档案数据化管理存在的问题探讨

王静

摘要：伴随着计算机和互联网技术的日趋成熟，我们进入大数据时代，这在一定程度上改变了我们的生活和生产方式。档案管理是发展档案事业的重要保障，在此背景下，对于传统的档案管理模式提出了新的挑战，为了满足新时代对于档案管理的更高要求，提升档案管理水平和质量，保障档案安全，需要重视档案管理与大数据技术的有机结合，推动档案数据化管理，打破传统档案管理方式的局限性。本文主要结合档案数字化管理进行探讨，分析当前档案数据化管理中存在的问题，并购提出有效的解决策略，为档案事业发展提供借鉴。

关键词：档案;数据化管理;问题;探讨

1.    大数据时代，加强档案数据化管理的必要性

大数据是时代特征，为档案数据化管理带来了机遇和挑战。通过实现档案数据化管理，可以为大数据分析提供依据，从而做到档案使用价值最大化，要挖掘档案的潜在内涵，真正为当代社会发展、经济建设服务，需要打破传统的档案管理模式，传统的档案管理工作仅仅是承担保管工作，而没有涉及档案信息分析和挖掘，这大大弱化了档案的历史意义，而随着经济社会的发展，对于档案事业提出了更高的要求，通过以数据化的形式进行保存，不仅查询，阅览较为便捷，同时大大拓展了档案存储空间，减少了档案管理的人、财、物等成本投入，减轻了档案管理工作人员的压力，提升了档案工作效率。档案数据化是顺应时代发展要求的，因此具较为深远现实意义。

2.    档案数据化管理中存在的问题

2.1  档案数据化管理综合型人才缺乏

要实现档案管理数据化，专业的人才是关键，然就当前我国档案管理单位人才构成情况来看，高学历人才占比偏少，特别是既具备专业的档案是数据化管理知识，又具备计算机应用能力的复合型人才较为短缺，这在一定程度上制约了档案数据化管理效果和质量。在大数据时代，要求档案管理人员能够进行数据库建设，具备数据深度挖掘、人工智能、数据分析等能力，但是实际情况确是档案案例人才结构不均衡，无法对档案管理单位数据化提供支持。

2.2  数据化管理方式相对滞后

在信息技术日趋成熟的当代，数据资源的储存形式也发生了较大改变，传统的U盘存储方式逐渐被取代，云盘存储成为存储方式的主流选择，与U盘存储相比，云盘存储空间更大，且可以随意查阅，不用随身携带硬件设备。然就档案数据的存储管理来看，一些单位仍以U盘存储为主，相对滞后的档案存储方式不利于推动档案数据化、信息化建设。

2.3  档案管理存在风险性

档案数据化管理在提供便利的同时也引发了安全问题，由此增加档案丢失、盗取风险。在计算机技术较为发达的今天，如果档案管理系统缺乏安全技术加持，就可能会出现密码被盗、病毒入侵、黑客攻击等情况，这对档案数据化管理提出了更为严峻的挑战。此外，在将纸质档案转换为电子版档案过程中，一般需要用到电子编码技术，但是该技术的应用过程发现有原始凭证被修改的情况，且不会留下任何痕迹，档案工作人员也无从查询档案篡改记录，这都增加了档案管理工作的风险性。

3.    大数据时代，档案数据化管理的有效实施路径

3.1  加强档案数据化管理人才建设，发挥人才助力

档案工作人员是执行主体，在档案数据化管理过程中应对档案管理工作人员进行专业化培训，提升其档案数据收集、整理、分析、处理能力。档案管理单位内部要树立大数据思维，认识到档案数据化管理的必要性和重要性，可以在内部加强档案信息化建设的宣传力度，转变工作人员传统的档案管理认知，树立数据化档案思维;同时要注意训练档案管理人员的保密意识，这是档案工作者的基本要求，不能随意泄露档案内容[1]。要重视定期组织内部培训，一方面加强计算机应用能力的培训，档案数据化管理需要以计算机为媒介，因此必须提升档案管理人员的计算机应用能力和数字化技能;另一方面要全面学习档案管理系统或者软件的操作技巧或者流程，以熟练的开展档案数据化管理工作。档案管理人员不能仅仅只懂得基本专业知识，还必须具备一定的信息技术技能，要能够对档案管理系统进行权限设置，以增强防御能力。

3.2  依托于大数据技术搭建智慧档案数据库

在大数据时代，档案信息容量不断扩大，要实现对海量信息的高效管理，要求档案管理人员必须具备专业的数据处理能力，因此需要发挥大数

据技术的优势，构建完善的数据库。首先，重视资料收集，档案管理人员要做好数据资源的收集工作，对于获取的数据信息还要进一步核实，保证档案数据的完整性和真实性。其次，合理编号归类，对于数据档案要做好编码处理，并按照一定属性或者依据进行分类，保证无遗漏，无错乱，以一码一件为编码原则，通过重视编码归类处理，可以提升档案的检索效率。最后，做好历史档案转换工作，历史档案多为纸质档案，因此档案管理人员要借助档案数字化设备，将纸质档案转换为电子版档案，并存入档案系统中。需要注意的是，在智慧档案数据库的建立过程中，应保证其封闭性，可以对档案数据进行加密处理，也可以将安全登录密码与人脸识别登录相结合，以提升档案数据管理的安全性;对于电子文件档案数据，要统一格式、数据提取方式，以确保档案数据库内的互联互通。

3.3  重视存储介质管理和设备安全管理

档案数据资源的存储是档案管理的关键环节，因此在档案管理过程中要注意选择性能稳定、安全的存储介质，在将档案数据资源迁移至存储介质后，还要进行档案备份处理，以防止本地档案数据资源丢失。要定期对档案系统进行系统升级和维护，修复漏洞，增强安全性，同时可以根据实际档案管理工作需求，不断开发新的功能模块;在升级系统时，要注意防范数据资源丢失问题，可以采用不同的介质进行异地备份[2]。要做好硬件设备的定期检查工作，如是否老化、是否达到使用年限、是否运行异常，以及时维修和更换，避免设备突然停止运行，导致档案数据资源丢失或者损坏。此外，档案管理单位还可以采取集中管理的方式，建立规范的档案管理平台，在平台上可以实现借阅自动化，减少遗失风险，同时平台还可以实现与API、ERP等系统的数据对接，借助集成扫描仪设备即可实现纸质档案的直接转换，形成电子档案后，直接存储在系统中，并与目录进行挂接。

3.4  加强数据档案的安全管理，推行云存储服务

档案数据资源泄露问题是大数据时代档案管理必须重视的问题。为了有效保障档案数据调用和存储安全，档案管理单位要做好计算机网络的维稳工作，确保网络的稳定性，还可以采取高级别的安全防护技术，对数据档案进行加密处理，并设置一定的访问权限，未经授权不能登录访问，异常登录系统提示，以保障档案数据资源的安全性。另外，还要做好病毒的动态监测工作，可以利用安全防火墙技术，也可以利用安全代理技术，通过精准的病毒监测，及时发现恶意攻击行为[3]。档案存储也是档案数据化管理的重要环节，为防止档案丢失，档案管理单位可以采用云存储技术，消除移动存储设备的限制，以推进数据档案存储模式的转型升级，在实际执行阶段，为保障数据处理能力，可采用云存储服务器。

4.    结束语

综上所述，档案资源是一个国家的重要财富，科学高效的管理档案便于我们查阅、搜索档案信息，进而提升档案信息使用价值。在传统的档案管理模式下，主要以纸质档案为媒介，这种档案管理方式大大增加了档案管理成本投入，而且档案管理的效果并不明显，存在查阅难度大、保存时间有限、易丢失等風险，在大数据时代，该档案管理方式将逐渐退出历史舞台，为了更好的发挥档案资源的作用，扩大档案资源利用范围，需要重视加强档案数据化管理。

参考文献：

[1]   徐松.数字时代档案数据化管理问题研究[J].山西档案，2020，000（002）：142-144，186.

[2]   王倩，刘晓华.新形势下科研单位档案数字化管理存在的问题与对策[J].现代国企研究，2019.

[3]   许晶.数字化档案管理中存在的问题及对策[J].教育研究（2630-4686），2019，002（008）：P.85-86.