现代信息技术背景下企业档案管理改革探究

文/威海市工业和信息化发展中心 王力召

档案管理在企业的日常经营管理中处于重要的地位，是企业整体发展不可或缺的一部分。因此，企业在经营、管理、决策中都离不开档案管理。由于科学技术的迅猛发展，企业档案管理可利用当前的发展机遇，提升档案管理效率。现今，众多企业逐渐意识到现代信息技术对于企业的重要意义，但是当前社会瞬息万变，要想保持企业旺盛的生命力，需不断对企业改革深化发展进行探讨，进一步提升企业档案管理质量。

一、企业档案管理中现代信息技术的应用优势

（一）为新型档案管理理念的形成创造了有利条件。我国国民经济的整体发展离不开企业的发展，而企业管理是企业在市场竞争中的核心力量。因此，保证企业健康稳定发展是企业管理的重要环节。但是在当今的市场中，部分企业管理者过于重视企业利润，忽视企业管理，导致企业管理面临诸多问题，达不到现代企业发展的要求。现代信息技术随着时代发展逐渐普及，企业在引用现代信息技术的同时，对企业管理提出了全新的挑战。此外，传统的档案管理模式与当前的现代化信息技术应用产生了不相适应的局面，这就需要企业管理理念与时俱进，为企业的整体发展打下坚实基础。

（二）促进档案管理人员综合素质的有效提升。企业档案管理利用现代信息技术，对档案管理工作也提出了更为高标准的要求。在当前的社会经济形势下，企业档案管理人员需不断完善自身的管理技能，提升自身综合素质，加快适应当前社会经济变化的新环境，接触新时代的档案管理理念，才能为企业的发展贡献自身的一份力量，使其自身在企业档案管理中发挥自身最大的价值。企业档案管理人员借助现代信息化技术可以培养自身的管理能力以及工作方式，以崭新的面貌迎接新时代企业管理工作。由此，现代信息技术的应用能够促进档案管理人员整体水平的提升，提高企业人力资源使用效率，最终提升整个企业的运行效率。

二、企业档案管理中信息技术的应用现状

（一）档案管理理念落后。在当前社会，众多的企业管理者已经开始意识到现代化信息技术对于企业档案管理来讲至关重要，并开始将现代信息技术广泛应用于企业管理各个环节中。尽管现代信息技术在企业档案管理中的应用效果已经有了初步成效，提升了企业档案管理的运行效率，但是部分企业管理者并未及时更新档案管理理念，片面认为档案管理就是简单地将企业信息进行归纳总结，根本无需花费太多的人力、物力进行信息技术整理，利用传统的信息技术系统对其当前的企业档案进行管理，体现的管理方式极为落后。此外，部分企业管理者盲目跟风，仅仅应用最为基础的信息技术，后期并未对信息系统进行合理的维护，导致企业信息系统在应用过程中存在诸多问题，使得档案管理工作常常不能按时完成，最终出现档案信息混乱、档案丢失等问题。企业档案管理理念落后，对档案管理整个工作都会造成不利影响。

（二）信息化系统管理力度较弱。档案管理工作属于企业管理中的特殊管理工作，虽然很多企业在档案管理中引进了现代信息技术，但信息化系统管理力度并未加强，这也是影响企业档案管理效率的直接原因。企业的档案管理部门在企业经营管理中隶属于特殊的部门，具有一定的独立性特征，并未与企业其他部门共同建立成为统一的网络结构体系，档案管理所涵盖的信息技术相对较少，档案信息的共享性有限，重要的资料无法及时传播，对档案管理的效率会产生不利影响。究其原因，信息化系统管理力度薄弱是造成企业档案管理工作效率低下的重要原因。一方面，企业在进行档案管理中，管理人员都是遵循企业的规章制度进行合理的信息化系统管理，但是如果信息化系统管理力度较弱，管理人员无法充分掌握，就会造成相关的管理人员工作效率低，人员之间配合不协调等诸多原因，最终导致企业档案管理无法有序进行；另一方面，企业在信息化系统管理中，会面临电脑维护等问题，企业管理部门未对信息系统电脑设备进行定期维护和修理，造成企业档案管理工作滞后，积压大量的档案管理工作，最终导致企业档案管理无法与企业发展同步进行。

（三）管理人才相对匮乏。企业档案管理人员是企业特殊部门的工作人员，不仅要具备良好的管理理念，同时需要具有严谨的工作态度和扎实的档案管理知识。但是，当前来看，企业管理人员都是一些无所事事的状态，大部分档案管理人员的学历是本科，很少有研究生，在基础知识方面稍显薄弱。同时，企业档案管理人员在工作时需要应用电脑设备，但是很多人员无法熟练掌握电脑，连一些基本的表格制作都成问题，导致在开展档案管理工作时无从下手，档案管理工作效率低下，严重影响企业的整体发展。此外，部分企业的档案管理人员是一些领导的亲戚，普遍认为档案管理不需要技术含量。因此，档案管理人员的知识和理念落后是必然的，加上企业对其档案管理人员未有定期的技能培训，无法跟上当前社会的发展潮流，处于淘汰的边缘，难免对企业整体发展造成不利影响。

三、信息化环境下企业档案管理的优化策略

（一）增强企业档案管理理念。增强企业档案管理理念，提高企业领导在档案管理中应用于现代信息技术的重视程度，是企业档案管理的必然要求。例如：山东海城仓储设备有限公司采用人工采集信息的方式，造成企业档案管理效率极为低下，人力资源无法合理利用，最终导致整体企业档案管理工作无法有效开展。该企业为了保证档案管理在企业经营中有序进行，指导企业档案管理工作顺利开展。首先，要求企业领导深刻认识现代信息技术应用于企业档案管理重要性，在管理中利用当前现代化企业管理思路，为企业的整体运营打下良好的基础。不仅如此，该企业在日常经营管理中，企业部门领导格外重视企业的现代化建设，尤其是现代化信息技术，并广泛应用于企业管理的各个层面，做好科学有效的管理计划，实现完善的档案管理规章制度。其次，该企业加强档案管理现代化信息建设，突破传统的档案管理理念，在提升管理效率的同时，注重企业档案管理质量，规范化开展企业档案管理工作，将档案管理工作与其他部门管理工作提升到同等的地位。最后，企业持续提升档案管理工作效率和质量，围绕信息化技术，及时更新档案管理理念，利用信息化技术的优势开展档案管理工作，实现新时代的档案管理目标，保证企业档案管理工作有效开展，促进企业长期稳定发展。

（二）加强信息系统的管理力度。当前社会的经济发展，离不开现代信息技术。现代信息技术被广泛应用于各行各业，尤其在企业档案管理中，其作用不容忽视。例如：沈阳众都科技有限公司面对信息化系统管理力度薄弱、企业档案管理工作效率低下的问题时。该企业运用现代信息技术，做好信息系统和硬件的优化、维护以及管理措施，保证信息档案管理系统有效运行。首先，企业在档案管理过程中，按照具体的标准优化和完善档案工作设备，提升信息系统的硬件质量，保证档案文件科学管理等基本的工作顺利进行，且合理安排档案数据管理的存储工作，避免信息录入时出现低级错误，确保后续的工作能够正常进行下去。其次，企业领导要严格要求档案管理工作人员，促使档案管理人员熟悉各类档案工作设备操作规章流程，按照正确的说明书以及正确的操作模式进行，如更新设备时，要先进行调试，保证产品的稳定性，避免由于系统安全问题对档案管理造成不利影响。最后，企业应保证定期聘请专业的信息技术人员对信息系统进行合理维护，及时发现信息系统中存在的潜在问题，对基础设施进行维护检修，及时处理，保证企业档案信息系统安全平稳地运行，最终促进企业整体发展的有效性。

（三）提升企业档案管理人员素质。在企业档案管理中合理运用现代信息技术，仅凭企业管理者的重视以及资金投入，实现有序运行是远远不够的。例如：四川洋升管业有限公司档案管理人员基础知识薄弱、综合技能落后，该企业利用现代化技术进行人才的培养和引进，同时该企业在进行日常的档案信息管理时，及时进行信息系统的更新，将新技术、新方式合理运用到软件的使用上，由此需要档案管理人员的密切配合，保证档案管理工作顺利进行。此外，该企业在日常档案管理工作中，定期进行档案管理人员培训，创造优越的学习平台，为管理人员争取更多的学习机会，全面提升企业档案管理人员的综合素质，跟随时代发展的步伐，不断更新管理人员现有的知识结构体系，提升专业化技能。企业在了解到新知识以及新信息系统时，需及时对相关人员进行培训，让其在规定的时间掌握信息技术的使用，熟练利用现代化信息技术促使档案管理工作顺利进行，以免由于管理人员的操作失误以及流程的不熟悉而发生无法挽回的损失。企业应根据自身的发展情况以及现有的培训资源，定期对管理人员进行系统化培训，保证其顺利掌握新信息技术等多种档案管理方法。此外，企业在引进档案管理人员时，可以合理利用多种手段和措施，设置优质的薪酬标准吸引人才涌入企业，提升企业档案管理人才综合实力。另外，企业要建立全方位的信息联动运行机制，将企业中的各个部门合理联系起来，实现资源合理利用和信息共享，加强企业内外部资源的沟通联系，实现企业整体的发展目标。

四、结论

综上所述，企业在进行档案管理时，实现现代化信息技术是极为重要的，企业发展不仅要从自身着手，同时还需随着时代发展趋势不断创新，实现档案管理信息化发展，尤其在管理理念以及人才培养方面。因此，企业管理者需从各个方面入手，为实现企业档案管理奠定良好的发展空间，这对于档案管理工作的开展具有深远的意义。总之，对于企业档案管理工作而言，要顺应时代发展潮流，从容面对信息化时代发展下的机遇和挑战，迎难而上，不断创新，突破局限。不仅如此，企业应加大档案管理人员的培养力度，研发新设备，提高企业档案管理的整体水平。