浅析高速公路项目文件材料归档管理

文/福州市规划勘测设计研究总院 柯思嘉

档案管理无论是对于国家还是企业而言，都是非常重要的工作。随着高速公路的不断发展，内业管理制度已逐渐标准化、规范化。在这一发展趋势下，施工单位由原先传统观念“外业第一”逐渐转向“内外业并重”。而工程建设施工过程中必将产生大量有利用和参考意义的历史文件材料，如施工、监理、业主关于质量、安全、进度、费用等相关往来性文件、各项施工工序的报验文件、第三方检测报告及竣工图等，这些文件对于日后工程的管理、维护具有重要意义，倘若没有对相关文件及时进行归档，那么在通车后日常养护管理过程中，相关单位及部门将无法及时、有效地查询到相关信息，对后续的管理工作增加难度。由此可见，对高速公路工程文件材料及时妥善收集整理归档成了日常施工及档案管理必不可少的一项任务。

一、文件材料形成及收集整理的注意事项

高速公路工程周期包含项目提出、调研、立项、审批、设计、施工、竣工验收等环节，并形成相应纸质报告。因此，完善的文件归档系统成了文件归档的重中之重。只有利用科学有效的档案管理系统、管理方式，将这些陆续产生的文件材料及时、有效地收集、整理、归档，才能确保为今后工程项目运行提供真实有效的资料支持。

高速公路在建设期各阶段，产生文件多种多样。为确保档案资料有效、统一、齐全，需要对文件材料进行相关要求。一般而言，工程项目文件材料形成需注意：1.归档的文件材料需为原件（特殊情况如：原材料出产合格证为复印件，那么需在合格证上加盖经销商的章并注明原件保存地方）。2.所归档的文件材料必须客观真实地反映现场的实际情况，如施工原始记录、测量记录及相关强度报告等应做到真实有效、填写规范。3.形成文件时需注意文件材料的可重复利用性，打印所用的纸质宜采用70g/m2以上白色A4纸，文件材料书写应做到字迹清晰，不存在涂改等污渍，同时应保证各项流程签字盖章的手续完备，上报的往来文件报告中若存在图片等影像资料应确保照片清晰可辨。4.填写时需注意应用黑色签字笔进行填写，不得采用铅笔、红笔等进行填写。5.在编制竣工图时，需注意竣工说明是否完善，是否能体现建成后项目的实际情况，是否能体现材料、工艺及变更的具体情况，并且所加盖的竣工图章必须为红章。

对于所形成文件材料，在收集检查及整理时应注意：1.文件材料的齐全性，如所报验的质检资料附件是否齐全，是否已附上相应的施工原始记录、测量记录以及强度报告等。2.填写内容的完善性，如签章是否齐全、书写内容是否规范、检测频率是否按照相关要求进行、日期是否符合逻辑性等。3.文件材料归档的及时性，如是否及时向第三方检测机构索要检测报告。4.文件材料组卷的合理性，如各项文件材料分类是否科学合理、是否按照文件材料自然形成过程，保持其内在有机联系，进行系统化整理组卷。

二、高速公路工程项目档案管理存在的问题

目前，我国高速公路项目档案相关管理规范的制定和实施有显著进步，但在实际管理过程中仍存在许多问题，如内业管理体系建设不齐全，职责不明确，内业管理人员多为无相关工程经验人员，且流动性大，这些都给档案管理带来很大麻烦。具体问题如下：

（一）项目文件管理职责分工不明确。内业资料人员在配备上常出现管理人员为现场施工人员，对于内业的管理工作并不熟悉。建立的档案管理体系不完善、不科学，无法有效进行日常文件材料的归档管理工作。同时职责分工不明确，责任未落实到个人，成为当前各参建单位最为突出的问题，使得管理人员在文件材料归档管理工作上存在低效、重返率高等问题，各类文件收集可能存在漏项、重复收集等情况。

（二）归档文件材料质量不符合规范要求。在高速公路文件档案管理体系中，各阶段材料在归档时，其质量都有详细的规范要求，但在实际形成管理过程中，所归档文件材料质量出现了各种各样问题。其中较为突出的有：1.表格不统一，各标段采用不同的表格体系。2.填写方式多样化，相同检测项，填写模式未统一。3.签章手续不完整、不真实，存在漏签、代签现象。4.未用黑色签字笔书写，使字迹模糊。5.文件存在复印件现象，施工原始资料未手写。6.文件材料的内容不真实，如质检资料上的日期与施工日志不对应等。

（三）归档材料收集不全。高速公路工程项目各阶段涉及方方面面的文件材料，其特点为内容、形式不同，文件载体多样，收集整理者常出现部分文件由于受忽视而导致收集归档不齐全，给后期管理利用造成很大麻烦。首先是建设项目前期文件缺失较多，如土地征用协议、招投标文件、初步设计审批文件、批准概算书、预算书等。到了建设项目施工期文件，文件的形成就更多，这也是竣工材料主要组成部分，而其中如单位、分部、分项工程开工报告、技术交底、中间交工证书、专项施工方案、首件施工总结、设计变更文件、竣工图以及第三方检测报告等最常出现文件收集不齐全的现象。对于综合管理性文件如业主、监理、施工单位的往来性文件，在收集时不齐全，常表现为几方单位文件不闭合、红头文件缺少附件等问题。

三、做好文件材料归档管理的建议

（一）档案管理体系、职责划分清晰。新时期档案管理工作迎来了新发展，档案管理工作应以提高档案管理科学水平为本，积极探索有效的工作效率。一个科学的档案管理体系是做好项目文件材料归档管理的必要前提，明确档案管理小组结构、人员组成、责任划分，确保任务到人、责任到人。建立完善的档案管理网络，应配备一名有经验的总工程师或技术负责人分管此项工作的进行，负责督促、指导日常档案归档工作。此外还应配备相应专（兼）职档案人员，并确保人员稳定在岗。档案小组成员应承担各自责任，提高文件材料收集、整理、归档的工作效率。项目部其他各部门应配合档案整理工作进展，对于日常收发文应及时形成台账，并按文件形成的自然逻辑关系，定期移交给本项目部专门档案管理人员，确保满足文件资料与现场施工进度同步收集、同步整理、同步归档的“三同步”要求。

（二）文件材料的编制和收集。高速公路文件材料应按规范进行编制，确保形成的文件符合工程实际情况以及文件材料的相关填写、归档要求。其中工程报验及抽检资料为高速公路工程档案主体内容，编制文件时施工、监理单位应根据本项目现场实际情况和行业规定、标准以及合同约定的要求进行编制。形成的文件应确保填写规范、内容具体、字迹清楚、载体耐久，图纸图样清晰，图表整洁，各项签字盖章手续完备、不存在代签名、复印件等现象。做到归档的文件材料真实可靠，数据有据可查。对于质检资料收集时应注意查阅相应的单位、分部、分项工程划分，根据现场的施工情况，及时收集各项工序的报验材料。对于综合文件应及时形成相应台账，收集时应按台账进行整理，做到不漏项、不重复。

四、结束语

高速公路工程档案管理工作对工程项目意义非凡，通过科学的收集、整理、归档，确保归档材料对项目建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值，为后续管理工作提供必要的材料支持。因此，重视项目形成文件材料的质量，科学、及时对文件材料进行归档，才能为高速公路工程项目管理控制提供最有利的文件支持，促进工程有序发展。