改进档案库房管理水平的思考

文/江西省核工业地质局 楼少郡

依据相关规定，凡需归档的档案都应移交档案部门存档，因此，库房的规范化管理和出库档案管理显得尤为重要。此外，制度建设、职业健康等方面，也应加以重视，让本单位的档案工作跟上新时代步伐。

一、档案库房安全管理

《档案馆建筑设计规范》中对库房选址、设计要求、技术措施等方面提出了较为明确的要求，物防技防仍是长期的重点工作。

（一）库房地理位置早规划。档案馆室不同于其他部门的办公要求，若单位搬迁，场所改造等方面要列清单、早报告，尽量不设在“顶天立地”的楼层，承重问题是重点，档案库房朝阴面以此减少太阳直射，同时，周边如有工业园区的大气、粉尘污染问题、商业区人口较为密集的问题，要关注周边基础设施建设，不定期对门窗的安全性、密封性进行检查。

（二）档案库房环境管理。档案库房是存放档案的专用库房，同档案办公室、阅览室应设在同一区域，最好为同一层，办公室不能同档案库房共用。一是做好防湿措施，特别是在地面首层的库房，底层铁柜应有高稳定性的架空，因为南方春季回潮明显，地湿且滑，有些进入库房时要先拖地。二是库房内部应充分利用空间，墙上应配有档案存放平面图，使馆藏一目了然，做到几年一次定期更新，铁柜宜为同款同色柜，使之更为密集整齐，侧面标明索引，上架时做信息更新。三是不定期清理卫生，视档案保管条件购买相应档案专用防霉虫药品，工作期间室内温度在14℃-24℃，湿度40%-60%间且做好登记保存。进门须换拖鞋或鞋套，夏冬两季拖鞋在首次使用和更替时做好清洁。灯光采用LED照明符合库内使用要求。四是库房如在配水、配电区域，要监视渗水、漏电状况，特别是空调内机外机，除湿机水槽要及时清理。

（三）档案设备使用维护。一是做到“三铁”防护要求，即室外配铁门铁窗，室内为档案用铁柜，使用密集架时留意密集架间隔的地上有无杂物，影响密集架关闭。二是档案办公区域有摄像头监控，确保正常使用。三是窗帘为防火窗帘，无特殊情况保持关闭，减免窗外人员窥视。窗户宜选用不吸光、吸热的窗户，以保护档案和库内温湿度环境。四是定期更换适合档案专用的喷气灭火器，库内配置防盗报警装置并定期维护，凡入库的档案先在消毒除菌等设备中消毒再上架。五是如有条件的可配置更加智能化的温湿度记录仪、高压细水雾灭火系统、自动消毒除菌系统、漏水检测报警管理设备等，这些设备发挥作用主要是在节假日和不可抗条件下，能和工作日无缝对接，例如因公务出差未回，有重大事件发生而无法返岗工作等情况，都能在工作之外做到相应管理。

二、库内档案资料分区与出库利用

档案库房管理的本质是对不同档案资料针对性管理。需要从技术、硬件设施方面予以保障。

（一）档案资料的分区。综合性档案馆室，主要保存专业档案资料、文书档案资料、会计档案、照片档案、电子档案等，这些不同门类的档案保管条件不尽相同，如何较为科学地分区管理是实践性较强的学问。一是根据档案数量提前规划好档案排架位置以避免倒架，应将密级架独立为若干单元，将各门类档案分开排放且都需预留20-30年使用空间，排放按照由左到右，自上而下的“Z”形排架方式，每层不宜排满，预留一掌空间以备后期增减档案卷件数量。二是声像档案以及磁盘、光盘等电子档案宜存入档案防磁柜中，其保管环境的温湿度同纸质档案资料存有一定差异，且电子档案已渐成常态，若数据丢失无法弥补，所以防磁柜的配备要作为一条“硬杠杠”。

（二）档案出库利用安全。档案利用是一项基础工作，能够体现出档案工作的价值。或因单位沿革的变化或为人员业务能力参差不齐，积累数十年的各门类档案有出入是件正常的事情，主要体现为实物与目录簿、卷内目录不符，老旧档案破损缺失等，这有很多情况是可逆的。一是在上级下达任务时，例如在2012年至2018年间接到由江西省档案局下达的三次档案移交任务，移交的门类为文书档案与照片档案。以文档为例，由于数量较多，分批出库，责任到人，完成一批目录录入、核对完即存回一批。清理过程中，发现档案中内容与目录不相符的予以更正，案卷过厚的重新组卷并记录备查，其间还发现个别档案盒排放错位、档案放错盒的情况，诸如此类纠偏，都做了完善。二是在自行清查过程中发现，如逐卷查阅了1959年-1976年的文档目录，档案编号统一为“全宗号-年度-类别-卷号-页号”后，发现一些编号与档案不符的情况。量少则入库查阅，量多的分批出库并记录备查。三是定期跟踪借出档案。如需馆室内查阅不得外借的坚决按制度办理，凡出库的档案，不以人情世故为转移，告之借阅人借阅手续、归还期限、单次借阅卷件数量等，临近期限催还，特别情况持谨慎态度，另行约定，务求归还时档案无缺失、涂改等情况。各档案馆室业务分工不同，也宜在一定范围内按AB岗工作制度做日常管理，通常不得准许借阅人进入库房，履行好必要手续，让问题不在经办人身上发生。

三、制度建设与职业健康

建立和完善符合本单位档案管理的制度，细化办法，能使档案工作有遵循依据，此外制度、职责上墙，让人知悉，能够起到多方约束的作用。

（一）制度建设。不论什么事业，都要有制度作为支撑。库房管理制度也需按事业发展的水平逐步制订和完善。其契机主要由以下三点：一是在上级对档案工作下达指示或任务时，藉此提升档案管理水平与业务能力。例如每年由江西省档案局下达的档案规范化管理时，都会逐条对每项评分标准自查，没有的制度及时制定，需要完善的及时完善并上报。二是在日常工作中，可以发现许多工作的管理模式已经发生改变而需要适时完善的，例如《关于印发江西省核工业地质局档案管理制度汇编的通知》便是如此。三是在培训交流中获悉更好的管理模式，从而修改而成。需要注意的是，在建立和完善制度前要先调研、广泛征询意见后再发文执行。

（二）职业健康方面。档案库房不比普通办公用房，可时常通风，设计多从档案保管安全角度考虑，大多采用密闭式管理，职业健康方面往往容易被忽视。例如甲醛主要源于装修材料，像三合胶板、漆柜、泡沫塑料等材料是主要来源，SO2性质活泼，易吸附于档案纸张，在不通风状态时浓度会提高，三苯是致癌物之一，也主要源于装修材料，真菌主要附于纸质档案中，尤其是年代较久的档案，触摸纸张有棉毛感。在档案防霉虫药品以及这类混杂气味作用下，在库房内时间稍长，容易造成头晕胸闷，皮肤瘙痒等不适状况，多人工作时还容易引发疾病的传染，其中夏季感觉明显，秋季春季次之。因此，要定期开门窗通风换气，特别是在卫生清理和更换新药时愈加需要做好防护，分次清理，分次通风，人离开时恢复密闭状态。档案如需出库时，尽可能减少在库房内的时间，有条件的可安装和改造机械通风换气设备或其他自动管控设备。此外，进出库房的档案，尤其是老档案资料，不得湿手翻阅，阅后洗手，无消毒条件的最好穿戴好库房工作服和手套，以减少对接触档案人员的影响。在库房清洁顶层图柜、会计档案柜时，谨慎使用书梯，防止滑跌，建议两人配合完成，以免造成意外伤害。此外，关于发放档案岗位津贴的呼声不减，以江西省为例，2014年由江西省委办公厅、省政府办公厅下发《关于进一步加强和改进新形势下全省档案工作的实施意见》（赣府厅发〔2014〕27号），一些档案事业单位已经发放，也有未执行的情况，不乏不知情的情况。因此，档案人员要关注行业动态，主动做好自我维护。

四、库房管理保障的几点思考

2018年9月2日，巴西的国家博物馆，2019年4月15日，法国的巴黎圣母院，都在顷刻间灰飞烟灭，带来的文化之殇是难以弥合的，同时也给档案管理部门敲响警钟。每个单位的档案作为一个文化属性，是有其价值的。所以，应当重视起来，保护好。然而有的是没有明确的管理制度，还有的有制度，但执行力缺失，往往是导致问题发生的主要原因，这很大程度是人为过失造成的，下面就档案库房管理必须予以重视的问题做如下梳理：

（一）基础设施必须保障到位。部分档案柜为陈旧的木质柜，有些门难以关合，若无条件更换专用档案密集架的须更换铁柜；铁窗宜设成内外双层；选用防盗性能较好的防盗门；温湿度控制设备无法让库房达到环境标准的，要申请更换空调、除湿机等以达到效果值；防霉虫药品宜选购档案专用，保管条件一般的应按药效期定期更换，藉此机会可做好库房清洁；再有一些单位的档案灭火器材采用的普通干粉灭火器，且未能按照使用有效期做定期更换，其价格同档案专用灭火器价格相差几倍，档案专用灭火器材是制度的规定，又是档案库房安全的底线保障，不容有失，这也是档案人员必须坚持的。档案库房基础设施必须有保障，考虑经费问题不能一蹴而就，可分批次采购必要设备。设备的贵贱直接影响此后较长时期的高频使用，所以应当结合工作需要拟定计划，及时上报，增配库房管理其他硬件设施。

（二）重视档案保护的应急管理。档案库房是重点保护对象，事故往往在不经意间，是综治和消防的管理重点之一。因此，要有防患于未然的安全意识，能在应急情况下控制好局面。一是档案人员参与相关培训和消防演习很有必要。如在培训中可以知悉具体案例，思想上增强安全责任意识，消防演习中使用档案灭火器材，能让档案人员在应急时冷静应对。二是知悉库外的环境变化，如有无紧邻布线、搭架等情况，库内安装设备是否功率超负荷，尺寸过大影响通行等。如有认为安全隐患的须及时报告。

如上所述，要以制度建设为依托，以提升业务水平为抓手，做好档案库房维护与保管利用，关注档案事业发展与自身职业健康保障，切实做好安全防护，防微杜渐，将本单位档案规范化进程推向新的高度。