高校智能财务报销体系研究

孙珩 陈焕新（高级会计师）（南方医科大学 广东广州 510515）

为解决长期以来高校“缴费难、审签难、报账难”，财务人员压力大、加班常态化的问题，高校财务人员进行了积极的探索，但是综观现有的大部分文献，主要集中在理论研讨，很少有从报销人员的视角对网上报销审签进行分析研究。少数高校研究的财务报销体系，也只是为解决“审签难”等局部问题提供思路。2019年《政府会计制度》施行后，高校财务会计核算由收付实现制为基础的预算会计和权责发生制为基础的财务会计构成，改变了经济业务确认和核算的基础，施行财务会计和预算会计“双体系”“双基础”“双报告”“平行记账”，财务工作量较原来显著增加，在人员编制受限的情况下，唯有管理变革才能解决问题。本文基于大数据、云计算、人工智能等新兴技术的高速发展，研究构建高校智能财务报销体系，提高财务服务效率。

一、高校财务报销信息化现状

（一）采购平台没有关联财务系统。现行的财务系统使用单独内网，与其他的系统比如政府采购平台、各类电商平台等没有有效连接，不能实现数据共享。当经办人员通过各类采购平台发生经济业务时，需要另外再自行登录财务网上报销系统，根据业务类型进行逐一信息填报，选择经济分类、支付方式、银行卡号信息等，并按票据归类整理报销金额。经办人填报这些信息需具备一定财务专业知识，对于广大师生而言复杂繁琐。对填报信息有误的单据，财务人员要及时通知经办人更正修改，不仅降低报账效率，同时反复修改易使经办人产生不满情绪。

（二）财务系统与各系统间的互通性差。不同系统间交互数据困难，与人事管理系统、OA办公系统、网银系统等没有相关联，财务数据分散。例如财务系统没有关联人事系统，没有实现人事数据与财务系统自动共享，不能保障报账人的真实性，难以避免有冒用他人名义办理借款的情况发生；又比如没有与OA办公系统关联财务报销电子审批，报账人耗费大量的时间往返各部门间找领导审批签字，有时因相关部门领导出差而审批延迟，降低办事效率。

（三）纸质单据审核耗时耗力。目前的财务网报系统是由报账人通过账号登陆后，在网上报账系统生成网报单，并将原始发票粘贴在网报单上，按审批权限由项目负责人等逐级签字审批后，再投递到财务处的收单箱中。对于财务人员来说，需要对每一份网报单的原始发票的金额、真伪进行人工甄别，如鉴别发票有无连号、金额是否清晰、有无超过报销期限，总额与填报金额是否一致等。对于报账人来说，由于发票抬头、纳税人识别号、金额以及审批签字不齐全等问题导致网报单被退回，需往返大厅取回单据重新修改再提交，有时甚至可能多次往返修改，给报账人员带来诸多的不便。

（四）传统会计档案管理脱离信息化管理。高校会计档案的存档目前仍是传统的纸质资料存档，包括装订好的记账凭证及原始票据、财务报表等资料。一方面，随着高校经费的增加，每日凭证量剧增，同时对档案人员的管理不重视，导致人员不足，原始票据的粘贴、装订、档案整理的不够及时，存在原始票据丢失的风险。另一方面，由于没有充分利用财务信息化形成电子财会档案，后期为满足财会档案信息化管理的要求，财务人员又需要将现有纸质档案逐一扫描制成电子档案，费时费力。

二、智能财务报销体系构建及功能

为解决高校财务网报模式中存在的各种问题，可以建立一套高效的财务信息化管理云平台，打通各部门的信息“孤岛”，实现各部门之间的信息共享，在信息云平台上协同完成财务报销管理、资产管理、智能核算、智能资金管理及会计档案的云储存。具体框架如下页图1所示。

图1

各数据系统与云平台的搭建使得整个财务报销体系更加完善，借以实现后台的统一管理以及终端的云服务管理。通过数据信息系统服务平台的支撑，最终实现智能财务报销系统的顺利运行，为智能财务网上报销系统提供技术支撑。智能财务报销体系构建过程中集成了采购平台、HR系统、OA审批系统、银校直联系统、国有资产管理系统5个平台。

1.采购平台。通过该平台实现线上采购，从材料到办公用品的采购等都可以在该平台上实现，完成选型、比价、入库、出库、验收等环节，实现全过程留痕化管理。经办人可以通过平台采购，采购信息通过后台数据中心处理，勾选已购材料或办公用品可自动生成网报单，无需经办人逐项手动填写网报单。

2.人力资源管理系统。主要关联劳务薪酬管理业务，为高校人员工资薪酬发放提供平台支撑，对接财务的发放系统，同时为工资分析和决策提供依据和准确性。

3.OA网上审签系统。按照经费审批流程，由审批人对网报单进行线上逐级审批签字，对于有问题的单据，审批人可签署意见并退回。

4.银校直联系统。通过银行专线与财务管理系统服务器的内网链接，可以实现转账、查询及对账功能，该功能极大减少了出纳员的工作量。

5.国有资产管理系统。将国有资产管理系统、财务管理系统和学校办公自动化系统联结起来，打通“孤岛”，实现资产账与实物账、财务账的数据共享，信息互通，对国有资产实物从购置、领用、处置、盘点、维修到报废进行全方位监管，加强高校国有资产管理，避免国有资产流失。

三、智能财务报销流程管理

智能财务报销体系本质是通过在网上报销系统上构建云平台，实现“智能采购+网上审签+智能预警+智能支付+云存储”全程一体化管理，打破传统的财务报销系统“孤岛”现象，提供24小时自助服务，与现行的网报系统模式相比，智能网报系统流程执行方式发生了根本性的改变，具体流程如下页图2所示。

（一）报销管理。

1.填制报销单。经办人通过采购平台线上采购，经过后台数据中心处理，自动生成网报单，无需手动填写网报单；校内人员工资薪酬通过对接人力资源管理系统自动生成工资薪酬网报单，无需手动填写报销单据；其他日常费用、差旅费报销以及特殊报销需填写网报单；预借款须填写借款单，写明借款事由，对于已结清借款的，系统自动推送至项目负责人OA系统审签，秉承前款不清后款不借的原则，借款必须限期结算，否则在欠款未结清前再借款时，系统会自动锁定该项目，自动提示借款人尽快办理还款。

2.图像智能处理技术。运用OCR（光学字符识别）技术，将图像（影像）上的文字、表格、图像转化为电子版的数据，快速采集有效的数据信息，完成对关键信息的识别、转换、记录和统计功能。智能财务系统启动图像识别，利用票据影像化系统及二维码辨别设置，在装订纸质凭证前，利用快速扫描功能进行全量高速扫描，保证电子凭证成像清晰完整。

3.OA系统审签。系统启动流程推送功能，由报账人按照审批权限在系统上知会审批人，报销信息按流程流转至审批人，审批人在系统上可查看原始单据的数据以及图片信息，对于不符合审批要求的单据，审批人可选择退回至报账人，对于符合审批要求的，审批人通过流程推送功能推送至下一环节，同时对于系统检测出的非强制性错误，也会提醒审批人注意。

图2

4.智能审核。系统可对报销单据信息的真实性、合法性进行审核。例如发票的真实性，系统可通过连接的税务网查验；电子发票是否重复使用的，系统可通过对已报的数据信息进行筛查，判断当前发票是否二次报销。智能审核功能相当于人工的初审阶段，减少财务人员的部分工作量，完成各项信息的基本逻辑判断，结合财务相关报销规定，核查报销事项的合规性。对在系统上已审核通过的单据，由报账人员将纸质单据投送指定的投递箱，方便收取已通过系统智能审核的纸质单据。

（二）核算管理。核算管理主要确定会计科目。首先需建立财务会计和预算会计之间的对应关系；其次根据报销类型，例如专用材料类、差旅报销类、资产购置类等不同的经济业务类型设置会计科目、经济分类等关联的规则。建议在系统初期运行阶段，对系统确定的会计科目予以人工确认。

（三）资金管理。资金管理包括资金的收支与对账。资金收支业务主要借助银校直联平台来实现，通过构建的智能报销系统的服务器与银行端口对接，并对收支信息进行加密处理，在云平台上的资金管理功能模块中进行支付，此外当账户收款时，银校直联通过云平台数据中心处理，提取有效的数据信息，传输到财务系统中进行确认和记账。借助银校直联的后台数据的传送功能，实现系统的自动对账，减轻出纳的工作量。

（四）资产管理。资产管理信息系统与智能财务报销系统接口，在线同步资产的入库、折旧、转移、处置。建立统一的数据上报体系、事项审批体系，无缝同步。

（五）云存储管理。通过在智能财务报销系统上建立数据中心，根据不同需求，建立数据仓库、基础表数据库、决策类数据库、资源类数据库和原始票据图像数据库，按照财会电子档案的管理需求制成财会电子档案，最终达到实时索引的目的，既方便科研人员项目结题的需要，也为领导层决策提供更可靠的数据支撑。

四、智能财务报销体系面临的挑战

（一）技术层面的系统安全性风险。在大数据、云计算、人工智能等新兴技术兴起的时代，无论是云计算还是人工智能亦或是物联网，最终智能发展的信息技术核心是大数据。在大数据的浪潮下，人们更加容易收集和善于分析数据，但同时也可能引发系统安全性问题，数据存在被泄露篡改的风险。智能财务报销系统涵盖了高校的资产管理系统、网银支付系统、人事管理系统等，在财务报销系统操作过程中，都是在与互联网数据不断的传递输送数据信息，例如报销人员在系统中的单据录入、实时查询，以及财务人员在系统中的单据预审、票据的识别、电子凭证的归集等。但随着我国互联网的快速发展，网络安全保障却很难与之同步发展，存在网络安全隐患，病毒等恶意攻击导致数据被拦截篡改、拷贝传播，给数据信息带来了被篡改、泄漏的风险，同时给高校的财务安全带来极大的风险。另外，本文提出的票据自动识别的OCR技术尚未发展成熟，对于票据提取出的关键信息需要进行人工甄别，这主要依赖于OCR软件技术公司对各类票据的建模程度，因此在一定阶段内还需要辅以人工操作，确保财务报销的顺利进行。

（二）高校财务人员面临的挑战。智能财务系统升级，短期内财务人员综合素养难以满足实际需求，低端岗位的财务人员必然面临淘汰，财务人员应从传统的审核工作转向管理型财务会计，重新对岗位匹配度评估。此外，事业单位财务会计竞争压力小，主动学习的积极性不高，对新事物接受不敏感，智能财务系统的推广使用，需要不断的更新、学习。因此，要提高传统财务人员的综合素养，改变和学习才是关键。

五、结语

在科技快速发展的今天，高校财务管理工作也要适应信息技术发展，与时俱进，开拓创新。财务报账是高校财务管理的重要环节，本文构建的智能财务报销体系充分利用大数据、云计算等技术，通过对传统的财务报销模式的升级，提高高校财务管理工作的效率和水平。当然，该体系在具体应用中可能仍面临着很大的挑战，在一段时间内可能要与传统报销模式并存。但随着科技手段的不断发展和财务人员综合素质的提高，该报销体系的建立终会在财务工作实践中起到积极的推动作用。