新时期市政工程档案管理工作流程完善对策探讨

蒋琼

（内江市东兴区住房和城乡建设局，四川内江 641000）

市政工程项目从最初的调研评估、决策立项，还要经历勘测设计、招投标、工程施工、竣工验收以及试运行等多个环节，时间跨度少则1 年，多则可能是3 ～5年，期间会产生大量的文档资料，因此市政工程档案具有形成时间长以及数量多的特点[1]。新时期，向市政工程档案管理工作提出了新的要求，为了使市政工程档案管理工作能够更好地服务于城市建设与发展，本文将主要针对市政工程档案管理工作流程展开探究研讨，提出相应的完善对策，促进市政工程档案管理效率及质量实现进一步提升。

1 新时期市政工程档案管理工作流程完善意义

不管是以施工进度作为核心要素，还是以工程项目作为主体，市政工程都势必会涉及到各种信息。唯有收集、整理、处理好大量的工程信息才可以促使市政工程档案资料变得更加完善，为后续市政工程信息的查询以及相关利用提供可靠的信息支持，市政工程项目负责人才能够据此作为判断依据，更科学合理地调配市政工程资源，以便工程量和工程进度始终处于科学控制之下。如此借助可靠的档案信息支持，能够更加高效、快速地规避可能发生的一些风险或一些问题，能够在发生质量问题或是发生紧急事件的时候，借助档案信息快速精准找到背后的原因，从而更高效地实现问题的快速解决，使得施工成本得到缩减，工程稳定性和安全性得到提升。市政工程档案信息发挥其能效作用阶段其先见性优势是比较显著的，这就可以为将来市政工程项目施工的开展提供可靠的参考依据，还能够在原本的基础上通过对工程经验的总结与吸收，实现施工风险问题的合理规避[2]。尤其是如今伴随市政工程项目数量的不断增多，传统的档案管理模式已经逐渐难以跟上实际的管理需要，那么对原本的工作流程进行优化完善就具有尤为重要的意义。

2 新时期市政工程档案管理工作流程完善对策

2.1 简化档案管理程序

简化市政工程档案管理工作程序的目的在于让流程变得更加精细化，使档案管理工作实现更加有效的管理[3]，而市政工程档案管理信息化的推进，为探索出一条共建、共享的档案管理新模式提供了可靠保障。一个市政工程项目从项目开始直至项目结束的整个生命周期内，档案信息将期间的历程和成果真实记录了下来，通过对档案资源的数字化，可以使其更利于共享和方便反复利用。通过利用可实现的、必要的线上审批程序，简化线上办理流程，在合规的前提下加强与各个部门的交流与协作，必要的时候通过联合联动，将市政工程档案的咨询、参考、凭证作用切实发挥出来，更好地为城市建设提供需求服务。在市政工程档案管理中，应继续加大对移动互联网技术、云计算技术以及大数据技术等先进技术的应用力度，借助加解密、集中印、数字签名等手段，防止市政工程档案在利用过程中发生数据篡改、文件伪造等问题，既确保了档案的安全性，又便于档案管理，使市政工程档案管理程序变得更加简化。

2.2 优化档案管理体系

通过对市政工程档案管理制度加以修订以及完善，对现行的市政工程档案管理操作规程和管理办法加以细致梳理，深化管理要求，细化管理规范，明确各个单位及相关人员在市政工程档案管理中需要履行的职责，并让档案资料在收集、整理、归档以及移交等环节的相关规定和要求更加直观无误，对档案归档范围予以调整，有助于推进市政工程档案管理更加趋向于规范化、标准化、制度化。应当将档案质量管控、档案归档质量等相关规范标准与法律相结合，编写市政工程档案归档操作手册、市政工程档案安全维护手册、市政工程档案库房巡检管理手册、档案安全风险治理、应急预案等，并要求全体档案管理人员深入参与到这些手册的学习中，进一步稳步推进市政工程档案管理工作。最后，还应当构建相应的评价体系，有计划地对各单位及相关人员，按照市政工程档案管理的相关规定进行专项检查，确保其在市政工程档案管理中能够将这些规定落到实处，将相关规定的规范作用真正发挥出来。针对落实不力的相关单位及人员，除了要追究其相关责任，同时还会将评价结果作为评价其履职能力的重要依据，借此来督促市政工程档案管理相关规定能够真正落到实处，使档案管理体系实现真正优化。

2.3 强化管理基础工作

在市政工程档案管理中，最基础的工作主要包含收集档案信息资料、分类档案信息资料、整理档案信息资料、归档档案信息资料、保管档案信息资料以及利用档案信息资料[4]。其中收集工作在这个工作流程中既是起始环节，同时也是非常重要的环节，要求既要做到及时收集，又要做到收集齐全和完整。而分类和整理工作是归档档案信息资料之前的预立卷环节，同样需要在规定时间内遵循一定的方式完成分类组卷排序。归档工作要求项目文件材料的归档申请应当在规定时间内完成，并结合验收反馈结果，对上述材料的质量及时加以整改以及及时加以补充归档，唯有通过审核的文件材料才能够进行后续的立卷以及上架入库工作。保管工作是保护档案和管理档案的工作，应当配备必要的档案装具，建立规范的以及合理的库房管理制度，按照规定要求对温湿度加以调节和控制，确保档案安全。利用工作则主要是指充分发挥市政工程档案各项工作中的信息资源价值，使这些工作的效率得到进一步提高。强化管理基础工作是流程完善的重要途径，在这个过程中应当切合实际，找准基础工作中哪些属于核心业务，哪些属于薄弱环节，并予以紧紧抓住。

2.4 加强人员学习培养

对于市政工程档案管理人员而言，要想自身的综合素养能够始终满足市政工程档案管理需要，能够符合市政工程档案管理流程优化要求，那么就必须积极接受专业知识培训，积极主动去学习相关规范标准和法律法规，自觉加强法治观念、法律意识，不断更新自己的档案管理思想观念。市政工程档案管理人员应当树立终身学习观念，除了积极参加单位组织的各种培训活动之外，还应当积极主动去了解档案管理行业的最新技术动态、了解档案管理行业的时事政策，主动与身边有丰富经验的同事交流沟通，主动参与到各类档案管理研讨会中，去请教档案管理领域的专家学者，通过这些途径实现自己档案管理理念的及时更新，为市政工程档案管理流程完善做好储备。市政工程档案管理流程完善除了要求档案管理人员应当拥有扎实的档案专业知识，应当拥有一定的创新精神，还应当熟练掌握一些现代化管理工具和手段，不断结合新技术、新形势，适应时代和社会的发展，与时俱进对市政工程档案管理流程加以优化，无论是设备技术、管理制度，还是服务方式、管理方法，这些方面都要加强研究和探索。与此同时，还应当积极通过多种交流沟通方式或者是平台，深入探讨研究现有工作是否还存在问题，开动脑筋，在齐心合力解决问题的过程中实现业务水平以及工作凝聚力得到进一步提高。加强与其他同事的交流协作，取之所长，补己之短，继续深入挖掘自身潜力，最终形成一支有着更强竞争实力、更高综合素养、更强对外协调沟通能力、更佳业务能力、更富有责任心的市政工程档案管理队伍[5]，为市政工程档案管理流程优化提供坚实保障，助力档案管理工作效率及质量得到不断提升。

3 结语

市政工程档案管理工作作为市政工程项目的基础组成部分，是助力城市建设与发展的基础保障，所以市政工程档案管理人员应充分认识到加强档案管理工作的必要性。伴随社会经济的不断发展，市政工程项目建设数量和建设规模也随之增多和扩大，从而使得产生的档案资料也越来越多，这些无疑都带来了新的考验以及新的挑战，只有对现有的工作流程加以优化完善，才能够满足档案管理工作的实际开展需要。文章结合笔者工作实践经验，从简化档案管理程序、优化档案管理体系、强化管理基础工作、加强人员学习培养，四个方面提出了市政工程档案管理流程完善对策，以期能够借此给予其他市政工程档案管理人员一定参考借鉴。