医学科研档案管理现状与对策分析

文/海南省人民医院综合档案室 黄富才

一、医院科研档案的内容与特点

医院科研档案是医院科研人员在从事科学研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的原始记录材料，是科研管理和科研实践活动全过程的真实记录和反映。医学科研档案是医学科技知识的载体，包含丰富的研究成果、高新技术、前沿科技等医学发展信息，是医院科研工作宝贵的财富。相比于其他类型的档案，医院科研档案除了包含一般档案的共性特征外，还有着明显不同的特征，主要体现有以下三点：

（一）档案形成周期长。医学科研档案的形成与科研项目的执行周期相关，一般医院科研项目都必须经过申报、立项审批等工作，一系列流程下来需要很多相关部门和领导鉴定，耗费较长时间。从课题立项到最后结题一般项目需要2-3年，重大项目需要3-5年甚至更长时间。大型的科研项目一般都分为阶段性课题，每个阶段性都需要完整的研究过程，各个环节都互相连接形成具有较完整的科研材料。因此医学科学研究连续性强的特点决定了医学科研档案形成的周期较长。

（二）档案专业性强。在项目进行过程中，科研工作者需要收集大量的资料，这些资料涉及的范围广、内容多，且专业性较强。医学科研工作都是以专业范围开展课题研究，如临床研究中，从内科到外科，妇科到儿科；基础医学研究中，从生物化学科到病理学、药理学等专业。不同学科专业的科研工作有着各自不同的特点，因此医学科研档案工作比一般的档案管理需要更多的专业知识，体现了专业性的特征。

（三）档案综合性强。医学研究是一项综合性较强的学科领域，需要涉及多个方面。近年来，随着医学技术的快速发展，大量新兴技术和科学设备越来越多地运用到医学研究中，医学研究呈综合性交叉性发展趋势，一些课题往往需要多个学科多个专业合作完成，需要综合研究协作攻克，因此医学科研档案相比以前具有较强的综合性。

（四）保密性较强。科研文件因为涉及知识产权的问题，一般需要相关部门的保护，尤其是医学科研档案。医学科研成果应用性较强，影响较大，如果涉及疫情或重大疾病方面的资料，更需要严格的保密措施，防止外泄而带来的严重后果。一定程度上，医学科研成果与国家、人民的安危健康密不可分，因此保障医学科研档案的安全，提高科研档案整体管理水平有着重大的意义。

二、医院科研档案管理现状

（一）科研档案收集与归档资料不充分。医学科研项目档案内容应该是十分丰富的，但一些医院仅保存了开始的立项、审批材料、成果形式。一方面，因为医学科研项目本身时间周期长、跨度大的特点导致了科研资料收集不完整，缺少细节材料；另一方面，档案管理人员对归档范围和内容不明确，不能准确把握归档范围，科研人员归档意识不强，对过程性科研成果的归档和整理没有高度重视起来，认为是档案管理部门和管理人员的工作，加上平时忙于科研实践工作，与档案管理人员缺少沟通和交流，对提交自己的科研成果存在顾虑，错误地认为将科研成果归档后就会失去保密性，结束课题后只提交了一般性材料不愿意将其他材料归档，造成了档案材料不完整。

（二）缺少完善的档案管理体制。目前一些医院仍沿用旧的档案管理制度，缺乏标准化的流程，没有建立起完善的档案管理体制，影响科研档案管理工作。这些医院由于没有成立专门的科研档案管理部门，科研项目材料一般保存在科室，或者员工自行保管，档案管理较零碎。一些科研档案的工作由医院领导掌管，也存在管理层缺乏建立完善的档案管理体制现象，缺少管理重视，致使医院科研档案管理没有切实可行的规章制度。工作人员在日常档案管理工作中，对于归档的材料范围、收集时间和保存期限没有明确的制度可循，造成了科研资料不能系统完整归档，影响科研档案的工作效率。

（三）档案管理信息化程度低。传统的科研档案以卷宗形式保存，这种模式信息化程度较低，存在许多不足之处。第一，整理登记过程都需要花费工作人员大量的时间和精力，并且手工操作的方式更容易出错，如果遇到更改信息，则会造成额外的工作量，需要将涉及的资料全都找出再进行修改，在查阅资料的时候仍需要人工翻阅，在档案资料数量较大的情况下，这种方式效率较低。第二，纸质卷宗档案不利于保管和存放，医院每年都会产生很多的档案资料，科研资料和医疗档案等资料较多，需要较大的存储空间和专门的人员维护管理。第三，纸质材料易破损易受潮，增加了维护和保存成本。这种传统的档案管理方式不符合信息化发展趋势，不利于科研档案的共享和再利用。

三、医学科研档案管理策略

（一）加强档案管理意识。首先，各级医院在鼓励科研工作的同时，需要加强对科研档案管理工作的重视。相比科研档案的管理工作，在医院发展过程中更重视病人医疗档案的管理，科研档案并没有得到充分的重视，一方面与医院的自身规划发展有关，另一方面由于医院管理层大多是学医出身，对档案管理专业了解不深，缺乏对科研资料整合管理的意识。因此医院管理层需要充分认识到科研档案对医学科研有着重要的意义，应将科研档案管理落实到日常工作中。其次，加强科研人员的主动归档意识。档案管理部门应当对科研人员进行培训学习，增强他们的归档意识，消除他们的顾虑，在平时工作中主动收集和累积科研资料，与档案管理人员形成良好的沟通互动，提高档案的归档率和完整性。最后，加强档案工作人员的责任感和主动意识，通过宣传学习《档案法》《科学技术研究档案管理暂行规定》等档案法律法规，提升工作人员的业务水平和思想意识，增强工作认同感和责任感，强化他们的职业道德修养，以端正严谨的态度面对内容繁杂的档案工作，转变被动工作状态，形成主动整理积极了解不同专业项目的归档文件，及时与科研人员联系，了解科研进度，做好阶段性的归档工作。

（二）建立规范的档案管理制度。档案管理制度是档案工作的核心，通过建立完善的管理制度，约束工作过程中的不规范不合理之处，将科研档案管理工作达到规范化、流程化标准，符合新时代对档案工作的要求。第一，明确科研档案归档范围，保存期限等制度，包括课题计划、实施方案等原始数据，以及研究报告、工作总结、鉴定审批等资料，将各项工作明确到部门或个人，形成科学的管理网络。第二，制定切实可行的工作流程，按照收集、分类、整理、移交、保存等环节，建立健全档案工作流程，规定科研人员和档案管理工作者在这些流程中需要完成的工作和配合的环节，明确各相关部门的角色，做到归档立卷有标准、借阅有规定，管理有制度，保证科研档案工作顺利进行。第三，建立激励机制，在加强科研档案规范化管理的同时，建立完善的激励机制能够更好地促进工作人员的积极性和归属感，在科研档案管理过程中适当地添加激励制度，对档案管理工作人员设立年度考核、管理目标，与职位晋升考核相挂钩，进而激发工作人员的积极性和责任感。此外还可以组织工作交流会、表彰大会等活动，对在档案管理过程中工作认真、服务意识强的人员给予奖励，激发档案管理人员的工作热情，提高工作质量。第四，为加强档案规范管理工作，加强对科研材料的跟踪收集，根据科研档案形成周期较长的特点，档案管理工作部门应当进行严格的监控管理，对归档资料及时检查，动态监控归档过程，做到严格把控及时补充，形成超前的控制意识，对阶段性材料进行及时收集和整理，对每一步流程进行细化和完善，保证科研档案的齐全完整与规范。

（三）建立科研档案数据库。随着互联网信息技术的不断发展，档案管理向自动化、数字化方向发展，运用信息化手段管理科研档案能够提高管理效率，有助于应用和检索，具体措施有以下三点：第一，医院应当重视科研档案信息化建设，基于医院的长远发展目标，建设档案信息化专用平台，联合信息中心或寻找软件开发公司开发档案信息资源平台，并与医院的综合系统平台相连通，在全院范围内实现资源共享。第二，努力提升档案室硬件软件设施建设，数字化档案的建立需要硬件和软件两方面设施的保障，对一些需要扫描归档的文件，使用单一类型的设备无法满足高质量的成像效果，无法保存文件的原始面貌，因此配备新型的扫描设备非常有必要，另外数字信息类档案存在安全隐患，必须做好网络安全工作，防止数据被不法分子盗取利用。第三，鼓励工作人员学习信息化技术，通过交流经验、专业培训等形式提高业务水平，提升数据处理能力，做到独立检索、排序、提取数据，能够满足日常档案管理和医院的数据需求工作。运用信息化手段管理科研档案，能够提高科研档案管理效率，保证科研档案的系统性和准确性，以便于开发利用，从而实现科研档案工作从经验管理向科学管理转变，能够更好地为医院和社会服务。

四、总结

医院科研档案是科研管理中重要的组成部分，是医院重要的知识资产，具有特殊的保管和利用价值。因此要正确认识科研档案管理工作中的不足，加强科研档案管理意识，医院管理层和科研人员要高度重视医学科研档案的收集、整理、应用及保存工作；强化制度建设，建立完善的档案管理流程，做到有制度可循，保证科研档案工作的顺利进行；提升信息化水平，提高档案管理效率，实现资源的有效利用与共享，发挥科研档案应有的价值。同时在管理工作中发挥创新精神，积极学习新型管理措施，强化科学管理，使得档案管理工作向系统化、规范化方向发展，实现更好地为医学科研服务的目的。