高校大型仪器全生命周期体系化信息管理探索

2020-11-10沈炫

中国教育技术装备 2020年24期

沈炫

摘要针对高校大型设备信息化管理中各环节信息数据整合和共享不足、设备管理效率及效益较低等问题，对建立大型设备全寿命周期体系化信息管理系统进行探索。通过建立全寿命周期体系化信息管理系统，对大型设备全生命周期内各环节数据进行有效整合、共享以及分析，为高校大型仪器设备的合理规划、科学决策提供支撑，同时为提高大型仪器设备使用效益提供有力保障。

关键词大型仪器;全生命周期;体系化信息管理

中图分类号：G482 文献标识码：B

文章编号：1671-489X（2020）24-0021-03

Exploration of Systematic Information Management of Full Life Cycle of Large-scale Instruments in Colleges and Universities//SHEN Xuan

Abstract Aiming at the issues of information integration and sharing of large-scale equipment in the information management system in colleges and universities， the systematic information management system of the full life cycle of large-scale equipment is explored. The system is conducive to the effective integration and sharing of data in the full life cycle of large-scale equipment. Through the analysis of data， it provides support for the rational planning and scientific deci-sion-making of large-scale instrument resources in colleges and uni-versities， and provides strong guarantee for improving the use effi-ciency of large-scale instruments.

Key words large-scale equipment; full life cycle; systematic infor-mation management

1 前言

自改革开放以来，我国科技创新能力和科技创新水平得到飞速提高，在国际社会中的竞争力也在不断增强，这一切都离不开我国高等教育水平和科研能力的不断提升。而大型仪器设备作为开展高水平科学研究、培养学生实践能力和创新能力的重要物质基础，为高校教学质量以及科研水平的提升提供了重要保证[1-3]。近年来，国家对高校投入力度不断加大，高校大型设备在数量上得到快速增长，设备类型也得到极大丰富[4-6]。而随着大型设备数量的迅速增长，如何合理地对大型设备进行资源配置，如何提高大型设备的使用效益，已成为高校建设和管理过程中的重要工作内容。

2 大型仪器管理中存在的主要问题

为了进一步提升大型设备管理效益，各高校都强化了设备管理的信息化建设，针对大型设备管理过程中的各环节建立了许多信息管理系统，如招标采购系统、资产管理系统、大型设备共享平台等。虽然这些信息管理系统在设备采购、台账建立以及使用管理等方面起到一定的作用，但仍存在一些不足。

大型设备采购立项论证对校内及校外现有设备数据信息分析和利用不充分，导致采购缺乏有效论证，难以起到源头管控的作用采购论证是目前所有高校在购置大型设备之前都要进行的重要工作，它不仅能够确保学校科研设备的合理配置，也是保证国家经费投入获得最大效益的重要前提[1，7]。但目前多数高校采购论证工作均由设备申购部门自行完成，由于高校管理多为“校—院”二级管理制，各学院并没有权限从系统中查找全校設备信息，各学科、科研团队对学院设备数据信息也难以直接获得，因此在进行设备采购时难以做到全面考虑学校的整体设备情况，极易导致设备重复购置。另外，设备采购一般为国家投资，申购部门并无资金负担，甚至存在“完成花钱任务”的心态，因此在经费落实的前提下，一些团队不会考虑通过购买服务的方式满足项目设备需求，而论证专家由于缺乏有效的设备参考信息，也难以否定此类购置论证。在这种情况下，采购论证常常流于形式，导致大量设备重复购置，也造成当项目结题后部分设备再无法“重见天日”的现象。这些闲置设备不仅造成大量国有资产浪费，也造成房产空间占用，新添置设备无处安放等一系列问题[8]。

现有大型设备共享机制不完善，信息平台功能单一目前，高校设备开放共享信息平台仅用于发布设备服务基本信息，缺乏动态化和信息化管理，没有做到实时更新设备运行的相关信息。这样不利于对设备使用项目信息、使用机时、服务收益等数据进行及时统计，也难以为设备考核提供真实客观的数据支撑。另外，共享平台信息化程度不高，也不利于用户对设备及运行团队情况的了解，影响用户使用平台的积极性，也不利于平台使用效益的提升[9]。

大型设备管理中未对设备维护、维修情况进行信息化管理，缺乏合理规划和科学分析大型设备在使用过程中因操作不当或保养不到位，极易造成设备故障，而大型设备往往因结构精密且设备配件昂贵，每年产生大量的设备维修费用。目前，高校对设备采购投入大量经费，而对设备运行、维护和维修的经费需求并没有进行数据分析和论证，导致维修经费预算与维修需求不匹配，难以做到对所有大型设备及时维修，设备无法使用，影响设备效益[10]。另外，设备维护、维修数据并未进行信息化管理，也不利于对设备损坏原因进行准确判断，对设备使用效益进行全面考核。

现有大型设备考核信息化应用程度较低，对大型设备考核不够全面目前，多数高校对大型设备年度考核都依据2000年教育部颁布的《高等学校贵重仪器设备效益评价表》，针对自身特点，对各项考核内容和权重进行一定调整[11-13]，采用人工填表的形式对机时利用、功能利用与功能开发、人才培养、科研成果、服务收入等方面进行统计，然后由职能部门进行评价考核。这种考核方式信息化程度较低，数据统计和填报工作量较大，且存在所填数据难以真实反映设备实际运行情况的问题。另外，由于大型仪器管理各环节数据缺乏有效的整合和共享，设备考核时无法全面考虑运行及维护成本对效益的影响，也未将设备采购论证时的预期效益作为考核标准，因此对设备效益情况考核并不全面。

3 大型仪器全生命周期体系化信息管理探索

从目前高校设备信息化管理普遍存在的问题来看，現有的信息管理系统多数还是面向对象进行管理，虽然在各个环节能完成记录，但各环节之间缺乏有效的联系，信息和数据缺乏共享和整合，难以为科学决策和宏观管理提供支撑。因此，必须建立大型仪器全生命周期体系化信息管理系统，使仪器管理的各环节形成一个有机的整体，通过收集并整合包括从设备采购论证、采购、建立台账、使用、维修直至报废的全过程所有数据，使设备管理的各个环节都能实现对现有数据的分析与评估，为大型设备的科学决策和高效管理提供有效支撑[14]。大型仪器全生命周期体系化信息管理系统应主要包括设备采购管理模块、资产管理模块、大型设备共享管理模块、设备考核评价管理模块。

设备采购管理模块设备采购管理模块包含采购前论证和招标采购功能。在进行采购论证时，首先由设备使用部门提出设备采购申请，申请中应对拟采购大型设备的必要性、可行性、先进性等进行详细论述，并提供设备的共享方案、预期效益以及维护成本分析。学校资产管理部门在收到采购申请后，从所建立的设备采购论证专家库中选取相关学科领域专家组成专家组对采购申请进行审核，审核专家则可通过在系统中调用现有资产数据或通过网络链接查询省级大型设备共享平台相关设备数据作为参考完成审核。这样一来，通过调用全生命周期信息管理系统中其他模块的数据，可对校内已有相同设备且该设备年使用机时较低的申请、通过购买服务即可完成需求的申请进行严格控制，以避免大型设备重复购置和闲置。

对于通过专家审核的拟采购设备，即可进入招标采购流程。采购管理过程可通过状态查询及时反映采购状态，便于申购部门进行状态追踪，实时了解管理各节点的处理结果，掌握仪器设备采购业务各环节的工作动态和进展。

资产管理模块资产管理模块包括设备入账管理、调拨管理、维修管理、报废管理以及信息变更等功能。在完成设备采购后，购置申请、合同签订和采购执行过程中已保存的设备关键信息传送到系统中的设备验收节点，待验收工作完成后，再由设备领用人补充其他相关信息（如管理人、存放地等）后即可建立设备台账，完成入账管理。

针对部分学院存在长期闲置且不具备使用条件的大型通用设备，学校资产管理部门可根据其他学院所提采购申请参数，在能够满足采购申请部门使用要求的情况下，通过调拨管理功能将该设备调拨至需求学院使用，也可避免设备重复购置。

维修管理功能主要处理设备管理人员提出设备维修申请，申请审核通过后，职能部门将维修信息上传至设备维修需求信息发布平台，有维修意向的厂家可根据实际情况提出维修方案和报价，职能部门及设备负责人进行维修方案比选后确定维修厂家并签订维修协议。在完成维修及相关验收工作后，由设备管理人员补充维修信息，包括损坏原因、故障分析、维修情况以及维修费用等，完成设备维修记录数据录入。另外，学校资产管理部门可以通过在系统中查询设备维修记录，对维修频率较高的设备进行调查，针对因使用不当造成的损坏，可进一步规范设备的使用;而对因设备质量问题产生的频繁维修，则可将生产厂商排除在采购名单外，提高设备采购质量。

在进行报废管理时，由设备使用部门提出设备报废申请，学校资产管理部门可通过调用设备入账管理以及维修管理等功能中相关数据，如使用年限、设备功能情况、年运行及维修成本等，作为报废申请审核依据，对尚未达到报废年限，但性能无法满足使用要求且运行成本较高的设备，可进行提前报废。这样通过对设备数据的全面分析，可避免机械式地按照使用年限判定设备是否应报废，及时清理占用的房产空间，利于先进设备的引进。

大型设备共享管理模块大型设备共享管理模块用于发布大型设备共享信息并记录运行情况。已完成入账的大型设备的基本信息自动传送至大型设备共享管理节点，设备管理人员补充设备详细技术参数、应用范围以及收费标准等信息后，即可完成设备共享信息在互联网上的发布。

大型设备申请使用时，首先由使用申请人在系统中提出使用申请，然后由设备管理人及部门负责人审核。申请审核通过后，设备管理人员应及时录入设备所参与项目的相关信息以及设备使用期限。在设备运行时，系统将通过设备监控传感器自动收集设备运行机时，或由设备管理员录入设备运行机时。设备运行期间所形成的项目信息、运行机时以及设备服务收入等数据将动态上传至数据库，为该设备年度考核提供数据支撑。同时，这些信息也将作为设备业绩，从侧面反映出设备管理者的专业水平和业务能力，供后续申请使用者参考。

设备考核管理模块设备从采购论证到使用过程中各模块所形成的数据，将自动生成报表，报表中应该包含项目信息、运行机时、表文章情况、服务收入、维修次数及维修费用等信息，便于资产管理部门对设备的年度使用情况进行全面考核，有针对性分析设备效益情况并提出整改方案。如可通过调用财务系统中设备服务收入与运行维修成本相关数据，计算两者的比值，考察设备效益，当该设备的运行成本支出大于设备服务收益时，则应考察设备使用是否得当、设备服务收费是否合理等问题。

另外，设备考核模块还可对设备数据进行深度分析。例如：对同类型设备年有效利用机时进行横向对比，对于利用率靠后的设备，管理人员可到设备使用率高的管理小组进行调研学习，提出合理的整改方案;对单台设备近三年的使用效益进行纵向对比，以考察设备管理工作的进展，对于使用效益降低明显的设备，应找出效益降低原因，并有针对性地提出改善措施，进一步改善和提高设备效益。

4 实现大型仪器全生命周期体系化信息管理的基础

建立大型仪器全生命周期体系化信息管理，有助于学校资产管理部门及设备使用部门对大型仪器设备配置进行合理规划，并实时掌握各种设备使用情况以及设备需求。但要确保信息系统能够切实发挥作用，则需要全校上下从校领导到每一位教职工的共同努力，要从根本上转变观念、提高认识，在仪器管理的各个环节以学校发展为出发点，摒弃“唯我所有，唯我所用”的思想，使设备科学规划、合理采购、积极共享，充分服务于学校和社会。学校和学院都要进一步健全和完善各种设备管理制度，使设备管理工作从立项到报废的全生命周期内的各个环节工作都有章可循。另外需要强化实验队伍数量以及质量建设，合理定编定岗，加强专业培训并支持继续深造，使实验队伍的数量和质量与高速提升的实验条件相匹配。只有这样从思想、制度以及人员等方面同时改善，才能更好地发挥大型设备全生命周期体系化信息管理系统的作用，使大型设备为教学、科研以及社会服务提供有力保障。

5 结语

大型设备全生命周期体系化信息管理系统的建立和应用，能有效打通大型仪器管理的各环节，使它们形成体系。通过对大型设备全生命周期内的各项数据进行整合、共享，对数据进行合理利用和深度分析，为学校职能部门和设备使用部门进行合理规划和科学决策提供保障，进一步规范大型设备的使用，促进大型设备的开放共享，为高校的教学、科研以及社会服务工作提供助力。

参考文献

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