基于PMO的企业项目管理能力提升

杨慧

摘要：随着市场需求的不断扩大，信息技术的发展以及竞争理念的日益增强，项目管理能力对项目的成功起着至关重要的作用，企业项目管理能力的提升已经成为企业关注的重点，而PMO成为企业提高项目管理能力的一种新模式。

关键字：项目管理;PMO;项目管理能力

伴随社会发展和科技进步的加快，目前项目管理的应用领域越来越广，已经成为众多企业在当今高度竞争环境中谋求竞争优势的关键手段。各个行业都涌现出了越来越多的企业，通过学习、总结、实践等各种努力来培育和提升企业的项目管理能力。

一般来说，项目管理是在一定的时间、成本、人力资源等约束条件下，以项目为对象，由项目团队对任务进行高效率的计划、组织、领导、控制和协调，以实现项目目标的过程。其内容涉及范围管理、时间管理、费用管理、质量管理、人力资源管理、风险管理、沟通管理、采购管理、合同和综合管理等诸多范畴。项目管理能力是指将战略规划具体执行的能力，是将理想的目标转化为可见的现实的能力。一个组织的战略可以进一步生成一系列的具体项目，而这些具体项目正确实施的结果最终会导致组织使命和大目标的实现以及组织战略的落实。在激烈的市场经济条件下，项目已经成为企业成长必不可少的推动力，项目管理能力也已是企业竞争能力的重要体现。

一、PMO的相关介绍

近十年来，国外对项目管理进行了广泛的理論研究并在多个行业进行了大量实践，项目管理已经成为一种管理的新时代思想潮流。国外的经验证明，在项目管理企业的实际操作中，如果项目仅通过一种集权式的领导就不可能得到坚持和执行，同时该项目管理企业的效率难以提高。因此，很多企业已经不仅仅是将重点放在提高项目经理的个人技能上，而是将组织整体的项目管理能力建设作为今后的发展目标。项目管理体系的建立，项目管理方法论、流程、制度的形成，都是其发展组织项目管理能力的具体体现。为此还专门成立了项目的管理部门，如：项目管理部、项目管理中心、项目管理办公室等，对项目进行整体管理、监控、支持等，这些部门就是我们所说的项目管理办公室（PMO）。

按照美国项目管理协会（PMI）对PMO的定义：PMO就是为创造和监督整个管理系统而负责的组织元素，这个管理系统是为项目管理行为的有效实施和为最大程度的达到组织目标而存在的。PMO是提高组织管理成熟度的核心部门，它根据业界最佳实践和公认的项目管理知识体系，并结合企业自身的业务和行业特点，结合企业的商业目标，负责为本企业量身定制项目管理流程、培养项目管理人力资源、建立项目管理信息系统、对具体项目提供管理指导、帮助企业开展多项目管理等，以此确保项目成功率的提高和组织战略的有效贯彻执行。

二、企业项目管理能力概况

（一）企业项目管理能力的界定

企业是一个长期性的稳定组织。企业进行项目管理是受科学技术、顾客需求、竞争压力等环境因素的影响和驱动，采用项目的形式，通过更加动态和更具有创新性的项目管理取得变革性跨越式提升的一种组织管理模式。企业项目管理能力是企业在其项目管理过程中，通过学习和实践逐渐积累起来的，能够系统、高效地完成项目管理任务的一种企业综合素质。企业项目管理能力，是以企业中应对挑战的临时性、一次性、非重复性的项目任务为对象，是对企业成功完成创新性、变革性项目任务的关键特征分析，是以稳定性、长期性的企业组织为载体，是企业的一种新型组织管理模式。

（二）企业项目管理能力的特征

通过对企业项目管理能力的界定，企业项目管理能力具有如下特征：

1、企业胜任项目任务的主观特征条件

企业项目管理能力是和企业项目任务紧密相连的，不能脱离企业项目而独立存在。企业项目管理能力是企业胜任项目任务的主观特征条件，强调的不是企业胜任项目任务的所有主观条件，而是胜任项目任务的直接有效的主观特征条件，这些主观特征条件直接影响了企业项目管理的效率。

2、企业经营管理的一组新理念

企业项目管理能力的提出，进一步丰富了企业的经营管理理念，是企业应对挑战面向发展的一组新理念。企业在重视标准化、规范化能力的同时，也要重视项目管理能力，特别是在社会竞争日益加剧的今天，企业更要强调项目管理能力，强调企业稳定发展和创新变革的动态均衡。

3、企业经营管理的一种模式

企业项目管理能力，不能仅仅停留在思想和理念层面，还必须是一套包含组织、方法和工具在内的管理模式。这一套项目管理模式，包括了企业在项目孵化、项目管理、项目转化整个过程中所必须的管理组织、管理流程、管理方法和管理工具。

4、企业一种积累性的综合素质

企业项目管理能力不是自然存在的，必须要经过持续的实践和学习，通过一定阶段的总结积累才能形成。这种积累并非单纯表现在企业的某一方面，而是表现为企业的一种综合素质和系统，这种综合素质和系统包含了企业在项目管理中的理念、知识和管理。

三、PMO对企业项目管理的作用

在项目实施过程中，项目办公室会一直关注企业中的所有项目，并给予项目充分的支持，为项目提供咨询以及标准化的项目程序、技术与模板等，并对项目进行风险控制，拥有项目的变更权和终止权，保证项目在企业的战略框架中运行，并顺利完成，从而实现企业的战略目标。

（一）PMO在组织中的角色

项目管理办公室是企业项目管理的核心，它在组织中起着至关重要的作用。通常情况下，项目管理办公室会充当以下三个角色：

第一种角色：作为项目管理的支持者。

项目管理办公室主要为项目管理提供管理支持、行政支持、培训、咨询顾问、技术服务、知识管理等支持服务。这种角色以低调和辅助者的身份出现，容易得到项目经理的认可，不容易引起太多的反对和权力之争，在项目管理办公室刚刚起步阶段，这种方式容易得以实施和执行。

第二种角色：作为项目的控制者。

在这种情形下，项目管理办公室拥有很大的权力，相当于代表企业的管理层对于项目进行整体的管理和控制，保证项目的顺利进行，以实现项目的目标和企业的目标。这时，项目管理办公室的工作包括：资源的分配、计划的审批、项目的检查和分析等。项目管理办公室为企业的项目分配所需的资源，确保企业的资源在项目中使用的最优化。同时，项目管理办公室对每一个所支持项目的计划负责，进行项目计划的审核，保证项目计划的可行性和最优化。此外，项目管理办公室还需要对项目实施持续的监控，确保项目按照计划执行，并能够顺利完成。

第三种角色：作为项目战略的管理者。

在这种情况下，项目管理办公室需要制定整个企业的项目管理制度和构架项目管理体系。这是它的工作包括：为组织开发和选用适当的项目管理方法论、流程和工具，并形成一套统一的标准;建立企业的项目管理文化，证明项目管理的价值，形成对项目管理的统一认识，并在企业内部推行项目管理的标准;进行多项目管理，确保所有要执行的项目能够围绕着企业的目标，并且能够为企业带来相应的利益。

（二）PMO的职能

项目管理办公室职能取决于企业的具体需求，在项目型企业中建立项目管理办公室，它被定位为企业项目管理的业务支持机构或内部咨询机构，其主要职责有：

1、提供有关项目管理的支持

项目管理办公室可以在多个方面对企业的项目管理提供支持，如进度支持、变更控制、项目存储库、跟踪与报告、风险管理、资源存储库沟通平台等，以此保证企业各个项目的正常进行。

2、开发和维护项目管理标准、方法和程序

项目管理办公室负责开发和维护有关项目管理的过程和方法，并把每一个项目完成时所获得的经验教训合并到项目管理标准中去。

3、为企业提供项目管理培训

项目管理办公室是项目经理和团队培训的中心，它确定了高绩效项目经理所需要的能力。尽管培训部门是企业培训的协调者，但项目管理办公室确定所需要的适当的培训并参与培训者的评选工作，提供项目管理的主题培训知识，确认为达到高绩效所需要的知识、能力水平和培训课程。

4、提供项目管理的咨询和指导

整个企业应该把项目管理办公室看作是致力于项目管理的专家资源，项目部门可以向项目管理办公室寻求帮助和建议。项目管理办公室的角色就是把它所获得的知识传授给项目经理和项目团队，使他们更加顺利的开展工作。

5、为项目选择合格的项目经理和资源

在项目型企业中配备了许多项目经理，而每一位项目经理的知识、能力和经验是不同，都有各自的特长。这样，在企业准备启动一个项目时，项目管理办公室就会在他的资源存储库中找到最合适的人选来负责项目的实施。同时，项目管理办公室会以“中介人”的身份把项目所需要的资源从职能部门“租借”到项目部门。

（三）PMO对项目管理的作用

PMO对项目管理能力的作用，可以从以下兩个层面去描述。

1、就单个项目而言，P MO能使各项目可以更有效地实施

（1）PMO根据建设工程项目管理的特点，建立统一的标准、流程、规范、模板，使得标准实地化，融入到公司的日常管理流程中，并根据实践经验不断完善和持续改进模板与流程，在提高企业的项目管理成熟度的同时，降低了项目经理或团队的能力对项目管理结果的影响，极大程度上保证了企业所提供服务的整体质量。

（2）根据企业标准化的管理流程和体系的特点，PMO可以确定高绩效项目经理或管理人员所需的知识、能力，从而使培训被调整为有针对性的、能满足企业文化与管理体系的标准化课程，为项目提供合适的项目经理和管理人员。

（3）PMO可通过参与各个项目的管理，总结和分享不同领域的相关知识、技术及经验，对已有项目得经验教训、历史数据进行归纳提炼，建立常用的风险数据库、估算模版、成本比例等数据库和知识库，形成可再利用的支持能力，便于成功经验的复用，从而使项目更好地得以实施。

2、就公司层面（多个项目）而言，P MO能提升企业的整体绩效

（1）PMO独立于各职能部门，可以进行跨部门的资源协调与配置。因此在人员、设备、资金等方面，PMO可从企业整体角度出发，按照项目的优先级及资源的可用性进行综合调配，以实现企业的整体目标。

（2）PMO可作为项目管理信息中心，建立项目管理信息平台对各部门/项目的信息进行统一分发、完成情况的反馈，保证职能经理和项目经理之间的有效沟通协调。随着企业的发展，同时进行多个项目的情况在企业里越来越普遍。对职能部门之间、项目部与职能部门之间的协调水平的要求也随之迅速提高。

四、结语

项目管理中的项目多是那些重大、关系复杂、时间紧迫、资源有限的一次性的任务，这使得项目管理在寿命周期内面临的风险多种多样，企业可借助PMO，提高项目分析、规划、管理、检查等方面能力，成功实现企业的项目管理，使企业在激烈的市场竞争中得以持续发展。