信息化时代高校档案管理存在的危机及对策探讨

摘要：随着互联网和信息技术的飞速发展，在高校档案管理中促进档案管理的信息化是时代发展的趋势。高效的档案管理中集中体现了学生的思想道德、文化生活、学历学业等方面的综合素养以及高校的科研课题等等，在这些档案信息管理的过程中，运用信息化的管理方式能够提高档案信息的运用效率，全面反映高校发展情况。但从实际情况来看，在运用信息化手段进行高校档案管理过程中还存在着一些问题，需要进行深入的研究并且提出有效的对策，才能够促进高校档案管理的标准化和规范化，进一步提高档案管理的实效性。

关键词：信息化时代;高校档案管理;危机;对策

引言：

信息化时代背景下，高效的档案管理工作面临着新的机遇和挑战，在档案管理工作中如何运用信息化提高档案信息的利用效率，提高档案管理工作的实效性，是高校档案管理工作中需要研究的问题。因此，在探讨信息化时代背景下高校档案管理新模式的过程中，首先要明确档案管理信息化存在的危机。

1、信息化时代高校档案管理存在的危机

（1）     信息化意識淡薄

大多数高校在教育教学过程中，认为高校的主要任务是教学与科研，因此对档案管理工作重视程度不高程度不高，对于运用信息化手段进行档案管理的工作认识不足，这样的问题导致档案管理工作中未能利用信息化手段进行管理，管理层和档案管理人员的意识较为淡薄，影响了高校档案管理信息化建设的进程。

（2）     基础设施建设不足

利用信息化手段进行档案管理，需要相应的软硬件系统，这需要高校投入相应的资金进行基础设施的建设。但从实际情况来看，由于对档案管理的认识局限，以及对档案管理信息化发展的重视程度不足，大多数高校在进行档案管理信息化的过程中，缺乏相应的基础设施支持，导致档案管理工作的信息化成为空中楼阁。

（3）     安全隐患

信息化管理基于互联网和信息技术，而互联网信息安全是信息化发展的永恒主题，在高校的档案管理工作中，需要注重档案的保密工作和信息安全工作，才能更好的进行档案管理。但是但从实际情况来看，针对档案管理的信息安全还存在着许多问题，如未能对档案信息进行备份，未能构建安全防范系统，这些问题都影响了高效答案管理信息化工作的实效性，也存在着较大的安全风险。

（4）     缺乏专业的人才支持

运用信息化手段进行高校档案管理，需要具有专业技能和综合素质的人才做支持，但从实际情况来看，大多数高校的档案管理工作有其他部门人员兼任，缺乏相应的管理理念和管理技术，导致信息化管理效率不高。

2、信息化时代高校档案管理工作存在危机的对策

（1）     提高信息化意识

首先高校应当深刻认识到促进档案管理信息化是时代发展的必然趋势，也是当前的时代发展潮流，只有树立正确的认识才能产生正确的行动。因此，高校应当自上而下重视档案管理工作，其次，加强信息化建设。这要求档案管理工作人员认识到自身工作的重要性，充分发挥档案管理的工作职能，针对档案管理的信息化发展制定有效的策略，以及相应的规章制度，为档案管理的信息化发展提供明确的路径。

（2）     加强基础设施的建设

加强基础设施建设的过程中要求高校加大资金投入，为此，高校在进行档案管理信息化的过程中，应当成立专项资金用于软硬件等基础设施的建设。并且确保专项资金用到实处，一方面，要将专项资金用于硬件设施的购进，结合高校档案管理的实际情况，以及信息化管理的要求，构建相应的设施设备，通过这样的方式做好档案管理信息化的基础，才能运用信息化的方式进行管理。另一方面，还要聘请专业的人才，结合档案管理的实际情况构建专业的管理系统，这样才能进行高效的管理。与此同时，还要定期对硬件设施和软件系统进行维护，硬件设施和软件系统能够维持档案管理信息化的需要。

（3）     注重档案信息的安全性

在进行档案管理信息化的过程中，为了更好的保证档案信息的安全性，在进行信息化档案管理的过程中，首先要搭建有效的安全系统，通过设置防火墙以及计算机网络系统，确保管理系统的安全性，有效避免各类恶意攻击造成的信息泄露。另一方面，针对高校的机密档案应当进行电子备份，再对档案信息进行物理隔离，避免互联网病毒恶意攻击造成的信息损坏或信息泄露，对高校档案管理工作造成不必要的损失。在进行档案信息共享的过程中，要做好身份确认工作，运用计算机互联网安全技术，通过身份认证，确保访问信息共享系统人员身份的明确，有效确保档案信息的安全性。同时，在档案借阅的过程中，要做好全过程管理，避免借阅档案丢失的情况出现，才能有效确保档案信息的安全性。

（4）     组建专业的人才队伍

人才作为应用信息化手段管理的主体，必须具备相应的技术和相应的管理理念才能更好的进行档案管理工作。因此，高校应当组建专业的人才队伍，首先，对现有的档案管理工作人员进行培训，加强信息化管理理念和相应的技术，在培训过程中建立有效的培训制度，确保其积极参与到培训工作中，确保培训工作的实效性。另一方面，优化人力资源结构吸纳高素质的人才参与到档案管理工作中，才能确保信息化的档案管理工作落到实处。

结语：

综上所述，信息化时代背景下，运用信息化的手段进行高校档案管理是时代发展的必然趋势。纵观高校在档案管理工作中运用信息化手段时还存在着一系列问题，因此，在进行信息化档案管理工作中，要结合高校档案管理的实际情况制定有效的危机应对措施，才能够有效促进档案管理的实效性。为此，高校要提高信息化意识，加强基础设施的建设，同时还要注重档案信息的安全性和保密性，组建高素质的人才队伍，才能有效进行高校档案的信息化管理，使高效的档案管理发挥出更多的价值。

参考文献：

[1]   王德川.信息化时代高校档案管理存在的危机及对策分析[J].湖北经济学院学报，2017（02）：17-19.

[2]   金芳.信息时代高校档案管理人才培养问题探究[J].武汉冶金管理干部学院学报，2019（06）：77.

作者简介：

石百千（1980-）女，湖南怀化人，怀化学院初等教育部，本科硕士，副研究员，主要研究方向：高校管理及档案管理。