浅谈电子文件收集整理策略

文/中国工程物理研究院流体物理研究所 张建铭

传统纸质档案的整理工作是在文秘人员将文件收集齐全移交归档后，由档案人员参照相关标准进行。涉及文件整理的标准包括《归档文件整理规则》（DA/T 22）、《建设工程文件归档规范》（GB/T50328）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822）等。随着办公自动化系统（OA）在机关部门的广泛应用，机关文秘人员不仅要熟悉Word、Excel、CAD等纸质文件的输出整理，还将面临照片、音频、视频等各种类型的电子文件的归档整理问题，在收集阶段未进行电子文件的有效收集，在整理阶段将难以达到齐全完整，为机关人员和领导的后续利用带来不可估量的影响。如何提高机关“办文”“办事”“办会”能力，发挥决策参谋助手的作用，机关工作人员掌握电子文件归档前的整理打包是当前面临的一项重要工作。本文从修订后DA/T 22的要求变化，结合公文整理中的常见问题，谈谈对电子文件归档前的收集整理技巧。

一、树立整理到管理转变的指导思想

传统档案人员的工作重点在“末端整理”，管理工作由办公室文件秘书负责，“文”和“档”界限分明，归档前的收集整理工作由机关的工作人员或是文件秘书承担，归档后的整理工作由档案室的档案管理人员进行，档案管理工作难以深入到文件产生到利用的整个生命周期，新DA/T 22的修订是在电子文件归档整理的新要求之下进行的，在传统纸质文件的整理基础之上，对电子文件的组件问题提出了基本要求。档案人员在工作中应树立从“整理”到“管理”转变的指导思想，掌握归档前电子文件整理打包的基本要求，从简单的文件整理到以“事件”为基础的管理，将反映同一事件的文件组合在一个案卷或文件包中，便于后期机关部门对档案的利用。

DA/T 22对归档文件的整理流程有明确规定，即：组件-分类-排列-编号-编目-修整-装订-编页-装盒-排架。传统工作中，组件一般由文件处理人员（秘书）完成，后续工作由档案人员来完成，每一步工作的完成对后续工作均带来一定的影响。电子文件环境下，机关的文件处理人员需掌握以“事件”为基础的文件管理思想，完成归档前电子文件的组件，产生文件包。在电子文件产生初期，即树立管理的指导思想，将文件全生命周期管理理论应用在前期收集整理过程中，会对后续文件的组件提供便利。同一事件的不同机关的管理人员需协同管理，电子文件流转过程中应标记事件标识，为后续组件、打包、利用打好基础。

二、掌握归档文件整理原则是基础

对机关工作人员来说，组件是为了文件的后续利用，组件情况会直接影响档案的检索和利用效果。认真理解、体会、掌握归档前电子文件整理应遵循的基本原则是做好组件工作的基础。

（一）遵循文件的形成规律，保持文件的基本联系。遵循文件的形成规律，保持文件的基本联系是文件组件的第一原则，根据《规则》相关定义：归档文件是立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作为档案管理的文件材料，文件整理以件为基本单位。归档文件打包要避免有主件、无附件，有请示、无批复的情况，破坏文件的基本联系。电子文件的归档应是将一件文件中各类文本格式、不同部门形成的文件进行组件，并保存在一个文件夹之下再进行电子文件的归档。在电子文件归档的情况下，做一个复制粘贴动作，即可避免同一事件的材料在不同的文件夹来回翻找，为后续利用提供便利。

（二）区分不同的价值，便于保管和利用。归档文件是有归档价值的文件，归档时要区分不同的价值，要避免“有文必档”和“重红轻白”的情况。如《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（8号令）明确规定，立档机关主要保存反映本单位管理活动的文件材料，对于上级机关普发性的不需要本单位办理的文件，即使是重要的“红文”也不需要在本单位归档。相反，由建设单位承担的项目档案，应按GB/T 50328、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28）范围接收归档，包括管理部门的“红文”和技术部门的“白文”。在电子文件收集整理时，应区分定稿和修改稿。定稿需保存，对于修改稿的保存价值，需要进行鉴定，涉及重大或有争议的修改稿可归档保留，以提供查考，无重大变化意义的修改稿，可不保留。同时，还应对文件内容进行判读，对照8号令，对保管期限进行初步鉴定，对于长期和永久保管的文件，需建立子文件夹进行整理保存并移交归档，对于短期等保存价值不大的文件，可不整理归档。

（三）符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。文件组件时还要考虑电子文件组件时需采集元数据项、格式转换、归档数据包组织、存储等要求，考虑条目的录入、检索和保管利用的需求。这项要求在数字化档案馆（室）没有完全建立的情况下，只能是前瞻性的基本要求。实际工作中，主要体现在单位在进行数字化档案馆（室）需求论证时，要符合文件的全生命周期管理要求，规范电子文件元数据的采集标准，保障基本要素采集齐全，考虑预留其他可能需要采集的要素，为后续计算机管理（查询、利用、编研、上报等）提供便利。

（四）保证纸质文件和电子文件整理协调统一。电子文件的归档是信息化技术发展的需求，2012年国家相关部门先后提出了电子文件的归档和电子档案的保管利用要求，DA/T 22在传统纸质文件整理一般要求的基础上提出了两者协调统一的整理原则。对于照片、视频等影像资料的整理，应遵循这一原则，主要表现为：照片整理除精选同一主题下各时间段、各个角度的照片外，还应对每张入选照片加上内容简介、主要人物、摄影时间、拍摄地点、拍摄者等必要的文字说明，视频资料加上解说词一起整理。有其他文字材料（如技术报告、试验数据等）时，还应将照片、视频资料和文字材料整理到同一专题目录下，以保证两者相互照应，协调统一。

三、按照一般要求，遵循基本原则，灵活组件

DA/T 22对文件的组件、件内文件的排序做了一般要求，在实际工作中，通常按一般要求处理即可，特殊情况下应遵循基本原则，灵活组件。

（一）正文和附件、转发文和被转发文。正文和附件、转发文和被转发文是两个不可分割的整体，通常情况下作为一件进行整理。在项目的报批请示中，常常遇到附件过多、过厚、编制单位多，对后序的装订、检索利用带来问题时，也可以把正文和附件分别按件整理。后续处理时正文和附件可分别录入，标注附件的文件名时需标示为xxx的附件，档案需连续写，电子文件应整理打包在同一文件夹下，对于其他专业软件产生的电子文件附件，尽可能采集电子文件，不能采集的应做适当说明。而发文和转发文是完全不可割裂的一份文件，不能分件整理，在标准的文件（尤其是电子文件）制作时，要避免多次的原文转发，引起归档不齐。

（二）来文与复文一般独立成件，也可为一件。来文与复文在公文中是一对密不可分的文件，通常成对出现，包括请示和批复、报告与批示、函与复函等。工作中，有些单位习惯将请示视为批复的附件，作为一件来办理、归档。在电子文件出现后，电子文件明显是独立的文件，来文与复文通常有不同的责任者，作为一件处理，对元数据采集、责任者的界定和检索带来不便，建议独立设文件名，连续编号，必要时形成压缩文件包。

（三）文件正本与发文稿纸、定稿。通过OA系统发文后，一次正式的发文包括了文件正文、定稿、历次修改稿，在普通的机关单位，历次修改稿的保管价值意义并不大，如果不区分文件价值，将普通文件正文、定稿、历次修改稿一起输出归档，对于保管和利用势必带来较大的压力。但是对于法律法规等重要文件，历次修改稿对查考有重要的参考价值。在归档时，一般归档发文正本与发文稿纸即可，重要文件才输出文件正本、定稿、历次修改稿，以完整反映文件的形成过程。在件内文件排序上，需注意区分文件处理单和发文稿纸的排序。文件处理单一般和收文在一起，处理单在前，收文在后。发文稿纸和发文在一起，正文在前，发文稿纸在后。

（四）报表、名册、图册、会议纪要、会议记录等其他。报表、名册、图册、会议纪要、会议记录等是重要的“白文”，机关单位应将其纳入本单位归档文件范围。报表、名册、图册通常独立编号，整理时一般按册整理，作为附件时按正文、附件处理。会议纪要按单次会议作为一件记录整理，用记录本进行会议记录时按年度记录、整理。派遣证、报到证等存根按年度整理。行政处罚等相关文件，按事件整理为一件，结论在前，后续按过程排列。

（五）分类、形成日期等相关问题。对归档文件进行科学分类，同一全宗或立档单位内的文件在一定时期应保持分类的一致性和稳定性。归档文件一般采用年度-机构（问题）-保管期限三级分类，不宜采用过多的分类层次。对于所内机关部门整理文件时，按年度-保管期限划分即可。年度为第一级分类，应安排布置归档范围内的单位按年度收集整理文件，将文件按年度分类，跨年度的文件以签发日为准，跨年度办理、形成的归入办结年。多份文件组件的文件，签发日期不同时，以第一份为准。

四、结语

总之，在文件的整理过程中，遇到的问题基本相同，按照DA/T 22的一般要求，管理人员应树立从整理到管理转变的指导思想，将其贯穿在文件传阅流程，便于文件处理人员正确组件和排序。在个别特殊情况下，也可以遵循整理的基本原则，结合电子文件元数据采集和录入需求，灵活组件，做好文件归档前的整理工作，实现文件的快速检索和利用。