大数据背景下高校教学档案管理问题及策略

牛妍懿 郭久智 温明明

【摘要】随着信息技术的飞速发展，高校档案管理工作要做到能够与时俱进地与时代背景相结合，运用大数据的优势提高档案管理工作的效率。本文将主要探讨如何在大数据背景之下解决高校档案管理工作中存在的问题，优化工作质量。

【关键词】大数据;教学档案;高校管理

大数据已经和人们的生活诸多方面形成了密切结合，对于高校教学档案管理来说，大数据的出现为档案管理提供了发展契机，也需要档案管理人员进行积极的整合，转变传统工作方式，让大数据能够和教学档案管理形成深度融合。教学档案管理工作同样反映的是高校的教学水平，做好档案管理，并以大数据作为支撑，能够有效提升教学水平，并为后续教学水平的提升提供有力的决策支撑。

一、大数据的定义以及特点

大数据是海量信息资料的统称，具体指的是以互联网为依托，在一定范围内针对数据进行捕捉、管理、集合以及处理的相关行为。除了需要互联网作为运转要素之外，大数据技术也包括数据挖掘、人工智能等领域，这些要素都能够有效推进大数据技术的发展，优化数据提炼能力。大数据的特点有如下几个方面：第一，大数据具有体量庞大的特征，从TB级一直到PB级，大数据能够承载的信息量是非常巨大的。第二，大数据的数据种类繁多，网络中常见的视频、图片、音频信息都能够保存为大数据信息。第三，大数据具有一定的高速性特征，对于信息的处理数据非常快是大数据的重要优势之一，大数据能够快速地从庞大且复杂的数据种类中找到具有价值的目标信息，并且完成一定的数据需求分析。第四，大数据的分析结果具有一定的高价值性，大数据能够对过往的所有数据进行合理分析和利用，最终得出的数据结果也能够为使用者带来较高的价值回报，这也是大数据的最大价值所在。

二、大数据背景下开展高校教学档案管理的重要性

（一）教学档案是高校开展教学工作的基础。高校档案管理人员要认识到大数据时代信息的快速流变现象，了解到信息管理的重要性，由于高校教学档案中记录的是详细的教学原始资料，通过对过去教学资料的总结能够为后续教学提供重要参考，这也是高校教学档案管理的重要意义所在。作为教学档案管理人员，要能够确保档案内容的完整以及准确，并且实时更新，做好课堂记录，这也是推进高校办学质量提升的有力措施之一。

（二）教学档案是检验教学质量的依据。教学档案中记录了详细的教学内容，所以对教学档案中的内容复核能够有效发现教学过程中是否存在一定问题，对于教学档案的评估也能帮助学校了解教学的开展情况，对教学计划内容进行调整，从成绩、课程设置、科研成果等领域对教学档案进行全方面审核，可以说教学档案是检验教学质量的重要标杆，运用大数据的管理和分析办法能够更加科学地完成教学档案的检验，发现问题所在。

（三）教学档案能够助力实现教学改革。教学档案具有一定的专业性、系统性以及周期性，记录有教学反馈以及教学总结，对教学档案进行大数据处理能够有效整合信息，通过对大量翔实教学设计方案的统计以及分析，得出的结论将更有利于反馈出教学过程中存在的问题，发现优势，从而为高校教育改革提供动力，也是档案管理科学性的体现。

三、当下高校教学档案管理过程中存在的问题

（一）教学档案信息化水平较低。当下很多高校在进行教学档案管理时采用的还是传统的管理理念，信息化水平较低，也没有发挥出信息化管理的优势所在，一些高校并没有电子化的档案管理系统，有的高校则采用的是过时的人工档案管理方法。一些高校虽然开设了档案管理的系统，但是系统中的功能較为单一，只能解决档案保存和收录的基本功能，未能实现全数据库检索的功能，从而导致使用效率较低，无法为数据总结和分析提供足够的支撑性作用。一些档案管理系统中，对于教学档案的收集、分类以及整理功能也不够细化，也缺乏明确的使用方法跟进，一些高校中的二级学院的教案甚至并没有被纳入教学档案管理的范畴中，电子化管理存在漏洞，总体来看教学档案的信息化水平是较低的。

（二）教学档案安全性存在问题。教学档案的信息安全性至关重要，档案管理人员要做好防护的工作，尤其是在大数据时代，多种信息资源渠道是共通的，要做好电子数据安全的管理，强化信息安全体系建设，防患未然，避免重要信息泄露。然而当下很多高校并没有对教学档案安全给予足够的重视，对于系统的管理监督不够，很多教学档案信息存在丢失、泄露的隐患，教学档案管理也缺乏专门的信息安全员跟进，这些问题都有待解决，只有真正重视信息的安全性问题，才能够确保教学档案能够妥善发挥出其作用。

（三）教学档案管理队伍专业化程度不高。大数据背景下教学档案的管理需要从业人员有更高的职业素养以及专业能力，开放思想，不断完善自己的知识架构，注重自身能力的提升。然而当下很多高校的档案室采用的是兼职人员管理的方法，没有专职的档案管理员跟进工作，这也是制约高校教学档案管理工作质量提升的问题之一。想要提升教学档案管理工作的质量，需要依托专业型人才，强化队伍建设，让档案管理人员能够朝向复合型人才方向转型，而不能仅仅满足于基础性整理工作，同时需要高校给予档案管理部门足够重视以及相应资源支持，促进档案管理队伍专业化能力的提升。

四、大数据背景下高校教学档案管理工作优化的相关策略

（一）提升对教学档案管理工作的重视。高校教学档案管理是教学工作中的重要原始记录，教学档案中要能够反映教学的全面性以及真实性，教学档案能够全面记录整个教学全程，这些文字也具有难以替代的凭证和参考作用。所以，大数据时代要能够认识到高校教学档案管理工作的特殊性以及价值，发挥出重要的信息统计和归类整合作用，通过对教学档案的管理，提高高校教学效率，让教学能够更符合学生的实际发展需求，并且通过数据的总结，发现教学过程中存在的主要问题，从而进行针对性管理。高校也要注重对于档案中潜在信息的挖掘，判断国家政策的发展方向，提高教学的实效性。对此，高校要提高对于教学档案管理的重视，从大数据的角度，挖掘档案数据的相关关系，促进教学档案管理工作从量变朝向质变改进。高校的教学档案管理部门也要认识到自身职能的变化，不能仅仅做到存储数据的基本管理，也要能够对数据进行整合分析，将大数据的分析结果汇编成册，从而为高校指定后续教学计划和决策提出指导性意见以及数据支撑。

（二）在教学档案管理技术层面进行更新。在大数据时代，开展教学档案管理工作需要采用的工作方法和传统的不同，电子文件已经成为高校教学档案的新承载方式，要和传统的纸质档案管理做出区别，电子档案的管理方式要与时俱进，了解信息时代档案工作的实际特征，由原本的单一管理思想朝向多元管理的角度拓展，为了有效实现教学档案管理的目标，高校也要增加对教学档案室的构建，在技术层面进行更新，按照数字化的管理理念重新完善教学档案室的构建，完善教学档案管理制度，所有教学档案信息都要进入计算机的数据库中，从而为后期的文档录入提供便利。随着高校规模的不断扩招，高校要考虑到未来教学档案将会以爆炸式的发展速度增长，所以在硬件条件上，高校要做好准备，运用档案云备份技术，节省管理的精力以及成本，同时也要考量到档案管理的安全性问题，避免不当操作造成信息泄露以及安全潜在风险，要有专门负责安全的人员定期对系统进行更新以及维护。在具体制度的构建上，高校教学档案管理部门要了解数字化信息的特点所在，明确教学档案管理工作的特殊性，对教学档案进行整个生命周期的管理，通过制定统一的标准，提高工作效率，对于档案的调取和使用，可以通过采用电子流程会签的方法，确保档案的安全性。同时大数据也要对档案的提取和使用进行数据整合分析，了解哪些档案的提取率高，分析参照意义，从而为后续的教学档案质量的提升提供决策性意见。

（三）加强人才培养，提升大数据应用能力。人才对于高校教学档案管理工作质量的提升有着重要的影响作用，所以高校要加强对于教学档案管理队伍的建设，提高从业人员的档案专业知识储备，通过定期培训的方式，让档案从业人员能够具备更强的专业性，运用信息化技术提高工作效率，并且通过对信息数据的整合，增强对教案中内容的整体分析。除了要对现有人员进行技术能力层面的培训之外，高校也可以通过面向社会吸纳专业型人才的方式，转变从业人员兼职的现状，以全职工作的形式加强管理以及工作的落实。对此，高校领导者要重视培训，对从业人员进行网络信息管理技术以及数据挖掘技术的培训，并让从业人员能够以服务的态度对待工作，更加高效地完成工作。也要让档案管理人员能够站在整体管理的高度，了解到教學档案管理工作的实际效用，让教学档案能够实现有效的存储以及流转，并在基本管理的基础之上，运用大数据进行档案信息资源的综合管理，提取重要的数据信息，并传递给各院系的教育工作者，为构建全面的档案管理模式提供决策支持。

五、结语

综上所述，在大数据时代开展高校教学档案管理工作时，要能够结合大数据时代的新要求，与高校的定位以及发展目标相贴合，促进教学档案管理工作的规范化和标准化，让教学档案管理工作能够真正起到促进教学质量提升、优化高校教学能力的作用。最为重要的是，大数据时代的教学档案管理工作更要将工作重点放置在为教学提供合理意见和建议的层面上，发挥出教学档案的预见性功能，挖掘档案背后的信息，加强数据管理能力以及研究、应用力度，促进高校教学档案管理工作能够实现现代化全面发展，对于高校教学档案管理人员来说，也要不断提升自身的专业素养，强化档案服务能力，以更强的职业素养推进高校教学档案管理效果的优化，为高校教学质量的改观贡献力量。

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