浅议乡镇机关档案管理中存在的问题及对策

2020-11-17张洪娟

办公室业务·上半月 2020年10期

张洪娟

【摘要】档案管理是乡镇机关工作中的一项基础工作，乡镇机关档案记录着乡镇的发展历程，是乡镇机关开展工作、处理事务中形成的文字、图片和视频等材料。通过档案资料可以真实再现乡镇机关工作的历史面貌，为乡镇的可持续发展提供参考和重要依据。当前，随着中国的快速发展，乡镇机关档案工作涉及的领域越来越宽，使其在乡镇机关工作中显得尤为重要，因此乡镇机关解决档案管理中存在的问题已显得非常重要和关键。

【关键词】乡镇机关;档案管理;问题;对策

一、乡镇机关档案管理中存在的问题分析。

由于乡镇机关办公条件的限制，乡镇机关档案管理存在着许多薄弱环节，有些问题已经严重影响到工作的开展，损害到集体和个人利益，引发很多不必要的矛盾。归根结底，主要表现在以下几个方面：

（一）乡镇机关档案管理设施设备落后。目前大部分乡镇机关档案管理设施设备简陋、失修、很多设施设备还缺乏，基础设施不但不符合上级主管部门对档案管理的要求，也满足不了档案存放的需要，其主要表现在：1.各办所的档案管理

“各自为政”，无独立档案室、借阅室和管理员办公室，大部分单位把档案存放在行政办公室，既不利于平时工作开展，又不利于档案的安全存放，容易导致档案丢失。2.部分乡镇机关将档案杂乱堆砌在杂物室，无档案架及档案柜，导致档案杂乱无序，查找档案无从下手，使档案保管利用受到影响，容易导致档案丢失和毁坏。3.部分乡镇机关将档案室设在年久失修的房屋中，无防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等设施，导致档案保存时间短，资料不全等问题。

（二）乡镇机关档案管理人员业务素质相对较低。由于客观原因，大部分乡镇机关档案管理人员是兼职人员，由于自身本职的工作任务多，导致没有多余时间来整理和完成档案工作，再加上很多人员是临时安排接管档案工作，未进行相应的档案管理培训，加之乡镇机关人员变动频繁，档案管理人员有时还未熟悉业务工作就调换了岗位，甚至有部分乡镇机关将档案管理设为即将退休人员的过渡岗位、养老岗，从而导致档案管理人员普遍业务水平低下，整体业务素质无法提高，严重影响档案管理工作。

（三）乡镇机关档案管理缺乏现代化科技手段。各乡镇机关受到技术及财政资金等问题的影响，无力购买现代化的设备，档案管理信息化管理程度普遍很低。目前，大部分乡镇机关档案管理仍然停留在纸质文件的保存，对电子文档、图片及视频不但未进行统一管理，而且因为管理人员普通年龄较大，学习新知识能力偏低，信息化管理工作无法正常开展，导致乡镇机关档案无法统一管理、档案检索困难、档案资料缺失等一系列问题，致使档案资料利用不全，降低工作效率，提高工作成本，制约了乡镇机关信息化建设的进程。

（四）乡镇机关领导对档案管理重视程度不够。领导对档案管理工作的认识和重视程度，决定了他们对档案管理工作的态度，从而在很大原因上决定了档案工作的发展。部分乡镇机关领导档案意识单薄、思想落后。少部分领导认为，档案管理仅仅就是把资料装订归档，快速简单，无足轻重，与各项中心工作相比简直微不足道。更有甚者认为档案管理是档案局的事情，根本不关本单位的事情。长期以往，形成了领导不关心，工作人员无所谓的档案管理工作局面，一定程度上影响了档案工作的开展。

（五）乡镇机关档案管理制度不健全。大部分乡镇机关只注重本系统以及本级机关的文书档案，对其他档案的收集、移交、借阅、管护等一系列的管理制度不健全，从而造成档案的遗失、缺损。档案管理人员责任心不强，认知不够，对档案归档、登记未按制度进行，在工作变动时未按程序办理工作交接手续，对借出的档案不检查、不清理，致使乡镇机关档案的作用率不高，从而损害到集体和个人利益，引发众多矛盾，不利于维护社会和谐和稳定，未能更好地服务好基层，未服务好人民群众。

二、做好乡镇机关档案管理工作的对策及建议

规范的乡镇机关档案是乡镇机关工作的基础，完整的乡镇机关档案是维护社会和谐稳定的保证。鉴于乡镇机关档案管理存在的相关问题和薄弱环节，结合我的工作实际提出如下解决对策：

（一）加强领导，提高认识。第一，要在乡镇机关中成立档案管理工作领导小组，指定档案管理分管负责人，将档案管理工作落实到人，明确档案管理职能职责，切实加强领导对档案工作的重视程度。第二，档案管理工作人员要多请示、多溝通，取得领导对档案工作的重视和支持，同时要抓住“6·9国际档案日”、机关学习等活动，加强对档案法的学习，强化全体乡镇机关人员对档案重要性的认识。第三，区级档案行政主管部门要在对乡镇基层单位业务指导的同时，明白所担的责任，认清自身工作性质，强化管理指导，落实档案法律法规准确有效地实施，从而提高大家对档案管理的认识。第四，区县可将档案管理纳入目标考核，强化责任，促进乡镇机关高度重视档案管理工作。第五，加强基层乡镇档案工作分管负责人及管理员业务培训，除开继续教育培训外，多组织基层乡镇人员实地参观学习，以理论结合实际，分析问题，找差距，补不足。第六，开展多元化档案管理宣传工作，强调档案管理工作的重要性，时刻牢记档案工作无小事。

（二）加大乡镇机关档案室硬件设施投入。乡镇机关要履行本级国家综合档案馆建设的主体责任，按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》要求，加大投入，推进档案馆室建设。首先，要按照标准建设档案室，设置防火、防盗、防高温、防潮、防光、防尘、防虫鼠的设施。其次，应根据单位自身条件设立单独的档案人员办公室、阅档室，配置标准铁皮档案柜、木制橱和复印机、计算机、扫描仪、摄像机等现代技术设备。

（三）加强档案管理人员业务培训。档案工作的质量由档案管理人员素质决定，而档案队伍建设中，提升档案人员综合工作素质是根本。建议对档案人员采取理论通俗授课与现场操作示范相结合、笔试测试巩固与加深知识理解消化相结合的脱产学习培训，全面提升档案管理人员的综合工作能力。首先，强化档案管理工作人员职业道德，提升政治思想水平，使其树立服务意识，坚持原则、严守秘密、恪尽职守。其次，提高档案管理工作人员综合业务素质，特别是要规范档案的分类、编目、保护、修复、控温、防尘、防虫鼠等业务技能和操作。最后，要坚持档案管理专人专管，无特殊情况不应随意变更管理人员，档案管理人员变更后也应该坚持“以老带新”，从而保证档案管理人员的专业性。

（四）做好乡镇机关档案管理信息化建设。随着当前科学技术的飞速发展，5G时代的到来，档案事业发展的趋势必然是朝着档案信息化建设去的，这是衡量档案工作水平高低的基本标准，因此乡镇机关信息化建設就显得极其重要。首先，乡镇机关要加强的信息化基础设施建设，加大硬件平台和网络投入，加快档案目录中心及档案信息资源数据库的建设。其次，要安排专人对原有的资料档案收集、分类、编目，并将档案资料录入数据库，推进档案归档、接收、保管与利用。最后，建立内部档案管理局域网，提高档案管理系统的安全系数，实现内部档案信息共享。

（五）建立健全乡镇机关档案管理制度体系。要更好地完成乡镇机关档案管理工作，实现现代化、规范化、标准化的档案管理，那建立健全文件材料的形成积累、整理、归档以及档案的保管、保密、鉴定、统计、利用等各项管理制度显得格外重要，可以说是重中之重。逐步建立档案收集制度，档案整理制度、档案工作安全管理制度、档案统计制度、档案保密制度、档案销毁、档案员岗位职责等一系列档案管制制度、明确乡镇机关档案的管理范围、管理职责和管理办法，使基层的档案管理工作做到有章可循。

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