新形势下财务档案管理探析

文/河北广播电视台器材购置服务中心 高宁

伴随国民经济发展水平不断提升，新形势下国家税费体制改革进程也在有序推进。加强财务管理，需要高度重视财务档案管理工作，并积极借助现代信息技术等强化信息的综合整合应用，这样才能不断提升财务数据科学化利用成效，更好地为组织发展提供强大的基础支持。目前受多方面因素的制约，在财务档案管理方面还存在不少的问题，影响了财务数据的深度开发应用，也不利于夯实组织财务管理基础。加强财务档案管理工作开展意义与优化措施分析，具有重大而深远的意义。

一、财务档案管理内涵与加强管理的意义

财务档案管理是指围绕财务管理工作，对形成的财务数据等信息进行归类整合的过程。加强财务档案管理工作，强化信息化建设，是更好地宣传贯彻国家档案管理以及财务管理相关制度的必然选择。当前随着国家信息化建设步伐的加快，对于组织而言，面对越来越庞杂的财务信息，加强财务档案管理，不断提升财务档案管理基础规范化水平，有助于更好地扩大财务档案管理重要性认识的宣传，提升组织的法律风险防控意识，引导全员积极参与到财务档案管理过程中进行统筹安排，严格落实相关的责任机制，强化质量监督，切实提升财务档案规范化水平。同时对于组织自身而言，抓好财务档案信息化建设，全面维护财务档案的权威性，严格信息管控，有助于更好地体现财务管理的客观性，减少人为因素等带来的不良影响，全面推动组织在经营管理决策制定以及财务精细化管理方面奠定扎实的基础，提升基础规范化管理成效，实现可持续长远发展。

二、财务档案管理现状与存在的问题分析

随着国家财税体制改革进程的有序推进，加上行业变革进程的加快实施，新时期对于各类组织而言，在发展的过程中都面临严峻的市场考验。财务管理是各单位重要的基础工作，财务档案管理是财务管理工作的基础和根本保障。做好财务档案管理工作无论是从宏观还是微观上看都具有重要的社会意义和积极影响。目前在财务档案管理方面各类组织都予以重视，也进行了一些有益探索和尝试。从整体上看，财务档案相对比较完善；但从细节上分析，财务档案管理工作开展过程中依然还存在不少的问题，主要表现在以下几个方面：

（一）财务管理制度不够健全完善。目前国家针对财务档案管理方面的政策法规相对较少，主要体现为《档案法》《会计法》等有一些基本的规定，但这些政策没有及时和现代企业制度相融合，没有为现代企业的运营管理等提供科学的指导。导致市场经济条件下进行财务档案管理无据可依，没有明确统一的规范要求，不能推动财务管理各项工作有序开展。

（二）财务档案监督力度有待加强。一方面，在财务信息披露阶段政府未有效发挥应有的监管职能，针对相关政策法规的执行和实施等情况缺乏有效的监督，监督效率低下，监督工作流于形式，甚至对于一些财务信息失真等方面的法律规定不明晰，缺乏明确的责任追究体系的约束，从而不利于提高财务信息披露的精准性；另一方面，针对注册会计师相关的制度方面没有出台完善的监督管理机制，注册会计师往往需要按照要求对受托单位会计信息进行审计，同时还需要收取相关的费用等，所以角色的双重矛盾性容易影响审计的客观性，另外针对注册会计师行业也没有完善的监管机制来进行制约他们的行为，从而导致市场混乱，一些注册会计师自身的专业道德水平低下，业务素质有待提高。此外企业在自身内部监督管理方面的制度也不够完善，没有充分结合市场形势的变化以及企业自身的发展战略等进一步完善财务监督管理机制，从而导致财务管理档案不完善、信息不健全甚至存在弄虚作假等情况。

（三）财务管理人员能力与素质有待提升。加强财务档案管理需要有专业的财务管理人员来实施，尤其是随着信息时代的到来，财务电算化工作有序开展，财务档案不仅需要管理纸质档案，同时还需要管理电子化档案，所以对财务管理人员的素质与能力提出了更高的要求，但是目前财务管理人员对财务档案管理工作重视度不够，没有严格按照相关的规定进行财务电子档案的管理，没有做好纸质材料和电子材料的全面融合和有效归档，很多数据信息资源处理缺乏清晰的工作安排，甚至导致一些数据丢失，纸质材料和电子化材料不相符，从而不利于提升财务档案管理水平。另外，财务管理人员在财务档案利用开发等方面的能力也需要进一步加强。

（四）计算机系统以及专业会计软件等自身存在缺陷。目前虽然信息化时代的到来为组织开展财务档案管理提供了强大的技术支持，很多组织也逐渐引进和配置了计算机系统以及专业会计软件，但是计算机系统以及网络系统、财务管理软件等很多存在缺陷，他们在功能和安全防护等方面需要不断升级，这些薄弱环节如果不及时发现并加以解决，不仅不利于保证财务信息档案的完整性，甚至还容易导致信息出现篡改或者非法增删改等情形，无法为财务信息化管理工作的开展提供基础保障。为此还需要对计算机系统以及专业的会计软件等进行维护和综合防控，这样才能避免出现这种或者那样的缺陷，导致财务管理工作受到影响。

三、加强新形势下财务档案管理的优化措施

为了进一步提升财务档案管理水平，切实发挥财务档案应有的功能或价值，建议从以下几个方面予以探索：

（一）完善财务管理相关的制度体系。无论是从组织还是国家层面看财务管理工作，都需要进行相关制度的完善，这样才能为财务档案管理工作的开展提供重要的基础保障。当前企业正处于市场化改革的大环境下，经营管理机制、经营方式不断发生变化，市场环境也在不断发生变化，所以更需要寻求有效的制度支撑，才能为不断提高组织运行管理的规范性奠定基础。所以从国家层面应对现有的立法政策等进行分析和整合，结合时代的发展要求出台更为完善的制度，对财务管理工作做出明确的指导性安排和要求。同时对于组织而言，也应当结合新形势的变化进行财务档案管理相关机制的建设与完善，对信息化时代电算化会计档案等方式的知识进行宣传，组织全体员工开展相关方面的学习等，增强财务档案规范管理重要性认识并转化为强大的合力，从而全面推动组织财务档案管理工作有序开展。

（二）加强财务档案管理监督机制的建立与实施。一方面，应当围绕财务档案管理进一步加强内部控制机制的建设。财务档案管理工作的开展只有全面加强监督，才能确保执行有序有力。所以组织应当围绕内部会计档案管理等工作加强权责分工，明确具体的职责要求和工作使命，加强职业道德教育等，确保财务档案管理人员严格按照要求组织开展各项工作；另一方面，国家应当围绕权责监督等方面出台更为明细的实施监督管理规定，注册会计师以及会计事务所在维护会计档案质量等方面的作用不可忽视，但国家也应当加强对这类组织和人员的管理，切实提高他们规范监督成效。此外还应当在财务审计等方面积极与现代企业管理制度相融合，制定更为完善的管理机制，从而引导各类组织结合自身实际，按照政策规定等强化内部约束和风险管控，及时发现财务档案管理方面存在的问题并及时改进与优化。

（三）强化队伍建设。财务档案管理工作的开展需要广大财务管理人员积极参与并加强规范运作，提高专业化水平，这样才能确保财务档案管理工作的有序开展。为此不能忽视财务管理队伍的培训，要不断引进高素质、专业化的财务管理队伍来开展财务管理工作，并着重围绕财务档案信息化管理等加强对财务管理人员政策法规、信息技术以及会计专业化软件等使用方面的技能、素质、知识、价值观培训，提高从业人员严格自律意识以及专业化水平。另外组织在财务档案管理方面还需要全面引导财务管理人员围绕财务档案信息利用等进行深入研究，完善奖惩机制，鼓励财务管理人员围绕财务信息的开发利用等积极探索，借鉴更多有效的经验，从而更好地提升财务档案信息综合利用价值，更好地为组织发展服务。

（四）加强信息化综合管理。要围绕电算化财务管理信息系统的构建和安全管理等方面进行机制建设，结合目前财务信息档案管理方面存在的不足等进行风险排查，制定明确的权责规定，对授权、口令等严格管理，对网络信息系统等进行操作规范培训，并确保监督和操作实行独立运作。另外组织应当加强专业化财务管理软件的配置以及硬件设施的完善，引进更多现代化的管理工具等，针对财务档案管理，从安全性角度进行全面的功能设计，通过多种认证技术的应用鉴别身份，通过访问控制策略的制定以及防火墙技术、入侵检测技术、安全设计技术、备份管理等机制进一步提高财务管理人员对信息技术应用的安全意识，确保严格按照相关的要求做好各方面的基础管理工作，发现问题或者风险等及时进行防控，针对可能存在的重点领域风险等加强层层监控防护，积极响应，从而更好地推动财务信息化管控规范有力。

总之，新形势下财务档案管理工作的要求不断提高，对组织和财务管理人员也提出了更高的要求，只有全面加强政策的研究，结合新形势的变化等强化技术、队伍、制度等方面的建立与约束管理，这样才能不断提高组织财务档案管理成效，更好地发挥财务档案应有的功能，实现更大的经济效益和社会效益。