法的办公室人员，并不能在这样的环境中获得系统性的学习与提升。因此，高校要积极认清形势，并通过建立良好的培训制度建设，引导办公室良好学习氛围的建立。同时，要根据办公室管理工作的具体情况，针对性开展各项培训工作，让日常的管理学习成为常态，打造良好的行政管理学习环境。办公室人员也要抱着学以致用的精神，将所学到的知识实践于日常的工作之中，并在实践之中丰富完善所学知识。

四、结语

随着时代的发展变化，高校办公室的管理工作也日趋复杂，面对更加复杂的工作环境，高校及办公室人员要积极把握新形势下的新特点，不断学习不断进步，以确保自身发展符合社会趋势，为高校办公室工作的高效运行奠定基础。高校也应通过良好的制度建设和管理工作，明晰办公室人员的相关权责，并通过良好的激励政策激励相关人员的学习与工作热情，促进高校管理工作有序开展。