做好科技档案管理 提升科技发展水平

文/甘肃省甘南藏族自治州科学技术局 乔玲

科技档案主要指的是在生产技术、自然科学研究以及基本建设等活动过程中逐渐形成的拥有参考价值的文字、图像等等，并且将其进行归档保存的科学文件材料。科技档案作为科学技术的载体，做好其管理，在推动科学技术发展中发挥重要作用。

一、科技档案管理与科学技术水平的相关性分析

由于科技档案有效保存了科技活动信息，从而在科学技术开展过程中发挥重要的指导作用，做好科技档案的管理，能够确保各项科技活动得以有效开展，因此二者是紧密联系在一起的，归纳起来，主要体现在三个方面：

（一）科技档案能够保证科学技术成果得以良好保存。科学技术作为一类知识形态，要想保管必然少不了一定的载体，在对其进行反复使用过程中，推动了经济社会的改革，而科技档案便发挥着这一载体的作用。人们在从事科学活动时，首先形成的便是相关的理论与思想，然后再将这些思想运用在实践中，最终才能转化成科技成果。站在抽象的角度上分析，大部分科技成果通过文字的形式得以保存，这些资料便构成了科技档案。由此可见，做好科技档案的管理有助于完整地将科技成果保存下来，方便相关工作者分析科技发展趋势。

（二）科技档案管理有助于妥善保管科技开发成果。因为逐步性是科学技术发展的一大特征，换而言之，即不断根据时代发展对科学技术进行理解，可见科技档案无突变特征。所以，在发展过程中便需要保证在不同时期对科学技术的认知得到良好的保存，这便是科技档案的成果。而做好科技档案管理，能够确保科学技术在研发过程中逐步得到积累和分析，以便预测科技的发展前景，将科技档案推动科技进步中的作用发挥出来。但是从科学研究自身的模式分析，形成的文献、科技成果等在科技发展中发挥重要指导作用，唯有不断对现有的文献进行分析与解读，方可保证科学技术不断更新与进步。

（三）科学技术发展能够为科技档案管理提供现代化设备与技术。科技档案管理本身是一项技术性强且复杂的工作，再加上科技档案跟普通的档案不同，从而对管理设备和管理技术均提出了更高的要求。伴随着科学技术的发展与进步，越来越多的科技成果被广泛应用在科技档案管理中，其中以网络信息技术、计算机计算等为代表，在档案管理中应用这些技术可以提升档案管理质量和效率。另外，网络信息技术又能够为档案的收集与交流带来便利，当前云存储、大数据技术、二维码扫描等技术逐渐应用在科技档案管理中。

二、科技档案管理存在的问题分析

（一）科技档案管理理念落后。当前一些科技档案管理工作者依然片面地认为档案管理不外乎将资料分门别类装订成册、上架、入库入柜即可，在管理过程中未能真正树立起为科学技术发展而服务的管理理念，更未能清楚地意识科技档案不但是技术资源和技术实力储备，同时还是生产力的新型管理理念。特别是一些科研成果在很早之前便在实践中得以熟练应用，但是因为缺乏被检索、被调用，不能将其应用到实践中，也不能将其转变成生产力，以至于出现相似或者相近的问题时不能较好地应用档案解决，而是重复开展试验，不能将科技档案的作用充分发挥出来，让其变成了死档案。

（二）从事科技档案管理队伍专业水平有待提高。科技档案的管理手段从最初的传统模式逐渐转变成现代化模式必然需要经历较长的时间，并且该过程非常复杂，此过程除了离不开大量的资金作保障外，更重要的还需要专业的技术人才做支撑。由于科技档案管理属于后勤工作，不具备较强的挑战性，在促进员工晋升方面优势不大，所以当前科技档案管理队伍老龄化严重，难以吸引优秀的青年人才。由于队伍老龄化严重，对新知识和新技术的接受能力偏低，从而影响了档案管理的效率。

（三）科技档案的利用率有待提高。当前，绝大部分部门在管理科技档案时以保管为主，从而出现了“重保管、轻利用”的情况，具体体现在：第一，科技工作者利用意识不强，科技工作者作为科技当前的主要使用者，但是他们中很少有人去档案管理室查询并利用科技档案信息。第二，科技档案的收集与编撰工作开展不到位。迄今为止，很多机构中从事科技档案管理的部门依然存在未能及时收集档案文件的情况，继而出现需要科技档案时无法提供出来，然而保存的部分内容因为质量不高，保密性偏差等，没能将有价值的信息开发出来，影响了科技信息资源的共享，降低了科技档案的利用率。

（四）科技档案的信息安全遭受威胁。科技档案作为科研机构重要的信息资源，其价值无法估计，如果信息一旦被损坏或者泄露将造成难以估计的损失。就当前我国科技档案管理现状分析，信息安全防护普遍偏低，具体表现在两个方面：其一，科技档案缺乏完善的防护体系，以至于不能第一时间发现病毒、木马并采取有效的措施，部分管理部门未能定期筛查电子设备。其二，科技档案事后补救能力有待加强，因为缺乏完善的硬件设备以及档案备份等等，一旦发生信息安全事件，不能及时采取有效的补救措施，带来较大的损失。

三、做好科技档案管理，提升科技发展水平的策略

（一）树立现代化科技档案管理理念。档案管理部门在其所在的机构或者科研机构中占据着至关重要的位置，因此该部门的管理理念将在一定程度上对企业未来市场的判断与决策产生影响。所以，从事科技档案管理的部门自身要拥有创新理念，要顺应时代发展步伐，积极转变观念。作为科研机构，则应该将科技档案管理所需经费纳入年度财务预算范围中，每年适当增加档案管理资金，并购置档案管理所需的仪器和设备，提升档案管理的水平。

（二）提升科技档案管理人员专业水平。由于科技档案管理工作需要专门的人员进行管理，管理人员的专业水平高低直接决定着科技档案的管理质量与管理效率，因此必须高度重视科技管理人员专业水平的提升。首先，可以积极引进具有扎实专业的档案管理专业人才，不断优化科技档案管理人员的队伍结构，促进人才队伍专业技能的提升。其次，要为专、兼职科技档案人员提供更多的培训机会，提升其管理意识以及信息化操作水平，使其在实践活动中具备更加专业、完善的管理知识体系，促进科技档案管理水平得以提升，可以借助经验交流、观摩、竞赛、档案知识培训、专家讲座等方式展开。最后，强化科技档案管理人员考核，建立健全的档案管理奖惩机制，立足于当前科技档案管理的需求，对管理队伍进行优化重组，若是无法适应和胜任档案管理工作，可以进行转岗、下岗培训，通过末尾淘汰制淘汰工作缺乏积极性、责任心以及专业素质差的档案管理人员，鼓励档案管理人员多向复合型人才发展，对于在科技档案管理中表现优异的人员可以给予一定的激励，纳入绩效考核范围内。

（三）加强对科技档案的开发与利用。由于科技档案具备较强的技术性特征，其主要涉及了大量的科技知识与科技信息，乃各个科研机构珍贵的无形资产。科研机构管理科技档案的最终目的是开发利用这些档案，唯有通过开发与利用，方可将科技档案的价值充分发挥出来。而科技档案管理是为科技工作、科技生产以及科技管理者服务的，所以要想让科技档案得以充分开发与利用，本人认为应从以下三个方面入手：第一，应该提升科技档案系统内全引目录的易查性、准确性，以便利用者在查找科技档案时，只需通过输入关键词便可以轻松获得自己要查找的内容，并寻找到相应的实体档案，从而将档案的利用价值充分体现出来。第二，要结合科技档案生产、科研等需求，对科技档案信息资源做深层次的开发与利用，并注重文献的编研，例如：可以编写科技档案目录汇编、科技成果汇编、科技档案文摘等等，从而为科研机构的领导日常管理以及重大决策提供依据。第三，要积极借助先进的技术手段来提升科技档案的服务质量与服务效率，建立并健全科技档案系统平台，借助计算机等现代化手段管理科技档案，从而为档案利用者提供便利。

（四）提升科技档案的信息安全防护水平。当前，我们已经全面步入了信息化时代，新形势下要想确保科技档案的信息安全，应该从以下三方面着手：首先，针对实体科技档案，可以采用驱虫保护法、装帧保护法、建筑保护法等等，确保实体科技档案完好，延长其保存时间。其次，做好数字科技档案的重点防护，要应用数据安全技术、系统安全技术、网络安全技术来构建档案管理平台。最后，定期加强档案管理系统的维护，注意查缺补漏，定期对系统的稳定性与bug进行测试，以便提前制定应对措施，另外关于数据安全方面还运用应急处理、数据加密、备份技术等等，保护具有较高价值的科技档案。

四、结语

加强科技档案的管理便于对科技文献和资料进行迅速鉴别和筛选，提高了效率，确保了科技文件的系统化与规范化，有利于将科技档案的价值充分发挥出来。虽然，当前我国很多机构在科技档案管理方面还存在着科技管理理念落后、档案管理队伍专业水平有待提高、科技档案的利用率有待提高、科技档案的信息安全遭受威胁等问题，但是只要找准问题，与时俱进，通过树立现代化科技档案管理理念、提升科技档案管理人员专业水平、加强对科技档案的开发与利用、提升科技档案的信息安全防护水平，从而提升科学技术发展水平。