公文信息档案保密的重要性分析

文/威海市妇幼保健院 赵晨

随着科技以及经济的不断发展和提升，公文档案工作正围绕着社会主义政治建设、经济建设以及文化建设等各个方面的内容开展，因此，这对公文档案的安全性提出了更高的要求，在提升档案资源利用效率的基础上，必须要保证公文信息的安全，防止信息泄露。所以公文档案管理人员一定要严格遵守管理的规定和要求，明确公文档案保密的重要性。

一、公文信息档案保密的决定性因素

公文信息保密的决定因素，包括如下几点：首先，在于其所承载内容的秘密性决定，通常公文信息会直接服务于政府以及党委，涵盖的内容也包括社会生活的各个层面，而公文信息承载在包括电子文档在内的很多载体上，这就需要对其采取针对性的保密措施，将保密工作贯穿于公文的拟制、收发、加工、处理以及传递的各个环节中。其次，公文信息的保密还与专一性与参谋性相关，专一性主要指的是公文信息所服务的对象，只能在特定的范围内流通，而参谋性主要指的是党政相关的决策或者参考意见、资料等，这些资料都不适宜在大范围内公开，需要公文管理人员做好保密工作。此外，保密的决定因素，还与公文所产生的效力有关，很多公文会涉及党政核心事务，有些公文为这些核心事物提供依据，会影响核心事物的开展。比如：党籍管理工作中的公文信息会直接涉及党员的个人成长、个人隐私、工作调动以及各个领域中，因此必须要公文信息档案管理人员做好保密工作，防止信息泄露。因此，这就需要公文管理人员对保密工作加以重视，将保密要求贯穿于公文信息管理的各个环节中，提升公文信息管理的效率，避免给他人、社会以及国家造成危害。

随着办公自动化的不断推进，公文的信息传递以及收发等越来越依赖于互联网技术，在公文信息档案管理的过程中，要确保公文信息的安全性，首先应该从公文的制作入手，对于电子公文而言，制作时应该对计算机进行物理隔离，最好不要用无线网络功能，同时，涉密公文信息的制作中，草稿、意见稿、修改稿、讨论稿以及废页等，都要按照正规的程序进行保密和管理，同时还要清晰标注密级。不需要进行特殊保存的，应该按照正常的程序及时进行销毁。此外，涉密公文还需要标明制作的数量，发放的范围以及存档要求，在制作时也应该在单位内部，或者在保密工作部门，不能委托第三方。

二、新形势下公文信息档案保密的措施

（一）增强公文信息档案管理人员的综合素质。公文信息管理人员具有特殊的身份和地位，对很多信息能够最先知晓，并且知道的信息量也比较大，信息档案保密工作的效率直接跟管理人员的综合素质具有密切的关系。首先，要提升档案管理人员的政治素养，这也是做好保密工作的首要前提，公文信息管理工作的政治性十分强，需要管理人员具备坚定的政治立场，将国家和人民的利益放在首位，以大局为重，保守国家和党的秘密。其次，档案管理人员要具备高度的思想认知，过硬的思想作风，具备高尚的责任意识和保密意识，不管在任何场合，都应该确保万无一失，对自己要有严格的要求。因此这就需要档案管理机关对公文管理者定期进行相关的培训和教育活动，密切关注公文管理者的思想动态，及时纠正错误的思想认知和意识，能够确保其胜任公文档案管理任务。同时公文档案管理者也应该明确保密工作的重要性，将保密工作渗透到档案管理的各个层面。公文档案管理者还应该严格地约束自己的行为，特别是对自己不需要知道的信息或者涉密事项，要严格保密，不传播，同时还要确保公文的借阅安全，如果在管理的过程中，跨越制度的约束，没有严格按照相关的程序进行借阅，一定要对其严肃处理，养成高度的警惕意识，避免公文信息遭到泄露。比如：公文的草拟人员最早会接触到涉密信息，在公文还没有公开之前，必须要严格保密。如：在一些党务通知草拟之前，必须要对时间、地点、事件以及涉及的人物严格保密，一旦涉密公文信息泄露，将会造成严重的影响。

（二）加强对数字化公文保密工作的重视。公文在储存、传输以及处理的过程中，一定要保证公文不被破坏、修改或者丢失，确保公文内容的完整性，同时对于电子化办公来讲，其还涉及网络的安全性，公文信息档案的保管必须要严格按照相关的规定，不能泄露给没有经过授权的个人或者实体。虽然信息技术加快了公文的流转速度，增强了办事的效率，但是在公文档案保密工作中，仍然面临着极大的难题，因为网络是一个比较虚拟的空间，极有可能遭到不法侵害，或者恶意破坏办公软件。在新时期下，公文数字化已经成为公文档案管理的趋势和内容，很多单位将信息化与数字化应用到公文管理的过程中，数字化能够防止公文信息的丢失或者破损，为公文管理提供了便利；但是由于网络系统的虚拟性、隐秘性等特征，使得数字化公文管理存在极大的问题，这就需要档案管理人员加强和数字化软件开发人员之间的互动和交流，及时修复并更新数字化管理软件，采用相应的杀毒系统、密匙、身份验证或者管理人员权限等方案，加强数字化信息管理的保密性和安全性，防止数据的丢失，或者无关人员的侵入。此外，还可以设置网络安全监控系统，一旦发现不明身份人员访问或者侵入，立即发出警示并拦截。数字化信息档案管理需要对保密工作高度重视，为公文管理提供便利性的同时，也要做好保密工作。比如：对于涉密公文的保存和管理方面，需要使用专门的网络系统，对服务器、路由器以及工作站等都应该进行保护，同时在IE地址上应该输入特定的地址。此外，电子公文档案在管理的过程中，还必须要防止电磁泄露的危害，电磁泄漏主要是指电源线传导中的信息泄露，和电磁信号泄露这两个方面，这就需要借助屏蔽机柜或者信号干扰器避免信息泄露。

（三）健全保密工作管理制度。制度是保证方案有效落实的基础，由于公文信息存在极大的特殊性，就需要档案管理部门建立长期、持久、安全的监管制度，通过设置高效的防范机制，增强公文信息在管理过程中的抗风险能力。公文保密工作的管理制度，需要从公文的草拟、收发、审核、处理一直到销毁等各个环节中进行规定。在公文收取时，必须要全面检查密封的标志、单位等相关的信息，确认无误之后签收；及时对档案信息进行登记，公文的名称、编号、密级、收文日期以及传阅范围等，都应该详细记录下来。在公发送时，必须要严格按照审核、签发的流程，做好相应的清点工作。首先，需要设置专门的负责人员，对公文信息的保密工作实施对口的监管，并将其融汇到公文管理的始终。其次，需要构建保密工作的具体流程，对公文的保存和使用进行严格的规范，将草稿，正文，传递以及销毁等环节进行细化，强化对公文信息的跟踪和定位，借助重点分管的方式增强安全性。此外，还应该结合新形势下公文信息档案管理的特征，及时修正保密标准，加强对公文信息的动态监管，确保党政信息的安全性，每个公文信息管理人员都应该严格的按照公文档案保密工作相关的法律法规，规范自身的行为，始终将保密工作贯穿到公文管理的各个领域中。公文的传阅是传递公文精神的重要环节，但是也应该严格的依据批示，规范传阅的流程，并清晰地填写《涉密公文传阅一览表》，同时也应该要求传阅人员对公文的内容进行保密，并且也应该采取直传的方式。如果要复印涉密公文，需要严格的遵守《保密法》的规定，必须要得到批准，并对复印的数量和机关进行登记。公文信息档案的保密工作对于行政机关来讲十分关键，因为公文信息中涉及了很多重要的事项，这些事项往往会关系到党和国家的安全，同时也会涉及到个人隐私等各个方面的内容，因此这就需要严格的制度加以保证，规范公文信息档案管理的各项流程。

三、结语

公文信息档案管理的保密工作具有十分重要的价值和作用，档案管理部门应该加强重视。首先，需要明确认识到公文信息保密工作的决定性因素，同时紧密结合新形势，公文信息管理的特征和内容，将保密工作贯穿于公文信息管理的始终。其次，要加强档案管理人员的综合素质，从政治意识和思想认知出发，确保保密工作有效落实。此外，还应该设置完善的保密制度，严格要求公文信息管理人员，规范相关的工作流程，提升公文信息管理的效率。