“互联网+”时代的高校行政人员对管理认知的思考

（福建商学院办公室，福建 福州 350001）

截至2019 年，我国的网民规模已经达到8 亿多，几乎是人人都在上网，人人都会上网，人人都习惯网上办事。在这样的背景下，高校需要适应时代发展的趋势，加快信息化平台的建设，整合信息资源，提高工作效率。教育部长陈宝生讲，要把时间和精力还给教师，让他们静下心来研究教学、备课充电、提高专业化水平。［1］高校要利用“互联网+”优势为教师减负，让教师把节省下来的时间和精力用于教学、科研，提高学校的教学质量、科研水平。“互联网+”是把互联网的创新成果与经济社会各领域深度融合，推动技术进步、效率提升和组织变革，提升实体经济创新力和生产力，形成更广泛的以互联网为基础设施和创新要素的经济社会发展新形态。［2］那就是把互联网创新成果与传统生产方式进行深度融合，促使传统产业转型升级。例如把云计算、大数据、智能技术融入到实际的生活生产，提高各方面的效率。但是高校行政管理人员未能清醒地认识到“互联网+”对行政管理工作的影响，存在着适应能力不足、网络化办公意识不强等情况。为此，文章通过分析高校行政管理运行的现状，试着梳理行政管理人员在新时代如何认识网络化行政管理工作，以改进行政管理工作模式。

一、“互联网+”时代下高校行政管理现状

（一）高校信息化办公平台出现不能够很好地满足师生使用需求的情况

从高校投入到信息化建设的经费上来看，全国各高校把大部分经费投入到硬件设备建设，软件建设投入较少（表1）。虽然高校通过购买的软件构建了一定的信息化系统，基本上这些软件大部分都是运用在一个部门或者小范围使用，缺乏统一性、共享性、协调性，提高行政办公效率不明显。这种情况产生的结果就促使“信息孤岛”的存在，没有办法让教职工、学生享受信息化技术带来的方便、福利。例如校园APP 软件建设，高校都有一些APP 软件，也是一个领域或部门使用。现在普遍引进“易校园”“易班网”“钉钉”等APP 软件，大部分只是使用了部分的功能，没有把学校的其他方面信息整合在一个平台。造成没有整合的原因很多，主要是技术、信息安全等方面的原因。广东省对部分高校进行调查，集学生事务、行政办公、新闻资讯、网络在线课程、校园生活等功能为一体的较为系统、完整、便捷的校园移动门户APP 不到10%。［3］这样的情况下，高校信息化平台就不能够很好地满足师生使用需求。

表1 2015年-2019年全国高校投入信息化建设经费情况表

（二）高校行政工作人员形成网络办公思维存在较慢的情况

互联网处在高速发展阶段，互联网技术日新月异更新的大环境下，高校行政人员面临着适应互联网办公，改变原本熟悉的工作方式、环境的挑战。在2012 年就已经有人提到“互联网+”，2015 年国家层面推动“互联网+”建设，2016 年掀起建设“智慧校园”的热潮，2019 年国家推动区块链建设。在这样的大背景下，高校行政工作人员的网络办公能力受到很大的挑战，迫使其改变原有的工作模式、工作思路。事实上，高校行政人员在转型阶段表现出来的适应性显得不够强。有机构调查部分高校信息化领导对“互联网+”了解程度，调查显示：非常了解的占10%，其他的程度占90%。［4］从这调查的结果上看，高校行政人员熟练掌握网络办公技能的占少部分，较大部分就显得对“互联网+”的认识不够清楚，或没有“互联网+”的概念。例如上班打卡可以实现网络打卡的，还要求按指纹打卡；部门使用的软件存在频繁更换问题。分析存在这些问题的原因，大体上归纳为以下几个方面：一是对互联网办公模式认识模糊，没有“渴望”把“互联网+”的功能运用到实际工作中，来提高整体的行政工作效率。二是认识到“互联网+”对其工作的影响，但其采取“自我封闭”的模式，可以使用“互联网+”模式来开展工作的，就是不愿意通过“互联网+”来实现。三是有的停留在工业时代的工作思维，创新性开展工作能力不足。工业时代的工作模式是模块化，而网络化时代的工作模式是协同化、智能化，对数据后期的处理、分析、使用。

（三）高校信息化管理体系制度建设存在滞后的情况

高校现在使用的各项管理制度，几乎是在工业时代制定的，已经出现不适应互联网时代使用需求，表现出“不适应”的状况，影响高校行政管理效率的提高。高校管理制度主要是包括行政管理制度、教学制度、科研制度、人事制度等。高校管理系统主要包括OA 管理系统、人事管理系统、财务管理系统、教务管理系统、后勤管理系统、学生管理系统等。现有的制度管理是分散、独立、封闭的，存在整合系统的难度大、经费高、操作界面陈旧等问题。其主要原因是高校行政管理体系缺乏统筹性、科学性，没有形成系统性的管理制度，软件系统的协调性差，工作效率低下。就管理制度体系存在的问题亟需解决的方面：一是管理者方面，在以数据信息为生产要素的互联网时代，缺乏互联网信息化办公的统筹思维，认识不到位。二是落实方面，注重于硬件软件建设，而不注重具体的使用和操作，形成一种“使用自由”的工作环境。三是制度方面，各种制度制定了不少，科学性、系统性不够，使得制度转换成网络技术存在困难。四是统筹方面，没有一个完善的统筹机制、统筹管理机构，使用者的需求与网络软件系统不能准确对接。

二、存在问题的剖析

（一）高校行政人员缺乏信息素质

信息素质是人们获取、评价和使用知识信息资源的能力，是信息时代对人类的一种高要求，是现代人才在信息环境下获取、加工和利用知识信息必需的技能。这就是要求高校行政人员具备获取信息、加工信息、利用信息开展工作的能力。对信息素质的要求，习近平总书记讲过：“管得住是硬道理，现在还要加一条，用得好是真本事。”［5］“发展好、运用好、治理好互联网”。［6］在需要信息素质能力的情况下，高校行政管理人员相当一部分没有具备信息素质能力，特别是新设立的院校行政人员更加明显。有人讲，使用QQ、微信进行办公不就是网络办公了吗？产生这样现象的原因就是广大的行政管理人员还是贪恋原有的工作方式，换了新的工作环境跟方式，反而觉得增加了麻烦，降低了工作效率。［7］有了这样的思想，更不要讲如何做好“管得住、发展好、运用好、治理好”互联网。从现有的情况上看，高校行政管理人员难以形成信息素质的原因主要有以下因素:一是基于工业时代的工作思维，按模块化进行管理，没用形成整体的协调能力，对互联网信息化办公的功能认识不清，没有做好转变工作思路的准备。二是没有完全认识互联网对高校行政管理工作产生的巨大影响，“互联网+、大数据分析、人工智能”等网络技术已经融入到高校行政管理工作当中，高校行政管理人员被迫转变原有的工作方式、工作方法。三是高校在网络基础建设时间上的长短不同，存在行政管理体制建设情况不一，管理能力上也存在的差异。老牌的名牌高校在行政管理建设得比较完善，行政管理人员的信息素质就比较高；新设立或刚刚升格的高校在行政管理体制机制处在发展较晚、管理滞后，发展转型期，互联网建设速度较慢，行政管理人员的信息化办公能力就显得弱些。

（二）高校信息化管理缺乏系统、规范体制机制

在“互联网+”时代，高校行政管理很多内容已经可以通过网络技术实现，提高行政管理的工作效率，方便服务师生，节省高校师生的时间和精力，能精准和快捷地收集处理师生需求内容和申请办理事项。高校发展到21 世纪各项制度可以说相当完善了。但是这些制度基本是在业时代建立的，工作程序和流程停留在工业时代的思维、模式，不能满足互联网时代发展趋势的需要，甚至影响高校行政管理效率，造成高校信息化建设无法跟上互联网的发展步伐。高校旧的管理体制机制，存在不能满足互联网信息化办公的需求，也暴露出不够科学、不够规范、不够完善的“症状”，存在同一个单位，不同部门相互之间相对独立、没有关联的现象，更不用讲信息共享，更不能实现“互联网+”、大数据等技术助力高校智慧校园建设。在互联网时代，如果没有处理好这种不相协调的情况，教职工在开展工作过程中很容易产生怨言，这种怨言积累久了就会形成矛盾。这种矛盾是落后的网络基础不能满足广大师生追求便捷操作的需要。产生这种矛盾的原因是“互联网+”服务已经深入融合我们的生活、生产之中，并且大家已经习惯享受“互联网+”服务，习惯“互联网+”带来的方便、便捷、高效。

（三）高校信息系统缺乏自主权

高校处于在互联网蓬勃发展的阶段，需要完善的管理机制体制，建立学校网络建设人才库，组织专业教师参与学校网络建设，建立网络建设的激励机制。现在的情况来看，高校的网络建设主要采取招投标购买社会上公司已有的相关软件。大多数高校倾向于“购买产品，以及一定时间的升级服务”，占68%；部分高校选择“不购置产品，只按时间购买服务（如购买2 年的服务，始终保持最新版本）”，占25%，仅有极少数高校选择“一次性购买固定版本产品，对升级没有需求，如有需要再购买升级版本”，占5%。［4］这样情况反映出大多数高校都是通过购买软件来满足工作需求，不能及时根据工作需要调整软件设计，受到软件公司的限制，很难满足广大师生使用需求。购买的软件有优点也有缺点：优点是上项目快，使用功能可以满足专项工作需要；缺点是购买软件的资金高，网络建设工作存在严重重复开展，消耗工作人员的时间和精力，各个软件封闭单独运行成为实现信息化办公的阻碍，软件的产权保护，不利于学校软件二次开发。例如学校想自己使用大数据技术分析情况就很难实现，因为师生使用需求是随着科技不断进步，而不断改变的。社会上的软件公司设计的软件架构是共性的软件架构，设计代码很难全部开放给学校。系统对于业务的流程与平常的理解有出入，操作起来存在很多的问题。［7］为了解决好这种问题，高校可以积极引导、鼓励扶持教职工参与学校的网络建设。鞋子合不合脚，自己穿了才知道。［82］为了设计适合自己的软件，高校可以采购建设完善的软件作为基础数据，但是要求软件公司把源代码开放给学校，组织学校专业老师、业务老师参与软件的需求调研/软件设计。学校组织专业老师参与信息化系统建设，可以通过根据需要设立校内课题由教职工来研究设计。

三、进一步做好高校行政管理工作的意见建议

（一）抓好信息化队伍建设工作

高校信息化队伍的建设关键在有没有人才，有没有用好人才。培养人才可采取“对内鼓励支持、对外筑巢引凤”的方式。对内鼓励支持，高校内部通过选派教师交流学习，鼓励支持老师进修相关专业，扶持老师开展课题研究。因为“互联网+”时代，需要高校行政管理人员具备信息管理能力。在对行政人员进行业务能力培训时，也要开展网络化、数字化和智能化相关知识的培训，以便行政管理人员能够掌握信息化管理能力，能够满足高校学生、教师的需求，适应高校管理工作的需要。对外筑巢引凤，高校通过制定优惠政策，吸引企业中优秀的高级人才，或招聘信息化专业的高层次人才到高校为教学工作提供服务，来充实高校自身的信息化队伍。在使用人才时要做到任人唯贤，把人才用在对的地方，用在关键的地方。

（二）提高行政人员行政管理信息意识

思路决定出路。高校要充分意识到“互联网+”对行政办公的影响。要强化高校行政管理人员信息化管理能力，提高行政管理人员信息化素养，提升信息化办公意识。一要组织行政管理人员进行培训。培训可以分为定期集中培训、专题培训等。依托现有网络技术，组织高校行政管理人员进行线上线下培训。线下采用邀请专业人士开展专题讲座，组织专题网络办公知识学习。线上利用慕课等网络学习平台，组织相关知识学习。通过培训才能使网络信息化系统活起来、用起来、动起来，确实发挥好互联网时代办公的高质量、高效率特点。还要对行政工作人员进行网络安全、信息安全、保密安全等有关安全知识的培训，促使其形成网络安全意识，才能更好享受互联网时代带来的福利。二要强化行政管理人员信息化办公意识。高校信息系统建设完成后，最主要的是使用，每个人都要想着怎么使用信息平台开展工作。这样的话，高校信息化平台的优势才能得到体现，才能提高工作效率，更好地为师生工作、学习服务。让网络信息化系统达到“物尽其用”，行政工作人员在开展工作过程中“得心应手”，有的放矢。行政管理人员才能养成网络办公素养，形成网络信息化办公习惯。高校要建立相应的工作制度，促进行政人员熟悉网络办公流程，熟练操作网上办公软件，跟上高校行政管理的变化，做到工作主要阵地在哪里，行政管理人员就到哪里。同时可以通过激励机制，促进行政管理人员加快学习运用网络信息化系统，主动学习网络知识、主动运用网络信息化系统办公。

（三）统筹完善“互联网+”模式制度建设

一张好的蓝图，对一个单位的发展具有关键性作用。高校要发展好“互联网+”信息化校园，就需要有一张好的蓝图，来规划好信息化建设的顶层设计。制定好顶层设计，高校才能设计出符合学校发展需要的信息平台。做好顶层设计，就要遵循互联网发展规律，同时要遵循高校教育发展规律。在制定管理制度时，要遵守信息化办公的客观规律，结合高校教育客观规律。原本的管理制度，高校不能采用“一刀切”的方式进行抛弃，重新制订信息化管理制度。而是要根据信息化工作规律，结合高校教育工作规律来修改原有管理制度，或者重新制订相关管理制度。

（四）做好信息化群众路线

在互联网信息化工作环境中，高校行政管理人员只能顺应时代需要转变工作方式。习近平总书记强调：“能利用现有数据材料的就不要基层反复提供，不要为了图自己方便，同样的材料反复要、次次要、年年要，不要每个部门都去要同样的材料，不要什么人都去要材料。”［9］“各级党政机关和领导干部要学会通过网络走群众路线，经常上网看看，了解群众所思所愿，收集好想法好建议，积极回应网民关切、解疑释惑。对广大网民，要多一些包容和耐心，对建设性意见要及时吸纳，对困难要及时帮助”。［10］习近平总书记明确指出了人们在生活、学习、工作的习惯上发生改变，在获取信息的方式上发生改变，在沟通交流方式上发生改变。高校行政管理人员更是要清醒认识到这种情况，并且根据这种情况调整自己的工作方式。要让教职工的诉求及时处理，有关部门及时掌握教职工的工作需要、意识形态，来调整工作内容、工作方向。在工作方面，要减少没有必要的重复工作，要转变“单兵作战”为“联合作战”模式，因为建立网络信息化管理系统，已经把各种资源整合在一个平台，各职能部门只要根据工作需要，获取访问权限，就可以快速完成工作。