信息化时代行政事业单位档案管理科学化分析

2020-11-22德阳市人力资源和社会保障局杨波琳

办公室业务 2020年18期

文/德阳市人力资源和社会保障局杨波琳

行政事业单位档案管理工作的特点为政治性、服务性以及管理性极强，同时工作内容也是整个单位的基础工作之一，针对信息化时代的特点，对档案管理进行科学化探寻，针对现阶段档案管理科学化水平进行分析，档案管理的应用价值没能得到最佳的发挥，结合多种创新技术以及手段到档案管理工作中，从而满足市场激烈竞争的需求，构建全新的档案管理科学化体系，更好地发挥档案管理的超强功能，提高行政事业单位档案管理的质量。

一、信息化时代档案管理科学化的重要性

对于行政事业单位来说，其档案管理工作是行政事业单位自我改革创新的重要载体，其档案中记录着行政事业单位具体的成长阶段以及其发展历程。每一个关键建设时期档案中都有详细的信息记录，此详细的信息记录可以为事业单位发展战略的制定提供一定的参考作用，从可行性的对策点中得到发展依据点，当然这个发展战略的制定可以适度整合各种信息技术以及手段，将其技术以及手段应用到档案管理基础工作中，可以不断提升档案管理的科学化管理水平以及质量，从而将档案管理的应用价值充分发挥出来。另外，档案管理的科学化探索是不能停止的，原因及依据点都是建立于国家的政策要求下，同时科学化档案管理需要针对其行政事业单位自身具备的特点，才能得到强有力的推动，当然档案管理工作需要借助完善的档案管理材料得到有效的分析以及预测，从而提供给行政事业单位，方便决策的制定。结合实际的行政事业单位内部情况，仔细分析市场的变化情况，基于具体的档案管理特点，进一步落实档案管理科学化的目标。融合信息技术到档案管理工作中可以发挥出最大合力，推动整个行政事业单位的档案管理现代化水平。

二、信息化时代档案管理科学化存在的不足

（一）档案管理工作得不到重视。纵观现阶段行政事业单位的整体档案管理水平，可以发现并不理想，与国外发达国家的档案管理工作质量有一定的距离。出现这一现象的原因有很多，最主要的是我国的行政事业单位大多不重视档案管理工作，即档案管理工作没有完善的管理制度加持，导致内容过多的档案管理工作得不到有效的解决，整体的档案管理效果不是非常理想。另外就是档案管理人员没有有效应用现代设备以及技术，其现代化设备应用能力较差，导致混乱的档案管理机制被应用到档案管理中，非常不利于行政事业单位档案管理工作目标的实现。档案管理人员没有科学有效的档案管理手段做保障，就会形成不良的档案管理工作意识，职业责任感没能建立起来，工作状态就会非常的随意。实际的行政事业单位的管理手段不能结合其档案管理情况制定，其开发以及利用档案资料不会程度性的提高，非常不利于行政事业单位档案管理工作质量以及效率的提升。

（二）专业的管理人员配备不到位。部分从事档案管理工作的人员，自身并不具备良好的业务技能以及专业的管理能力，导致在行政事业单位档案管理过程中不能达成档案管理的基础工作需求，工作效率低下。大部分档案管理人员并非专业的档案管理人员，多数是由其他的部门转来的，这就导致整个档案管理工作不够专业，人员精力没有集中到档案管理工作中，其档案管理水平得不到提升，整体的档案资料就达不到高的利用率。即使现阶段的档案管理人员综合素养已经得到提升，但是由于没有得到有效的培训，导致自我业务水平以及文化素养不高，即使已经非常用心地做好档案管理工作，其档案管理工作质量还是非常的低。

（三）资金投入量非常少，信息化程度也非常低。行政事业单位档案管理工作中的设备不能得到有效更换，尤其是行政事业单位各工作部门都能达到其配置的更换条件下，相关的行政部门不能投入一定的资金到档案管理部门中，导致现阶段应用的档案管理工作设备非常落后。另外就是档案管理部门的工作环境对比其他部门非常简陋，比如档案柜非常残旧，其档案室更不用说，缺少先进设备，多数应用纸质档案记录。档案管理人员没有计算机办公设备等工作工具，导致在工作中不能激发自我积极性，长此以往，就会大幅度降低档案管理人员的工作效率。而针对现阶段各行业领域应用信息化技术进行分析，其档案管理进一步迎合网络化管理需求，进行网络化档案管理。由于部分行政事业单位的网络管理系统没有开发，导致网络化档案管理覆盖范围很低。即使已经开发网络管理系统，但其维护工作不到位，导致网络管理系统的应用性非常低，其信息化程度太低，不利于档案资料的长期保存，大幅度降低档案管理工作质量，加大档案管理检索查阅的时间，导致管理成本大大提升。

三、信息化时代档案管理科学化对策分析

（一）完善相关管理制度。信息化时代所要求的行政事业单位档案管理工作内容点，就是相关的行政事业人员一定要认识到档案管理工作的重要性，在具体的认知程度下加强档案管理宣传，同时也可以借助互联网技术对档案管理工作进行宣传，详细讲解档案管理有关的知识以及法律法规等，清醒认识行政事业单位档案管理工作的作用，以此来重视档案管理工作。当然实际的行政事业单位一定要根据自我发展情况制定档案管理制度，以此来严格要求档案管理，领导人员也可以借助管理制度发挥出自我制约力，将档案管理责任划分到每一名档案管理人员身上，规范其日常工作流程以及行为等，从本质上促进档案管理水平以及质量的提升。档案管理制度的落实需要借助多种方式以及手段，比如可以对档案管理人员进行每个月的定期考核，奖励优秀的档案管理人员，而对于业务能力不高的档案管理人员要进行适当的惩罚，只有通过该种奖罚制度的落实，才能有效激发人员的积极性，能就此提升档案管理制度的有效性。档案管理人员具备了工作动力，就会更加认真地工作，由此能进一步提升档案案卷的管理质量。

（二）培养专业的管理人员。行政事业单位要加强档案人员专业培训活动参与力度，贯彻信息化时代的培训理念，从具体的档案管理技术中进行培养，融合科学合理的管理方案进行有效的档案管理，整个档案管理工作中，不要忘记对档案管理人员专业化管理思想的建设，让管理人员强化自己的职业责任感，对档案管理工作认真负责。针对档案管理工作性能较强的特点，相关的档案管理人员不仅要具备强大的责任感以及使命感，同时还需要具备良好的管理能力，多项现代化技能也要掌握，比如对于计算机技术、信息化技术等。

（三）加大资金投入力度。科学化的行政事业单位档案管理工作不仅要满足其技能以及素质的提升，还需要建设资金的支持。因为只有不断完善档案管理工作的各项设备，从充足的资金中全新升级相关的设备，才能结合计算机现代技术，构建一个高效的档案管理系统。行政事业单位要对档案管理工作的环境进行全新的升级改善，让档案管理人员满足轻松、舒适的工作环境需求，以此来激发档案管理人员的工作热情。同时，档案管理室一定要配备专业储藏柜以及各项消防设备，满足最佳的信息化档案管理工作需求点。为了达成网络化档案管理，行政事业单位要为档案室配备计算机，计算机设备进一步应用到档案管理工作中，能有效提升档案管理的质量。档案管理工作必须要结合信息技术，实现档案管理的信息化发展目标。同时电子档案可以让档案调档效率更高，还可以结合备份，避免档案资料被遗失。更重要的一点就是，其信息化技术应用到档案管理工作中，可以有效降低管理的成本。

（四）推进无纸化的办公模式。无纸化办公，要借助网络、硬件、软件共同发挥作用：一方面，减少纸质化办公所耗费的人力、物力、财力；另一方面，从源头上减少纸质档案的生成。电脑存储的空间很大，并且可以无限拓展。行政事业单位每天都有很多文件需要印发，无纸化办公，从拟稿、核稿、校对、签发、编号、印制、盖章、封发都在网上进行，简单便捷，只要能上网，何时何地都能办公，大大提高了办理时限。其实不仅是行政事业单位内部行文，群众的行政许可都可以网上办理、网上申请、网上办结，大大方便群众办事，让群众少跑路。而此过程形成的电子档案便于收集、管理、查阅。