社交媒体中参与式档案管理模式研究

文/上海大学 李欣怡

一、参与式档案管理的基本内容

（一）参与式档案管理的内涵。所谓的“参与式”档案管理模式，是指档案管理从业者基于社交媒体环境，同时借由相关机构（诸如档案机构、科研机构）提供的平台和技术，主动介入个体活动所生成的各类档案的管理，并且在其中彰显档案管理者的主体效用，从而实现对个体档案的系统化管理。

（二）参与式档案管理所遵循的基本原则。档案管理从业者在从业过程中应注重将档案管理理论同相关的实践成果进行有效衔接，以便使得档案文件在信息数字时代能够继续彰显其核心信息资源地位，进而让档案文件的原始性、真实性、完整性、可利用性等价值得以呈现，同时也是“参与式”档案管理模式同个体依托自媒体进行自我信息管理的差别之处。

（三）参与式档案管理的基本特征。1.明显的个性化。参与式管理与以往的档案管理工作最大的区别，就是参与式管理具有明显的个性化特征。在社交媒体的环境中，个体即是信息生产者，在对信息进行整合的过程中成为档案管理工作者。由于个体之间的价值理念、受教育经历及对档案管理的认知程度并不相同，不同的个体档案管理工作者在进行具体的档案管理活动中会无法避免地表现出一定的倾向性与个体差异性，而这种差异也是其个性化特质的一部分。2.参与对象、方式及管理内容的多元化。就参与主体来说，从档案机构、公众、社会机构、研究人员与应用的服务提供商等都在参与式的档案管理中形成各式各样的协作组合。从方式来看，实体与虚拟档案空间兼具，文化、行政、商业等性质的项目并存。就内容来说，文本档案以外，还包括了物品、口述记录、图片、影像等各类形式的记录。这种多元化的特征，是自媒体技术自身所秉承的协同参与理念的体现。也是这种特征，使得参与式档案管理模式实现了社会资源的最大化整合，使档案管理机构、政府机关、社会组织、科研机构、公众均参与其中，形成档案信息资源互动，进而形成档案管理工作的系统化参与整合利用。

二、社交媒体档案对参与式档案管理模式的影响

《社交媒体文档管理指南》指出：“社交媒体允许个人合作、生成、组织、编辑、评论、整合和分享内容，就有可能形成‘联邦文件’。根据美国《联邦文件法》［The Federal Records Act （44 U.S.C. 3301）］定义的联邦文件，即在联邦政府活动中记录、制作或接收到的任何材料，不论其形式或特征如何，都值得保存。社交媒体的内容如满足这一定义，即可适用相关法律和规章。”当社交媒体用于机构业务活动并充当记录的角色时，就有可能成为档案。参与式管理模式尽管仍处于起步阶段，但从未来的发展来看，“开发、分享”是时代的必然选择，让社会每一个主体能够参与到承载社会记忆的档案管理活动中，是对档案利用价值的最大化体现，也是参与式档案管理模式出现的契机所在。

（一）社交媒体中的信息必会成为档案信息的来源之一。一方面，各类自媒体工具能够渗入用户的生活、学习、工作等活动中，为用户创造一个以其自身为中心的虚拟网络空间，并且在这个空间中实现对用户活动的直接记录。考虑到自媒体信息传播的高速性和互动的便捷性等特质，加上自媒体工具使用者基数巨大，每天都会产生数以亿计的与使用者相关活动的第一手记载。这些在社会实践过程中所生成的记录，有着显著的原始性特征，具备被保存的档案价值；另一方面，自媒体技术所创设的虚拟空间来源于现实社会，同时，由于自媒体技术对现实生活的影响程度加深，其有可能逐渐发展演变为同现实世界平行的虚拟空间。基于社会资源及社会自身记忆层面而言，自媒体技术所建立的记忆一样表现为人类社会对自身发展历程的记忆，因此这部分记忆一样能够成为具备社会属性的档案资源，从而为各类组织、个人所共享使用。

（二）社交媒体档案需要参与式的档案管理模式。在社交媒体所形成的虚拟网络世界中，同现实世界存在明显的差异性，这些差异多是基于社交媒体的一些特征：1.个体表现性方面。使用者在借助社交媒体平台进行表意时，其同时兼具了信息受众与信息传播者的双重社会属性。2.互动联系方面。使用者借由社交媒体平台能够实现同其他使用者的信息互动，从而在这一系列过程中彼此生成多样化的社会关系。3.管理分散性。虚拟的互联网社区并非现实意义的真实社区，现实社会难以在此发挥其约束效力。这些差异意味着在社交媒体构筑的虚拟世界中，以往档案管理部门所遵循与依照的模式已经无法契合时代的要求，档案管理模式需要根据这些特征做出相应的变化，来管理这些新兴的信息内容和形式。

（三）社交媒体中的参与式档案管理推动现实世界档案管理的发展。社交媒体形成的虚拟社区与现实世界的联系与区别自互联网诞生以来就存在，虚拟社区源于现实，却又不同于现实，更会凭借其对网络用户的影响来实现对现实世界的反作用。因而社交媒体平台对档案管理模式的影响不仅仅局限于网络社区中的档案，而同样会给现实世界营造出社交媒体的环境。因此，参与式档案管理模式不仅针对社交媒体，也需要融入现实世界所产生的档案管理。换句话说，社交媒体引发的个人参与在线档案管理工作的现象，同样会增强个人参与档案构建与维护的意识，促使其在真实世界中同样参与档案管理工作。

三、社交媒体参与式档案管理应注意的问题

社交媒体中存在着许多新兴的档案类型，参与式管理模式刚刚起步，实践尚未成熟。本文仅针对社交媒体特点，尝试着探讨其未来发展中可能存在的一些问题。

（一）来源合法性的确认问题。文件是由特定的单位或者个人在其职权范围内生成、传递、保管的；或者文件直接来自于文件的生成机构。这些机构或者个人能够对文件的质量状况负责。在电子文件管理中，来源是确认电子文件身份以及判断电子文件是否合法、具备法律效力的要指标之一。而在社交媒体环境中，自媒体信息传播的方式难以控制信息的来源，且也无法保证信息来源与信息内容之间有明确关联，即信息内容确实出自此信息来源，这也就导致无法辨别信息是否为需要存留的有效信息。

（二）内容真实性的确认问题。社交媒体的信息易修改的特点给内容真实性的认定带来了一定的难度。比如，微博好友之间存在利害关系，在司法程序中，一方通过临时更改自己一方的信息来取得对自己有利的局面，当事人双方之间出具的信息记录有所出入。在这种情况下，对于双方提供的记录内容真实性的认定就成了判决的关键节点。由于社交媒体的交互性特征，使用者对其内容具有较大的控制力。因此，保证其内容的真实性具一定的难度，需要借助和使用一些特殊的技术和管理手段，并通过与其他证据的相互印证才能确认其真实性。

（三）元数据的捕获与留存问题。元数据是电子文件的重要组成部分，电子文件的捕获归档包含元数据的捕获归档。缺少元数据的电子文件是不完整的。同时元数据也是电子文件管理的重要工具，可以在一定程度上保证电子文件的真实性、长期可用性，对电子文件起到记录、监控、跟踪、组织管理等作用。元数据主要包括：标题、形成者、主题、描述（范围和内容）、发布者、格式、收藏者和语言、网址。但是，由于元数据描述对象的不同，每一类收藏的元数据不是完全统一的。从目前我国元数据的研究成果来看，电子文件的元数据通常是根据电子文件类型加以制定的，如已经出台的《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T 54—2014）、《录音录像类电子档案元数据方案》（征求意见稿）等。社交媒体尚未有成型的元数据标准加以规范，应该捕获和保存哪些元数据、如何捕获和保存、应该符合哪些要求等一系列的问题都仍待研究解决。解决了元数据问题，参与式档案管理的真实性和完整性才能得以保障。

（四）社交媒体数据的储存与长期保管。微博私信的聊天记录如果不及时保存在本地终端中，一定时间之后就无法查看；QQ信息在网络延迟或后台退出的情况下可能会丢失部分本应接收到的信息；转发别人的微博内容，如果原作者删除内容，则也会消失在所有进行转发的子用户的界面中；微信语音聊天记录无法保存和转发，一些关键信息为了避免传播或扩散，通常会使用语音的方式。这些问题都是目前由于社交媒体功能的特点所导致的。从档案管理角度而言，如果确认某些社交媒体信息作为文件档案保存的话，这些问题同样值得考虑。

四、社交媒体中构建参与式档案管理模式的建议

（一）进行档案管理平台创立与建设，允许第三方平台介入管理。官方的档案管理机构以往独占的档案管理职能应进行下放，即允许第三方参与其中。档案管理机构应充分利用主流社交媒体公共平台，比如同平台运营方订立契约，实现对使用者信息的共享，建立档案宣传与服务，将第三方自媒体平台引入档案管理工作中。现今，诸多西方国家已经采取了这种形式，如美国国家档案馆及部分州档案部门分别在脸书、推特等热门主流社交媒体平台上建立了相应的档案应用服务。可以预见的是，随着国内法律、政策以及档案管理工作理念的进一步健全，伴随着云技术的应用与进一步发展，日后依托自媒体平台等第三方档案管理平台将在档案管理工作中发挥更大的协同效能。

（二）做好安全维护，强化档案管理安全性能。在信息越来越开放的时代，人们对电子档案的需求也越来越大，使用者在进行信息认证、信息搜索过程中难免会存在一定的隐患，这就需要不断对档案管理的安全性进行系统化的排查和规划。首先，需要关注系统安全升级，注重计算机信息系统的安全和功能保障，确保在“开放、分享”的网络大环境中电子档案不会出现泄露。其次，进行档案管理的时候，应注意避免使用公开地址或网站进行数据传输，减少数据和档案被损坏、被拦截的可能性。最后，注重档案信息多样化保存。由于网络环境普遍存在不稳定的现象，所以数据和信息的保存应该避免单一性，充分发挥虚拟世界的优势，采用多渠道、多形式的保存，另外还要做好信息的备份工作。

（三）强化技术支持，建立电子档案数据库。参与式档案管理需要以相对成熟的数字技术作为后盾，所以应该积极地进行技术优化和革新，建立电子档案数据库。为了充分发挥参与式档案管理模式的效果，不仅需要技术开发者之间相互合作沟通，配合好有关部门建立档案系统，保证数据资源的丰富性和系统性，而且还需要注重对技术开发者素质的提升，为开发者举行创新思维培训活动，提高其创新能力，使之能够在实际工作中更好地进行工作思路延伸。