城建档案数字化建设的思考

李晓萍

◆摘  要：近年来，数字化技术取得了飞速发展，广泛应用到了城建档案管理中，数字化技术的应用极大的提高了城建档案管理的质量和效率。但是，在城建档案数字化管理的发展过程中，出现了诸多的问题：例如，信息安全、管理效率低等问题，这些问题的出现极大的阻碍了城建档案管理工作的顺利开展。基于此，笔者就城建档案管理创新的相关问题进行分析，并提出相應的解决问题的方案，旨在提高城建档案管理的整体水平。

◆关键词：城建档案;数字化建设问题;创新管理

一、档案信息管理的重要性

在传统的档案信息管理中，需要使用纸质介质进行信息存储，这种存储方式容易使一些重要信息丢失，潜藏着一定的安全隐患。当前，数字化技术的广泛应用就有效的解决了这一问题。数字化技术通过应用相关的信息管理软件和管理系统可以将档案信息存储到数据库或者是磁盘、硬盘中，保证信息在存储的过程中不会随着时间的推移而丢失，从而提升档案管理工作的安全性和效率。

二、档案信息管理存在的问题

城建部门开展档案管理的目的就是保存和管理城市发展过程中的重要信息资料，为城市的建设服务。但是，在城市建设的不断推进中，需要保存的资料越来越多，过多的纸质材料信息无法进行很好的保存，而且纸质材料容易丢失，这就对城建档案信息管理提出了新的挑战，而数字化技术通过应用信息化管理系统进行档案管理就有效的提升了档案管理的质量和效率。但是，信息技术的应用也对档案管理人员提出了新的挑战：城建档案管理人员大多对于软件管理的应用技能方面存在欠缺，这对开展工作造成一定的困难，并且档案管理人员的整体素质层次不齐，也是影响档案管理质量的原因之一。

第一，城建档案管理的数字化建设需要一定数量的硬件和软件系统，这就需要投入大量的资金，但是，很多规模较小的城建部门无法投入太多的资金用于硬件和软件系统的购置，这就导致了这些城建部门的档案管理数字化建设停滞不前，甚至一些城建部门目前还停留在传统的档案管理模式上。

第二，城建部门的人员安排和组织结构存在不合理的现象，在对工作人员进行岗位分配的过程中，没有充分的了解每一个岗位对工作人员的知识程度、工作能力以及工作态度的要求，而是根据岗位的空缺情况对工作人员进行随机的分配，这就导致工作人员的知识程度以及工作能力等与工作岗位不匹配的现象出现，造成工作效率低的问题。

第三，城建档案管理工作人员对档案管理的工作流程以及信息管理系统缺乏认识，没有熟练使用档案管理系统软件的技能。档案管理人员的业务能力有待提高，急需建设一支专业素质过硬的队伍。

三、信息化条件下加强档案管理与服务创新的建议

（一）加强信息系统建设

新时期，城建档案的信息化管理对工作人员的综合素质提出了新的要求，如何提高城建部门管理人员的综合素质是当前面临的重要问题，构建专业能力过硬的队伍是解决问题的重要举措，提高城建档案信息化管理人员的综合素质可以从提高专业素质和工作能力两方面入手。在提高专业素质方面：城建部门可以结合工作需要来制定合理的员工培养方案，可以定期开展培训活动，邀请业内的专业人士对档案管理人员进行系统化的培训，提高工作人员的专业能力，以更好的提高档案管理效率。

（二）制定合理的考核制度和培养计划

为了更好的激发档案管理人员的工作积极性，促进信息技术在城建档案管理中的应用，充分发挥人力资源部门的作用。城建部门需要根据工作需要来制定更加人性化和个性化的考核体系，建立任务驱动的考核机制，量化细化各项考核指标，以更好地帮助工作人员发现自身的不足，提升工作能力和工作效率。城建部门还可以制定完善的培养体系，帮助工作人员树立终身学习的理念，以更好的掌握信息管理系统的相关知识。

（三）加强应用系统建设

系统化是让流程一体化，用于对档案信息进行采集、处理、管理、存储等操作，能够为档案信息的网络建设及档案信息资源的开发，利用坚实的技术保障最大程度的提高档案管理的质量和效率。城建档案管理中需要将自动化技术和局域网技术的辅助，还需要将扫描技术、数据库技术、存储技术等融合在一个系统中。例如：建立数据库，根据关键词，进行检索和筛选，提升工作人员效率，拥有基础技术的支撑才能促进城建档案数字化体系的建设。档案管理的信息化、自动化和智能化，提高档案管理的质量和效率

（四）加强电子信息技术的应用

将信息化技术应用到城建档案管理工作中，信息系统安全防护技术是十分重要的工作，要加强信息系统的安全建设，可以从以下两个方面入手：第一，要对城建部门的防护能力和防护等级进行科学合理的评估，对系统存在的问题进行详细的排查和修补，建立权限访问机制，加强数据的保护力度。第二，制定完善的信息服务管理制度，做好数据备份，在必要时应用数据恢复技术恢复重要数据。

四、结语

综上，数字化建设是城建档案建设的重要趋势，在发展进程中，需要加强管理人员的综合素质，完善管理系统安全性建设，从而更好的推进城建档案数字化发展进程。

参考文献

[1]吴卓敏.城建档案管理数字化建设问题的思考及对策分析[J].经营管理者，2017（10）：275.

[2]练丛.城建档案管理数字化建设问题研究[J].卷宗，2019，09（31）：127.