高校学生档案数字化创新管理模式构建策略研究

2020-11-19马迎弥西北大学现代学院

长江丛刊 2020年27期

■马迎弥/西北大学现代学院

近年来，学生的教育水平有了提高。随着高等教育的发展、学生档案的数量也跟着剧增，高校学生档案的管理遇到了明显的困难。传统纸质档案管理模式中不断出现各种问题，利用数字化管理模式对学生档案信息进行管理已成为必然趋势。许多大学在学生入学时为他们创建电子档案，但一些大学仍然使用传统的文件管理方法。高校数字化管理模式是管理学生学籍信息的必然趋势。数字管理模式对于管理高校学生信息档案的地位非常重要。从以下几点进行探讨：

一、高校学生档案管理的大部分现状

(一)管理者档案意识薄弱

一般表现为档案管理者观念落后、对学生档案重视程度低，只是按照相关文件的归档范围收集一些必要的档案材料，对于学生成果过程中的细节材料往往会被忽视，这就导致学生在校期间的多种资料没有进行有效的整理和入档，很大程度上影响了学生档案的完整性，这就会对学生以后的就业和发展产生档案资料隐患问题。

(二)管理系统过时，管理过程不受控制

据笔者调查发现，目前多数高校在管理学生档案的过程中使用传统的管理模式。即，只有当学生完成了学业，管理者才开始整理其档案，学生在校期间的实际表现、评优获奖、学年考核等材料无法及时进行入党，无法将学生的真实品质、修养、潜能、诚信度等情况完整的反映出来；用人单位很难从学生档案了解学生，削弱学生在就业市场上的竞争力。

(三)档案管理人员专业知识不足

在档案数字化方面的综合素养更是普遍偏低，这是影响档案数字化发展的重要因素，这样就要求档案管理者的综合素质一定要过硬，避免在档案管理过程中出现各种错误，减少对学生以后就业和发展造成的影响。

二、高校学生档案数字化创新管理意义

(一)档案形式更新

高校档案数字化创新管理的实现是时代发展的先决条件。数字技术的迅速发展，深刻地改变了过去的信息媒体。录音机和其他原始通信手段已被广泛数字化，其自身的存储和媒体更新特征的数字化应用于高校档案管理。特别是随着近年来信息技术和互联网的迅速发展，档案的一般格式发生了变化，传统的印刷文件被更新为数字文件。这个这有助于提高大学档案管理的灵活性，从而减少以往档案管理员面临的管理问题，并有效地确保总体工作质量。

(二)提升档案管理工作人员管理理念

高校学生档案数字化的创新管理，有效提升了档案管理人员的整体管理理念.随着科学技术的飞速发展，整个人类社会生活和工作的便利得到了充分的展示，档案的数字化管理不再需要依靠档案直接管理，实现了存储实体和虚拟存储的共存。与传统的档案管理相比，数字档案管理的效果强调了人与计算机的双向互动，使整个档案管理工作更加高效和高效。

(三)完善整体档案信息组织规范性

档案数字化创新管理模式的形成和运用，有效体现了档案管理系统整体和信息组织的规范性，避免了传统的人为操作，将档案管理表现为直接网络，最大限度提高了管理员和用户的检索效率。实际看的话，数字管理的组织标准化，以前的高校的档案管理依靠人工管理的形式完全是过去的。目前，数字化学生档案管理模式的规范性主要表现为数据仓库技术，数据挖掘技术，数据推进技术，数据包装技术，这些技术的应用最大限度地简化了学生档案管理过程的复杂性，显示了档案信息组织的实效性。

三、高校学生档案数字化创新管理模式构建策略

(一)建立和完善数字档案管理框架

构建高校学生档案数字化创新管理模式，首先要建立完善的档案数字化管理平台框架。重视计算机技术和存储技术是高校学生档案数字化的重要组成部分。

基础应用平台是高校档案数字化模式建设成功的关键。主要体现在应用服务功能上，以保证整个数字文件模型的系统功能为前提，使系统中的数字技术充分发挥其应有的作用。在具体实施过程中，主要组织软件院校和IT部门的人才组成专业软件开发团队，完成高校档案数字化应用基础平台的建设。之后，根据数字档案管理模式的特点，建立了信息服务平台。信息服务平台本身是在基础应用平台的基础上使用的，它是反映学生档案指标和分析的重要系统。在信息服务平台建设中，高校必须根据自己的实际情况设计模型，在现阶段，我们可以参考其他高校档案的数字信息，完善具体的服务平台，以有效体现数字化管理框架的专业性和可行性。

(二)系统功能维护与安全保障设置

在完成具体的管理平台框架后，为建立高校学生档案数字化创新管理模式，对系统的主要功能特点进行了实时检查，并对整个系统的逻辑进行了分析。管理平台及其维护目标设定功能高校学生数字档案模式中的索引系统基本上每天都受到极其重要的数据流的影响。然而，大多数高校内部系统在招生、毕业等特殊时期，往往难以满足先进研究的要求，导致网络瘫痪。因此，为了避免妨碍学生和相关用户使用，我们必须建立一个相对完善的系统功能维护模块，根据后台接口和备用模拟系统的异常监测集成，邀请专业技术人员组成的专业技术团队对系统运行中的异常现象进行实时分析并制定相关的建议，确保其日常工作得到改进和稳定的适当解决办法。对于其安全保障双向接口的建立，指出双向接口的方向，一端主要位于学校的主系统中，其作用是高校进行实时输入管理；另一端往往是基于高校学生或相关设施的全面开放，如学生根据自身的身份和校园内的网络站点来展示学生档案的个性化特征。

(三)高校学生档案数字化创新管理模型的应用

1、数字化归档带来的创新管理效果

高校学生数字档案管理模式开发完成后，必须进行全面的应用检查，确保整个模式的稳定性和可靠性。主要表现在有效地收集和管理所有数据档案这是不现实的，因为在这部分教学中创建学生内容档案的时间还不长，高等教育机构通常以规定的格式运作，不考虑档案的具体内容只是对其数据任务的回顾，即使学生进入高校，高校也无法妥善合理地组织文件夹与学生之间的实质性联系，这就导致了学生档案来源的混乱和档案内容的不完整；高校学生档案数字化创新管理模式的构建和运用有效地改变了这一现象，其中最重要的是创新管理模式，部分内容是记录学生在高等教育期间的学业表现和专业实践，但由于其信息采集能力高、集成搜索系统快，数字采集保证了整个学生文件夹输入的准确性和完整性，从而获得充分反映学生自身信息的内容。

2、学生档案数字化创新管理要点

高校学生档案数字化创新的管理重点是档案数字化后实施的一系列有针对性的专业管理过程。高校档案的数字化管理包括理论知识、模型建设、档案开发等。在这期间，通过数字管理，学生文件可以全面应用档案数据，在对数字档案的内容和特征进行直接分析的同时，学生获得在线咨询服务或在学校档案系统中以适当的图像和格式建立个人档案是非常方便的。根据档案的特性，创建数字档案与管理不同传统的这是通过数字化充分显示学生文件夹内容价值的先决条件。