钢铁企业档案管理问题及推进思路分析

文/陕西钢铁集团有限公司 张静

档案管理工作是企业运营管理工作中的重要组成部分，并且在企业的整体发展中有非常重要的地位。此外，企业的档案管理工作是一项费时、费力的工程，对钢铁企业来说，不仅在职员工较多，年产量也是一个庞大的数据，在平时的档案工作中更加繁杂，这在一定程度上体现了档案管理信息化的需求。因此在企业的发展、成长和壮大的过程中，需要不断完善和提高档案管理手段，根据市场的需求和社会发展的变化，进行管理手段的创新，重新调整企业中人员、业务和技术的发展思路，以达到更高效的工作效率，以及提高经济效益。

一、企业科技档案管理现状

（一）信息化技术落后。现如今，计算机和信息化技术已经融入我们的日常生活中，也融入每一行每一业，为我们的生活和工作都带来了不少的便利。企业的档案管理离不开信息化的应用，但就现阶段来说，部分公司由于自身的内部变化或是资金预算不够等原因，依然存在着硬件设施设备不能适应现代发展的情况，例如档案管理工作要应用到计算机和扫描设备等，这些依然实施老旧的管理模式。设施设备过于陈旧，就会导致档案管理人员在工作时依然以半自动化为主，计算机加上人工，不仅增加了工作量，也不能准确进行鉴别和存档，严重影响了企业的发展。企业想要实现档案数字化的管理，必然离不开最基础也是最重要的硬件设施设备，如若企业不能进行及时更新换代，不仅会影响工作的效率，也对企业的持续发展有一定的影响。

（二）自动化办公系统不对接。钢铁行业作为一个大型的生产企业，其中的档案管理工作是非常繁琐且工作量非常大的工程，会使用专业的档案管理软件办公，但在企业中，以数字化技术为基础的办公系统一般是为公司高层自行设计并且使用的，很难将档案的管理系统与自动化的管理系统进行有效的结合。这表明了企业档案管理系统与办公自动化系统之间缺乏一定的联系，也缺少统一的管理手段，最终导致档案管理系统和自动化办公系统的兼容性较差。

（三）服务理念落后。目前，大部分企业依旧以保证资料档案的完整性和保密性为主要的工作内容，从而忽视了重要资源的使用问题。档案管理部门在工作中一直处于被动的位置，与外界没有一定的沟通和交流，也缺乏工作中的积极、主动的服务意识。同时，其中处理档案的方法也较为简单、单一，不能很好地满足企业的需求。另外，服务的对象也有一定的局限性，一般是将档案整理和储存好后为企业内部人员提供借鉴和复印，在一定程度上可以看出档案管理部门与企业中其他部门的沟通和交流较少。

（四）缺乏专业人才。现阶段，钢铁企业档案管理工作人员有一部分并不具备企业需求的专业水平、理论素质和文化程度，有一些工作人员并不是专业出身，或是并没接受专业的管理培训，其中存在知识面狭窄、老化、结构不合理，以及缺少现代科学知识等问题。因此专业人才也是我们现阶段的刚需，不仅需要对档案管理工作有一定的熟练程度，也需要对数字化技术有一定的了解，这样才能提高企业工作效率。

以上都是影响企业档案管理工作发展的因素，在客观程度上都会导致企业档案管理部门的工作效率低下；职工上进心不够，在工作上不够积极；以及企业的档案不能精准、明确地保存，也会影响到后期其他部门的借鉴和使用。所以，为了进一步推动钢铁企业的发展，需要我们建立更加便捷的档案管理模式，利用互联网、数字化的归档模式和传输模式，使档案的处理更加方便，这不仅节省了时间和精力，也促进了企业发展更加智能化。

二、企业档案管理工作的推进思路

（一）创新档案管理制度。随着社会的进步，档案管理工作想要更好发展，需要有进一步的创新意识，以全新的管理规范制度，来取得更好的工作效率。第一，要制定信息化的档案管理制度，以满足档案管理人员的应用，在现有的机制上进行完善和规范，明确其中实际的工作流程和技术运用方法，并且将电子档案工作环节和步骤进行精细化。第二，将工作责任划分为每一位职工，建立一个以上率下、工作积极、团结友爱的工作氛围，同时也要求每一位员工都要遵守工作秩序，以便能更好地推进档案管理工作的开展。第三，企业负责人应要求档案管理部门职工明确自身职责，并且能牢牢掌握管理系统的工作流程，同时对软件的操作也要求熟练，进一步完善其中的细节，自上而下进行推广。此外，要在一定时间内进行座谈会，定期对档案管理人员进行培训和测试，对其中的管理系统和流程进行讨论，以便查漏补缺，及时补充、完善。

（二）管理模式创新。据了解，现在部分企业没有单独成立档案管理科室，仅是挂靠在其他部门，并没有独立的行政机构，这样的方式是行不通的，不仅对工作效率打了折扣，也难以促进新时代的进步。因此，无论是企业的高层负责人，还是档案管理部门的员工，都应该有自觉性。在新时代的改革背景下，想要企业发展得更好，想要档案管理部门有所进步，应该有一个科学、合理的管理模式，全力实现和追求企业获得最大的经济利益，以及实现可持续发展。因此，企业有必要将档案管理作为一个单独、独立的部门来管理，这样才能提升其工作的地位，使得档案管理能获得真正的决定权和选择权。

（三）档案管理标准的统一。在档案管理工作中，必须要有一定的标准进行衡量和评判。档案管理的标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，这也是衡量工作效率高低的专业尺度。如果没有这些标准，那么档案库中的数据将无法建立，当然如果各单位的档案管理部门不遵循这样统一的标准去完成，自成一套体系，那么其中档案信息网络无法顺利通过，其中的资料资源也无法进行共享。此外，在企业中，档案管理部门需要尽早制定或是修订企业电子文件管理方面的规章制度，用这些制度来规范和约束企业电子文件的采集、保管和应用，也使各二级单位能参照相关制度，做好各自单位的相关工作。同时，档案管理部门应该制定项目设施设备的管理和正确的使用方法，明确大型、贵重设备的责任人和应用的范围以及使用的程序等。还需要建立一个工作台账，用于档案管理内部员工登录。此外，有必要制定一个安全措施程序，以确保电子档案的安全性和防止泄露。

（四）应用先进技术结合。当前，有部分钢铁企业的档案管理是采用纸质和电子两种形式，但钢铁企业的资料和档案的产生量是一个非常庞大的数据，所以应用数字形式的档案管理技术也将越来越多。为了更好地应对日益增加的电子科技档案，我们需要应用一些先进的技术来辅助我们的管理工作，那就是通过云计算来进行有效的数据存储和管理。云计算是一种较为新型的超级计算方式，是以数据为主要中心的一种数据密集型的超级计算程序，其在数据存储和数据管理以及编程模式上都有一种自身独特的技术。云计算可以提供分布式的存储方式来进行数据的存储，并且采用冗余存储的方式保证数据的可靠性。在数据的管理方面，云计算技术可以对海量的数据进行存储，并且能快速分析和保存，最终向用户提供有效服务。因此，我们可以借用云计算技术来进行快速的数据处理，这能帮助档案管理人员更加快速、准确地完成工作。

（五）技术人才队伍建设。档案信息化建设不仅能为档案管理人员提供便捷和便利，在提高了工作效率的同时，也在一定程度上对档案人员的素质提出了较高的要求。所以企业应该坚持以人为本的原则，把培养人才、建设人才队伍和提高人员素质放在企业发展的第一位，并且有针对性地开展各种形式的业务培训，特别是针对网络化、数字化以及信息开发技术等方面的培训。首先，有关企业应该树立以人才资源为第一资源的思想，加强人才队伍建设，打一支业务能力强、对工作敬业、负责并且能敢于创新和发现，善于学习的专业档案队伍。同时在聘用档案管理人员时，要以“公开、平等、竞争、择优”为原则，对自身素质和能力较为突出的职工，及时进行岗位调整和进一步的培养，为更好地开展企业档案管理工作提供智力的保障。此外，也要设置新人竞争机制，加大企业与外部市场的交流力度，拓宽人才流动的渠道，通过内部的调岗部门，和外部的交流、学习，建立人才培养计划，设立“能进、能出，能上、能下”新机制，健全和完善人才队伍结构。

三、结语

综上所述，企业的档案管理工作是一项长期并且全面的工作，这不仅是一个部门的工作，不是依靠其中的技术人员就能完成的，需要所有档案管理人员以及企业整体部门的相互协作和配合才能高效完成。新阶段，企业之间的竞争日益激烈，企业发展的节奏也在明显加快，其中的档案管理工作必须要与时俱进，创新才能进步，进步才能发展，才能跟上时代发展的脚步，才能够满足企业生产运营管理的要求，才能够更好地推动钢铁企业稳定健康持续发展，才能全面提高企业的数字化档案管理水平。