新形势下学籍档案管理中的问题和对策

■杨班玛草/甘肃省甘南州卫生学校

一、前言

随着信息技术的飞速发展，办公自动化已经成为学籍档案管理的主要依托之一，结合电子档案和纸质档案的收集、分类、归档、保管和整理等工作，档案管理成为中职卫生学校科学发展运作中的关键环节，需要档案管理人员能够静心学习，分层探究，创新模式，提高效率，具备服务意识，提升科学性学籍档案管理能力。

二、学籍档案管理存在的问题

(一)电子档案和纸质档案融合性不强

学籍档案实现从纸质化到电子化的转变是目前的大趋势，但很多中职院校在学籍档案管理时不能紧随信息化发展，造成学籍档案内容不够全面，数据缺失等现象，同时在查询时比较浪费时间与精力，同时因为学生学籍的内容不够详尽，导致不能发挥学籍档案的信息查阅。纸质档案的不完备造成电子档案的不健全，这导致无法做好两者之间良好的对接，档案管理人员无法将纸质化完全电子化，造成档案管理不具备连续性和规范性。因整体比较散漫，无法进行系统化管理，导致档案内容利用率不高。虽然办公自动化已经作为档案管理操作模式，可是仍然有很多人继续采用纸质版档案进行查阅，造成无法完全应用办公自动化。

(二)管理意识不强，利用率不高

学籍档案管理意识不强,在中等职业学校档案管理中,不论是校领导还是任课教师，都在一定程度上对档案管理工作不够重视，只是认为档案管理工作仅仅需要做好整理、归纳,将档案放在固定的柜子里进行存储即可。正是存在这种认知,导致了档案管理只是其他部门人员进行兼职，没有专职人员负责，不能形成体系化管理。由于学校对学籍档案重视程度不够，相关经手人员对档案归档、整理利用意识不强，对学籍档案信息开发不足，造成档案利用率不高。

(三)管理制度不规范，收集率不高

虽然学校有专职档案管理人员，但没有安排学籍档案管理人员的专业培训和学习，只是沿用老套的管理方式，实际不符合学籍档案管理的规范要求，并且教学过程中形成的材料经手人员较多，没能做好相关的交接手续与流程，这种不规范的操作形式，导致更新或添加的学籍内容无法及时进行登记或补充到学生的档案中，造成信息的不完整，影响了学籍档案的查询与利用，也降低了档案的收集率，导致档案管理服务水平下降。由于缺乏规范性的管理，学生档案信息缺乏整合性，又没有专人进行科学化的管理，同时中等职业学校学籍档案的管理方式并没有进行改进，信息立卷归档后，档案管理人员没有进行后续的补充工作，降低了更新速度。不够规范的档案管理,导致教师在查阅档案时，无法准确找到学生信息，并且无意中破坏了档案的保密性，尤其是针对新生的学籍档案，很难进行科学快速合理的整理归档，使得学籍档案管理无法发挥正常的作用，对学生学籍档案的有效管理不利。

三、学籍档案管理的解决对策

(一)加快无纸化学籍管理工作

中职学校在日常教学过程中都会产生大量的学籍档案信息材料，因此需要进一步引入全新的信息化管理技术，加强办公自动化的利用率，构建一个更加符合卫生学校自身档案管理特点的管理体制，制定统一的纸质档案管理标准,规范纸质档案管理制度，能与电子档案的内容保持一致，并且成为纸质版档案的延伸，为学籍信息的补充利用、档案的来回流转提供方便。在学籍档案管理上,采用统一的管理软件，形成一个完整的信息体系，利用大数据技术进行深入分析、归类、整理，提升档案管理的针对性，同时提高学籍档案管理的效能，帮助管理工作能够有效开展。以此为基础,在规范学籍档案管理制度的前提下，可以将电子档案与传统纸质档案充分结合起来，实现电子档案与纸质档案的融合管理，不仅能够更加真实、准确的提供学生信息，同时能够充分发挥电子档案的优势，规范档案管理流程，提升档案管理效率。

(二)建立健全档案管理制度

制订明确的档案管理制度,加大对学籍档案管理内容与数据的开发力度，确保学籍档案的收集、整理、归档、保管、借阅各个环节工作都具备规范化，形成完整的档案管理体系，使档案管理工作规范运行，同时使档案管理中存在的问题得到有效解决，用制度的约束力让学籍档案规范性得到加强，进一步健全完善档案管理制度。为确保管理制度落到实处,还需要制定有效的措施,明确责任,依制管理,做到有章可循，在正确的管理理念引导下，在相关制度的约束下开展档案管理工作,以端正的态度,创新的意识,高效的服务完成档案管理的工作。规章制度要合理、科学，必须针对学校的具体特点和实际要求进行,避免制度与实际的脱节。

(三)建立档案信息安全机制

学生的学籍具有一定的保密性，借阅、流转一定要符合管理规定，办公自动化融入到档案管理工作后,安全工作也是不容忽视的。学籍档案管理人员一定要保证学生学籍信息的安全,可以建立层次分明信息管理体制,建立完整的档案的保存、迁移及验证机制，确保学生档案信息的安全性；同时加强档案管理的安全性，注意硬件信息存储设备的质量，做好多层的备份为电子学籍档案的长期保存做好媒介；管理人员通过规范管理系统软件、设置密码管理等安全性保护机制，保障学生学籍信息的完整性，不被外界破坏，并且管理者能够更新有效信息。

(四)提高档案管理人员素质

目前档案管理工作因为缺乏领导的重视，导致档案管理人员的专业素质和水平并没有得到发挥以及提升，这就要求中职学校对此进行改进，要求档案管理人员专业素质够高，首先需要具备良好的道德素养，工作作风严谨，尊重每一份学籍档案，而且具有保密的思想意识，在实施学籍档案管理工作时能够紧跟代发展需求，提升学籍档案管理的工作效率，学校可以不定期的组织管理人员进行学习，去其他学校进行参观考察，之后每一个阶段都要进行工作汇总，查落补缺，进行阶段性的测试以便提升管理人员的业务水平。甚至为了学校档案工作更加完善，还可以邀请专业的人士对学校的档案管理人员进行培训，不定期进行讲座或者座谈，有方向，有路径的帮助档案管理人员提升职业素养。建立健全提升管理工作机制，对于表现良好，对档案管理工作有突出贡献的，给予及时的肯定和奖励，激发人员的工作热情和认真负责的态度。同时也要对强调学籍档案管理人员的服务意识，除了强化人员的专业素养，也要培养人员的档案服务意识，这也是提升管理人员的综合水平，及时如实得补充学生档案内容，不虚假不瞒报，公平公正，一定要贯彻主动服务的思想观念，增强服务意识。

四、结语

通过健全学籍档案的管理机制，做好学籍档案收集、整理、更新、存储、利用和流转等工作，增强服务意识，将学籍档案管理工作纳入到办公自动化的新形势下，提升中职卫生学校管理体系水平，提升科学化治理能力。作为中职卫生学校档案管理人员，必须遵守管理规则，及时调整工作方式，实现学籍档案管理的目标，对中职学校的发展有至重要的意义。